Funksjoner ved planlegging

Alt du trenger å vite om funksjonene i planleggingen. Planlegging er den grunnleggende funksjonen til ledelsen.

Alle andre ledelsesfunksjoner som organisering, styring, kontroll utføres etter planlegging. Det hjelper med å bestemme handlingsforløpet til det som følges for å oppnå ulike organisatoriske mål.

En planlegger forutser muligheter og planlegger måter og midler å dra nytte av dem.

Planlegging er en beslutning på forhånd; hva du skal gjøre, når du skal gjøre, hvordan du gjør, og hvem som skal gjøre en bestemt oppgave. Det er en prosess som innebærer å tenke før du gjør det. Det er opptatt av den mentale tilstanden til en leder.

Noen av funksjonene i planleggingen er: -

1. Planlegging er hovedfunksjon 2. Planlegging er gjennomgripende 3. Planlegging er fremtidsrettet 4. Planlegging er målrettet 5. Planlegging er kontinuerlig 6. Planlegging er en intellektuell prosess

7. Planlegg mål med effektivitet 8. Fleksibel 9. Fremoverlent prosess 10. Grunnlag for vellykket handling 11. Koordinering og samarbeid 12. Bevisst prosess

13. Planlegging Fokuser på å oppnå mål 14. Planlegging er futuristisk 15. Planlegging involverer beslutningsprosesser 16. Planlegging er en mental øvelse 17. Planlegging er base for alle ledelsesfunksjoner 18. Planlegging av primære forhold

19. Valg av alternativer 20. Effektivitet, økonomi og nøyaktighet 21. Begrensede faktorer 22. Planlegging er dynamisk 23. Planlegging er realistisk 24. Prognoser er en forutsetning for planlegging 25. Grunnleggende energi og få andre.


25+ Funksjoner og kjennetegn ved planlegging

Funksjoner ved planlegging - primærfunksjon, gjennomgripende, fremtidsrettet, målorientert, kontinuerlig, intellektuell prosess, mål med effektivitet og fleksibel

Det er mange synspunkter om funksjonene i planleggingen.

Noen viktige trekk ved planleggingen er som følger:

1. Planlegging er hovedfunksjon:

Planlegging gir grunnlaget for en annen funksjon av ledelsen. Det blir fulgt av organisering, bemanning, styring og kontroll. Alle lederfunksjonene utføres innenfor rammen av planer. Planlegging gir grunnlaget for ledelsesmessige tiltak ved å spesifisere målene og måtene å oppnå dem på. Dermed kan vi si at planlegging er den mest primære funksjonen.

2. Planlegging er gjennomgripende:

Planlegging praktiseres i alle slags organisasjoner og hvert ledelsesnivå. Imidlertid er arten og omfanget av planleggingen forskjellig fra forskjellige organisasjoner og ledelsesnivå. For eksempel planlegger toppledere for organisasjonen som helhet, mens ledere på mellomnivå foreslår avdelingsplaner og leder på lavere nivå formulerer de daglige driftsplanene.

3. Planlegging er fremtidsrettet:

Planleggingen ser fremover og forbereder seg på fremtiden som er basert på ordtaket “se før du hopper.” Det forbereder organisasjoner til å møte fremtidens utfordringer og muligheter. For å redusere usikkerheten i fremtiden, vedtar ledere de vitenskapelige metoder for prognoser. De forutser fremtiden og innlemmer endringer i sine handlinger for å oppnå organisatoriske mål effektivt.

4. Planlegging er målrettet:

Planlegging søker å oppnå visse mål for organisasjonen. Planlegging er en nyttig øvelse når den på en positiv måte bidrar til oppnåelse av ønskede mål. Det sikrer også handlingene som vil føre til de ønskede resultatene raskt og økonomisk.

5. Planleggingen er kontinuerlig:

Planer utarbeides for en spesifikk tidsperiode. På slutten av spesifikk tid må nye planer utarbeides. På samme måte som de eksisterende planene må revideres når endring skjer i forholdene. Planlegging innebærer valg og det er prosessen med å velge blant alternativt handlingsforløp. Derfor kan vi si at planlegging er en pågående prosess.

6. Planlegging er en intellektuell prosess:

Kreativ tenking og fantasi for planlegging er en mental øvelse. Det avhenger av et menneskes intellekt. Hvis en leder hadde forutseende, visjon og forsvarlig dom, kan han utarbeide lydplaner. Dette er bare fordi planlegging ikke er mer gjetningsarbeid, men innebærer logisk og systematisk tenking. En mental disposisjon å tenke før du handler er nødvendig i planleggingen.

7. Planlegging av mål med effektivitet:

Planene er utformet for å oppnå målet på best mulig måte. Effektivitet betyr "oppnåelsen med den siste mengden ressurser." En plan er verdiløs hvis den ikke er kostnadseffektiv. En god plan skal gi maksimal tilfredshet til siste pris.

8. Fleksibel:

Planlegging er relatert til fremtiden og fremtiden er usikker. Planer vil ikke nå målene hvis ugunstige endringer finner sted fremover. Ledere må være klare til å endre planene sine, slik at endringene ikke svikter planene. Dermed er planlegging en fleksibel aktivitet.


Funksjoner (eller kjennetegn) ved planlegging - intellektuell aktivitet, fremtidsrettet prosess, grunnlag for vellykket handling, bevisst prosess og noen få andre

Planleggingsprosessen har følgende iboende egenskaper:

Jeg. Intellektuell aktivitet - Planlegging innebærer å forutse fremtidig utvikling, lage prognoser og deretter ta beslutninger. Planlegging er en intellektuell aktivitet, ettersom den krever visse konseptuelle og analytiske ferdigheter. Det fører til en grundig studie av et problem (eller mulighet) for å komme frem til et best mulig handlingsforløp.

ii. Primær funksjon av ledelsen - Planlegging er den første funksjonen til ledelsen. Planlegging gir grunnlag for andre lederfunksjoner (for eksempel organisering, bemanning, styring, koordinering og kontroll). Planlegging er den grunnleggende funksjonen, og strukturen til alle andre funksjoner avhenger av den. Planlegging er essensen i ledelsen ettersom den setter ledelsen i handling.

iii. Fremoverlent prosess - Planprosessen krever visualisering av fremtiden. Det er en teknikk å se fremtiden i lys av samtiden. Det er utarbeidet planer for implementering av dem i fremtiden. Planlegging er ment å takle fremtidige usikre hendelser og situasjoner. Derfor er planlegging futuristisk.

iv. Målrettet prosess - Planlegging er basert på visse mål. Planlegging bidrar til å nå disse målene. Planlegging indikerer instruksjonene, ruter, regler og forskrifter som skal følges for å oppnå disse forhåndsbestemte målene. Derfor er planlegging målrettet, da formålet med hver plan er å legge til rette for oppnåelse av organisatoriske mål.

v. Kontinuerlig prosess - Planleggingssyklusen fortsetter å fungere så lenge organisasjonen eksisterer. Planlegging er som en rennende elv. Det er en dynamisk funksjon og trenger kontinuerlig gjennomgang. Utførelsen av en plan initierer utformingen av en annen plan. Effektiv planlegging krever kontinuerlig overvåking av hendelser for å oppnå de ønskede mål. Planlegging er en pågående prosess uten definerbare mål.

vi. Fleksibel prosess - Planleggingen skal være fleksibel og kunne justere den for å møte fremtidige endringer og utfordringer. Planlegging hjelper organisasjonen med å tilpasse sine aktiviteter som svar på det endrede miljøet. Planlegging må takle endringer i fremtidige forhold. Eksisterende planer bør revideres fra tid til annen for å integrere endringene som skjer i det ytre miljø.

vii. Felles for alle (dvs. alt gjennomgripende) - Planlegging er en gjennomgripende aktivitet som dekker hele bedriften med alle dens segmenter og nivåer. Det kreves planlegging på alle ledelsesnivåer (øverst, midtre og lavere) og i alle avdelinger (kjøp, produksjon, personell, økonomi osv.) I en organisasjon. Planlegging er også viktig for alle typer organisasjoner (økonomiske, sosiale, politiske, religiøse osv.). Derfor er planlegging den viktigste motoren i en organisasjon. Det er den grunnleggende funksjonen til enhver leder, uavhengig av nivå og stilling.

viii. Grunnlag for vellykket handling - Planlegging er grunnlaget for vellykket handling fra en bedrift. Hovedfunksjonen med planleggingen er å øke effektiviteten til bedriften. Planleggingen tar sikte på optimal utnyttelse av forskjellige ressurser (som materialer, menn, maskiner, penger og metoder). Effektiviteten av planleggingen måles i forhold til output-input ratio. Planlegging fører til maksimal produksjon med minimale utgifter.

ix. Koordinering og samarbeid - Avdelingsledere tyr til planlegging på forskjellige tidspunkter. Ledelsesaksjoner fra forskjellige ledere er koordinert for å oppnå de organisatoriske målene. Planlegging gir en felles retning, retningslinjer og instruksjoner. Det er avgjørende for en harmonisk arbeid i organisasjonen. Det gir konsistens i lederens oppførsel og handling.

x. Bevisst prosess - Planlegging er en rasjonell og bevisst intellektuell prosess. Det er ikke et gjetning (eller plutselig) arbeid. Det innebærer en grundig studie og nøye analyse av ulike alternativer og deretter velge det beste. Den evaluerer hvert alternativ med referanse til dets behov og ressurser. Planlegging er også bevisst på problemer som kan oppstå i fremtiden.


Funksjoner ved planlegging - 7 funksjoner i planlegging (med eksempler)

Funksjon # 1. Planlegger fokus på å oppnå mål:

Prosess med planlegging begynner med å sette generelle og spesifikke mål for organisasjonen. All forretningsvirksomhet er planlagt med det eneste målet å oppnå organisatoriske mål. Dermed er hovedfokuset i planleggingen å oppnå de forhåndsbestemte målene mest effektivt.

For eksempel er hovedmålet for XYZ Ltd. for regnskapsåret 2014-15 å øke salget i den østlige delen av India. Alle salgsplaner vil fokusere på markedene i den østlige delen. Planene kan omfatte annonsering i magasinene som er mest lest i Øst-India, og utnevne salgssjefer som har kunnskap og erfaring i den delen av landet.

Funksjon 2. Planlegging er en primær funksjon av ledelsen:

Planlegging gir instruksjoner for handlinger og legger rammer for hvordan arbeid skal gjøres. Alle andre lederfunksjoner utføres innenfor rammen av de planlagte planene. Derfor er planlegging den primære funksjonen til ledelsen, som går foran alle andre lederfunksjoner.

For eksempel - XYZ Ltd. kan ikke utnevne selgere eller etablere sitt kontor i den østlige delen av India med mindre det er trukket ordentlige planer for hva slags personell som kreves, hvor kontoret vil bli etablert, hva som vil være prisen på varene som skal selges etc.

Funksjon 3. Planlegging er gjennomgripende:

Det kreves planlegging for hver eneste aktivitet vi gjør. Alle individer, alle typer organisasjoner og hvert ledelsesnivå er involvert i planleggingen. Dermed kan planlegging merkes og oppleves overalt, men omfanget kan variere på forskjellige nivåer, forskjellige organisasjoner og for forskjellige aktiviteter.

For eksempel - Du kan planlegge for den månedlige testen din, din far kan planlegge å etablere ny virksomhet, administrerende direktør i et selskap kan planlegge å lansere et nytt produkt, en salgssjef kan planlegge å oppnå sitt salgsmål, en arbeidstaker kan planlegge sitt produksjonsplan etc.

Funksjon 4. Planlegging er kontinuerlig:

Planene utarbeides for en bestemt periode. Det kan være en femårsplan, årsplan, kvartalsplan, ukeplan eller dagsplan. På slutten av den spesifikke perioden må ledere tegne nye planer i henhold til nye krav og behov i forretningsmiljøet.

Dermed er planlegging en kontinuerlig prosess, en plan er innrammet så den implementeres, og etter det blir igjen en ny plan innrammet enten på grunnlag av suksessen til tidligere plan eller kan være i henhold til det nye kravet. Prosessen med å ramme inn og implementere planer fortsetter og fortsetter.

For eksempel - Hver virksomhet forbereder prognoser for et regnskapsår. På slutten av regnskapsåret blir de faktiske resultatene sammenlignet med prognosen for å evaluere forretningsresultatene, og det utarbeides en ny prognose for det nye regnskapsåret.

Funksjon nr. 5. Planlegging er futuristisk:

Planlegging er å tenke på forhånd eller se fremover mens du forbereder deg på fremtiden. Planlegging innebærer å kikke inn i fremtiden, analysere og forutsi fremtidige krav til forretningsmiljø og utarbeide forretningsplaner i samsvar med dette. Futuristisk planlegging er ikke annet enn prognoser.

For eksempel - Når et selskap utarbeider salgsbudsjettet eller produksjonsbudsjettet for å beregne forventet fortjeneste eller sette mål for det kommende året, er det ikke annet enn å planlegge for fremtiden.

Funksjon nr. 6. Planlegging involverer beslutningstaking:

En virksomhet har ulike mål å oppnå, og det er mange alternative ressurser som kan brukes til å oppnå de forhåndsbestemte målene. Planlegging innebærer å analysere og evaluere tilgjengelige alternativer for å velge det mest effektive og effektive handlingsforløpet.

For eksempel - En virksomhet som planlegger å skaffe penger vil evaluere alle tilgjengelige kilder som forskjellige banker, lån fra venner, investorer, personlig sparing etc. for å bestemme hvilken som vil koste minst med tanke på renter og avdrag.

Funksjon 7. Planlegging er en mental øvelse:

Planlegging krever framsyn, intelligens, evne til å analysere den gitte situasjonen eller fremtidige muligheter for å bestemme det beste handlingsforløpet som skal tas. Selv om planlegging tenker fremfor å gjøre, men den trenger logisk og systematisk vurdering av fakta og prognoser.

For eksempel - Hvis en leder må utarbeide salgsbudsjett for det kommende året, må han analysere de foregående års salgsdata, selskapets vekstutvikling, markedskrav osv. For å utarbeide et autentisk, meningsfullt og oppnåelig budsjett.


Funksjoner ved planlegging

De grunnleggende funksjonene i ledelsesplanlegging er gitt nedenfor:

1. Planlegging er base for alle ledelsesfunksjoner:

Planlegging er en grunnleggende funksjon blant alle ledelsesfunksjoner, siden ledelsesdrift i organisering, bemanning, styring og kontrollering er designet for å støtte oppnåelsen av bedriftsmål og -mål. Planlegging logisk går foran utførelsen av alle andre lederfunksjoner.

2. Fokus på mål:

En plan må konsentrere seg om å oppnå visse mål. Den fastsetter måter og virkemidler for å oppnå dem. Planlegging er nært forbundet med organisasjonens mål. En plan kan rette oppmerksomheten mot formål. Den kan forutsi hvilke handlinger som vil ha en tendens mot oppnåelse av det endelige målet.

3. Planleggingens forrang:

Planlegging er den første av lederfunksjonene som utføres. Startfasen av lederprosessen er planlegging. Planlegging er basert på organisatoriske mål. Andre ledelsesoperasjoner i organisering, bemanning og styring er designet for å støtte og oppnå organisatoriske mål. Planlegging er uunnværlig i enhver ledelse.

4. Fremoverlent:

Planlegging er alltid opptatt av å se inn i fremtiden. Det innebærer prognoser for fremtidig miljø der organisasjonen forventes å fungere. Planlegging er nært knyttet til fremtiden. Den er fremoverlent og prøver å se gjennom den usikre fremtiden hva som ligger foran oss.

5. Planlegging er en gjennomgripende funksjon av ledelsen:

Planlegging utføres av alle ledere, selv om omfanget av planleggingen varierer med deres autoritet og med arten av politikk og planer som er skissert av deres overordnede. Planlegging er en viktig del av hver leders jobb. Imidlertid vil graden av planleggingsferdigheter som kreves avhenge av lederens stilling.

For eksempel, jo høyere man går i ledelsesstrukturen, jo mer tid vil han bruke på planlegging. Toppledelsen er opptatt av strategisk planlegging, mens mellomledelsen har ansvaret for administrativ planlegging. Lavere ledelse må konsentrere seg om driftsplanlegging.

6. Valg av alternativer:

Planlegging er opptatt av å velge det beste handlingsforløpet blant alternativene. Beslutningsprosesser er en integrert del av planleggingsfunksjonen til ledelsen.

7. Effektivitet, økonomi og nøyaktighet:

Planens effektivitet måles ved å bidra til målene så økonomisk som mulig. Vi må ha maksimale resultater til minimumskostnad. Planleggingen fokuserer også på nøyaktige prognoser. Fokus for alle slags planer er å bestemme det fremtidige handlingsforløpet. Men "handlingsforløpet" kan bare bestemmes på grunnlag av kunnskap om fremtidige hendelser. Dette innebærer automatisk behovet for prognoser for fremtidige hendelser.

8. Samordning:

Planlegging koordinerer all 'hva, hvem, hvordan, hvor og hvorfor' i planleggingen. Vi kan ikke ha samlet og synkronisert innsats, uten koordinering av alle aktiviteter.

9. Effektivitet av planlegging:

Planleggingsfunksjonen skal utføres effektivt og effektivt, og effektiviteten av planleggingen måles ved dens bidrag til å nå organisatoriske mål kontra de tilsvarende kostnadene. Med andre ord, planer bør utvikles etter behørig vurdering av potensielle fordeler som skal mottas kontra kostnader som skal påløpe.

10. Begrensede faktorer:

En planlegger må anerkjenne de begrensende faktorene som penger, arbeidskraft, materialer, maskiner og ledelse og formulere planer i lys av disse kritiske faktorene.

11. Fleksibilitet:

Planleggingsprosessen skal være tilpasningsdyktig til endrede miljøforhold. Det er en dårlig plan som ikke innrømmer noen endring. En plan må være justerbar, alltid klar til å innlemme interne så vel som eksterne endringer.


Funksjoner ved planlegging - Gjennomgripende, bevisst prosess, kontinuerlig og permanent prosess, dynamisk og realistisk

Planer for forskjellige typer virksomheter, selv om de er forskjellige i detaljer, viser følgende felles egenskaper:

1. Planlegging er gjennomgripende - Planlegging er allestedsnærværende. Det er ikke bare en avdelings funksjon. Det er heller ikke begrenset til toppledelse. Det utføres av alle avdelinger, og i hele organisasjonen, på alle nivåer. Det er også vanlig i store bedrifter og små bedrifter. Det er vanlig i privat virksomhet og offentlig virksomhet. Planlegging er derfor veldig utbredt funksjon; det er sjelen til ledelsen.

2. Planlegging er den første funksjonen til ledelse. Planlegging er essensen av ledelsen. Å være en intellektuell prosess, krever det beslutningstaking. Ledelse sidestilles med beslutningstaking, og planlegging er en forløper for beslutningsprosesser. Så planlegging setter ledelse i aksjon.

3. Planlegging er en bevisst prosess. Planlegging bestemte handlingsforløpet bevisst, og baserte sin beslutning på formål, fakta og vurderte estimater. Planlegging er ikke instinktiv, det er en bevisst intellektuell prosess.

4. Planlegging er en kontinuerlig og permanent prosess - Vi lager planer når vi starter virksomhet. Vi legger planer når vi omorganiserer virksomheten. Planene som er gjort er endret i lys av konstant tilbakemelding om prosessen. Så ledelsen hviler ikke etter å ha laget planer en gang, men fortsetter å planlegge, lage ny plan, korrigere den gamle planen og endre planen kontinuerlig og permanent. Management Information Systems (MIS) hjelper planleggingsprosessen.

5. Planlegging er dynamisk. Planlagt aktivitet følger ikke alltid et planlagt mønster på grunn av mange faktorer i miljøet som påvirker planen og som ikke er under vår kontroll. Vi endrer planene våre kontinuerlig for å tilpasse oss endringen i miljøet.

6. Planlegging er realistisk. Planlegging skisserer resultatene som forventes og arten av forventede resultater.

7. Prognoser er en forutsetning for planlegging - Uten prognoser kan det ikke være noen planlegging. Planleggingsprosessen starter med antakelsen om at fremtiden vil være annerledes enn i dag, og den prøver å bestemme hvordan bedriften kan dra nytte av forskjellen. "Det er et slags fremtidsbilde, der nærtliggende hendelser er skissert med en viss egenart, mens eksterne hendelser fremstår gradvis mindre tydelige (Fayol)." Det vil bli verdsatt nå som planlegging avhenger av nøyaktig forretningsforutsigelse.


Funksjoner ved planlegging - grunnleggende energi, målrettet, intellektuell, futuristisk, fleksibel, gjennomgripende og alternativ

Å bestemme på forhånd hva jeg skal gjøre og hvordan det skal gjøres, fastsette en prosedyre; fastsette en implementeringspolitikk; arbeide ut kostnader og produksjon; planlegging er å fordele midler og velge de beste alternativene for å oppnå målene. Kort sagt betyr planlegging en ordning som er utarbeidet på forhånd for å oppnå spesifikke mål.

Gjennom planleggingsoppgaven kan man bestemme seg for hva, hvordan, og hvor mye penger, personer, utstyr osv., Som skal til på et bestemt tidsrom.

Så planlegging har noen viktige funksjoner som beskrevet nedenfor:

1. Grunnleggende energi - Hvis ledelse gir en plan, gir planlegging den grunnleggende energien og leder prosessen med å mobilisere midler og andre ressurser og smitte blir grunnlaget for alle andre funksjoner.

2. Målorientert - Planlegging er en organisasjonsprosess som forhåndsbestemmer målene for forretningsorganisasjonen. Bak en plan er handlinger som er rettet mot å fokusere på visse fastsatte mål og påta seg viktige oppgaver for å oppnå dem.

3. Intellektuell - I planleggingsprosessen lages et mentalt bilde av alle typer innganger, utganger og til og med strukturer som krever kunnskap, framsyn, intelligent fantasi og forsvarlig skjønn, alle deler av en intellektuell prosess

4. Futuristisk - Å se fremover, å forutsi, forutsi komplett med diagrammer, figurer, fakta, handlinger som skal utføres, forutse hindringer og vanskeligheter basert på visse forutsetninger er grunnleggende trekk ved planleggingen.

5. Fleksibel - Prosjekter av planer som er planlagt av forskjellige avdelinger med nåværende mål og investeringsvolum, er kanskje ikke oppnåelige på et fremtidig tidspunkt, men det er alltid puter som gir fleksibilitet med hensyn til å dele den økte belastningen.

6. Gjennomgripende - Omfanget av planleggingen skiller seg imidlertid på forskjellige nivåer under forskjellige forhold, det gjennomsyrer til enhver tid og i alle avdelinger og divisjoner. Planlegging gir stort rom for strukturelle og andre justeringer basert på visse 'ifs' og 'whys' som sammentrekning eller utvidelse av etterspørsel og andre politiske endringer etc.

7. Alternativer - Planlegging er det mest effektive middelet til å gjøre et valg på forhånd blant mange alternativer basert på fremtidens teknologi og den som er tilgjengelig for tiden.


Funksjoner ved planlegging - Hva er funksjonene ved planlegging

(i) Planlegging Fokuser på å oppnå mål:

Ledelse begynner med planlegging og planlegging begynner med bestemmelse av mål. I mangel av mål kan det aldri tenkes på noen organisasjon. Med bestemmelse av målsetting, avgjøres måten å oppnå målet i planleggingen. I tilfelle det er nødvendig å endre det tidligere bestemte handlingsforløpet for å oppnå mål, er det ikke noe å nøle med å gjøre det. Det er således klart at planlegging er nyttig for å oppnå mål.

(ii) Planlegging er den primære funksjonen for ledelsen:

Planlegging er den første viktige funksjonen i ledelsen. De andre funksjonene, for eksempel organisering, bemanning, styring og kontroll kommer senere. I mangel av planlegging kan ingen annen funksjon av ledelsen utføres. Dette er basen til andre ledelsesfunksjoner.

(iii) Planlegging er gjennomgripende:

Siden Jobbplanleggingen utføres av ledere på forskjellige nivåer som jobber i bedriften, er det riktig å kalle det alt gjennomgripende. Planlegging er en viktig funksjon for enhver leder; han kan være administrerende direktør i organisasjonen eller en leder i en fabrikk.

Tiden som ble brukt av ledere på høyere nivå i prosessen med planleggingen er relativt mer enn tiden som er brukt av mellomnivå og ledere på lavere nivå. Det er derfor klart at alle lederne som jobber i en bedrift, må planlegge sine aktiviteter.

(iv) Planleggingen er kontinuerlig:

Planlegging er en kontinuerlig prosess fordi -

(a) Det utarbeides en plan for en bestemt periode. Derfor er det behov for en ny plan etter utløpet av den perioden.

(b) I tilfelle avvik skal planene revideres.

(c) I tilfelle raske endringer i forretningsmiljøet, planene skal revideres.

(v) Planlegging er futuristisk:

Planlegging bestemmer handlingsplanen - hva skal gjøres, hvordan skal det gjøres når skal det gjøres, av hvem skal det gjøres, alle disse spørsmålene er relatert til fremtiden. Under planlegging blir svar på disse spørsmålene funnet ut. Mens det arbeides for å finne ut av disse svarene, er muligheten for sosiale, økonomiske, tekniske og endringer i juridiske rammer husket. Siden planlegging er opptatt av fremtidige aktiviteter, kalles det futuristisk.


Funksjoner ved planlegging - 7 funksjoner i planlegging

Funksjon nr. 1. Planlegging er en tenkeprosess - en intellektuell øvelse:

Planlegging er opptatt av å tenke kreativt om hvordan de tilgjengelige ressursene kan justeres og tilpasses for å utnytte de nye mulighetene.

Erfaringen viser at muligheter, hvis de ikke blir identifisert og utnyttet i tide, kan gli bort for alltid. En mulighet banker bare på døra en gang! Så når ledelsen blir møtt av muligheter, bør ledelsen ta beslutninger om - (a) Hva som skal gjøres; (b) Når, hvor og hvordan det skal gjøres; og (c) Hvem skal gjøre det?

Rettidig og nøye tenking i dag kan redde organisasjonen fra å omvende seg over tapt mulighet på fritiden hele livet. Hva har gjort Bill Gates verdens rikeste mann eller Dhirubhai Ambanis sønner til de rikeste i India? Uten tvil, deres følelse av dømmekraft, mot til å ta risiko og, selvfølgelig, år med hardt dedikert arbeid!

Planlegging hjelper en organisasjon med å opprettholde en dynamisk balanse mellom det ytre miljø og dets mål basert på tilgjengelige menneskelige, fysiske, teknologiske og økonomiske ressurser. Det gjør det også mulig å ta tak i beslutninger om utfordringer og utnyttes muligheter.

Funksjon # 2. Forskjell mellom 'prognoser' og 'planlegging':

Prognoser og planlegging har lite til felles. Prognoser beskriver hva man forventer å skje hvis han ikke gjør noe for å unnslippe det. Planlegging beskriver hva man vil skje og gjør alt for å få det til.

Prognoser kan inspirere noen til å planlegge - som prognoser for utmattelse av naturlige energiressurser har ført til at noen land sparer fossilt brensel eller utvikler alternative energikilder som vindmøller eller solkraft. Likevel kan ikke prognoser sammenligne med planlegging av organisasjonens mål.

Det er sant at planlegging er basert på antagelser og vurderinger som noen ganger kan være basert på datamaskinanalyse av data og informasjon. Men disse må forholde seg til tilgjengeligheten av ressurser og god tid til å oppnå de planlagte målene. Videre planlegging foretar regelmessig gjennomgang av den faktiske ytelsen og foreskriver tiltak for å korrigere avvik.

Funksjon 3. Oppnåelse av gruppemål:

En moderne arbeidsorganisasjon er en blandet gruppe av vidt forskjellige mennesker, hver med forskjellig personlighet, holdning, ferdigheter, kunnskap og motivasjonsnivå. Det er usannsynlig at de vil arbeide effektivt og konsekvent for å oppnå felles mål hvis dette ikke lover tilfredsstillelse av deres egne personlige mål.

En investor vil gi midler til organisasjonen, en utlåner vil låne penger til den, og en ansatt vil jobbe for det - bare hvis oppnåelse av organisasjonsmål gir dem tilstrekkelig avkastning på kapital, renter på utlånte penger og lønn og fordeler som sikrer komfortable å leve.

Funksjon 4. Planlegging innebærer å velge mellom alternativer:

Det ytre miljø er ikke konstant; det eneste som er konstant ved det, er - forandring. Så ledelsen må nøye velge det ideelle alternativet blant de eksisterende alternativene for å løse problemet eller utnytte muligheten det står overfor.

Den må huske at blandingen av ressurser som ble brukt med suksess i fortiden for å takle en lignende situasjon, kanskje ikke fungerer i den nåværende situasjonen. Så den må utvikle en ny strategi og tilpasse og tilpasse de tilgjengelige ressursene for å takle problemene og utnytte muligheten den står overfor.

Det første valget ledelsen må ta er med tanke på målsetningene om organisasjonens gevinstmaksimering, vekst og utvikling, markedsdominans, jobbskaping, utvikling av ansatte, forbrukertilfredshet og så videre. Neste valg handler om passende strategi for å oppnå målene.

Deretter kommer den operative delen, som betyr tildeling av oppgaver og plikter til enkeltpersoner og avdelinger, og tildeling av menneskelige og materielle ressurser til dem for å utføre de tildelte oppgavene og pliktene.

Funksjon 5. Planlegging gjennomgripende:

Planlegging er den grunnleggende betingelsen for en målrettet organisasjon. Ledere på alle nivåer - øverste, mellomste og lavere nivåer - er alle involvert i planlegging.

Planleggingsprosessen begynner med bestemmelse av langsiktige mål for organisasjonen som helhet. Dette er privilegiet til eiere og toppledelse. Neste trinn er å bestemme hvordan målene skal oppnås. Dette innebærer tildeling av ressurser til enkeltpersoner og avdelinger.

Det siste trinnet omhandler driftsdetaljer, nemlig tildeling av oppgaver og plikter, definere relasjoner mellom myndighetsansvar mellom stillinger og ressurser, fastsette tidsrammer for oppnåelse av mål på hvert nivå, og sørge for samordning og kontrollmekanisme for å sikre at alle aktiviteter er målrettet og avvik fra resultatstandarder blir raskt adressert.

Engasjement av ledelse på mellom- og lavere nivå i planleggingsaktivitet vil gi dem følelse av å høre til organisasjonen og nødvendig ego-boost; de vil jobbe med entusiasme for å behandle organisasjonsmål som utfordringer for dem å møte.

Funksjon nr. 6. Planlegger å være fleksibel for å imøtekomme behov i en gitt situasjon:

Vellykket drift av en organisasjon innebærer å tilpasse og tilpasse interne ressurser for å løse problemer og utnytte muligheter gitt av ytre miljø. Dette nødvendiggjør nøye tilpasning av kunnskap, ferdigheter og motivasjonsnivå for ansatte på den ene siden, og materiell, maskiner og økonomi på den andre.

Siden virksomhetsmiljøet fortsetter å endre seg, bør planleggingen også sørge for varierende ressursmiks for å møte en gitt situasjon.

Funksjon 7. Planlegging integrerer mål med handlingsplaner:

Når det gjelder valg av mål og handlingsforløp for å oppnå dem, kan det være meningsforskjell blant personell som umiddelbart er ansvarlig for å utføre de foreslåtte handlingsforløpene.

Så hvis målet med et bilfirma er å presse salg, kan salgssjefen foreslå produksjon av stadig nye merker av biler for å imøtekomme forbrukernes preferanser; Produksjonslederen, som frykter at arbeidstakere i etasjen ikke vil kunne håndtere høyteknologisk utstyr som kreves for å produsere nye modeller, kan bare gi råd til å legge til noen nye funksjoner til de eksisterende merkene.

Effektiv planlegging bør ta hensyn til motstridende synspunkter og etter å ha veid hvert alternativ nøye komme til en beslutning som tilfredsstiller alle og sikrer maksimal avkastning på investeringen til organisasjonen.


Funksjoner ved planlegging - Fokus på mål, selektiv prosess, integrert prosess, rettet mot effektivitet, beslutningsprosess og noen få andre

Følgende er de viktige egenskapene ved planlegging:

1. Fokus på målsettinger - En plan starter med målsetting og forsøker deretter å realisere dem ved å utvikle retningslinjer, prosedyrer, strategier osv.

2. It is an intellectual process – According to Koontz and O'Donnell, planning is an intellectual process involving mental exercise, foreseeing future developments, making forecasts and the determination of the best course of action.

3. Planning is a selective process – It involves the selection of the best one after making a careful analysis of various alternative courses of action. It is concerned with decision-making relating to (a) what is to be done, (b) how it is to be done, (c) when it is to be done, and (d) by whom it is to be done.

4. Planning is pervasive – Planning is a pervasive activity covering all the levels of enterprise. While top management is concerned with strategic planning, the middle management and the lower management are concerned with administrative planning and operational planning respectively.

5. Planning is an integrated process – Planning involves not only the determination of objectives but also the formulation of sound policies, programmes, procedures and strategies for the accomplishment of these objectives. It is the first of the managerial functions and facilitates other managerial functions like organising, staffing, directing and controlling.

6. Planning is directed towards efficiency – To increase the efficiency of the enterprise is the main purpose of planning. The guiding principles of a good plan is the maximum output and profit at the minimum cost. Terry has aptly stated that “planning is the foundation of the most successful action of an enterprise.”

7. Planning is flexible – The process of planning should be adaptable to the changes take place in the environment. Koontz and O'Donnell emphasise that “effective planning requires continual checking on events and forecasts and the redrawing of plans to maintain a course towards a designed goal.”

8. First function in the process of management – Planning is the beginning of the process of management. A manager must plan before he can possibly organise, staff, direct or control. Because planning sets all other functions into action, it can be seen as the most basic function of the management. Without planning, other functions become meaningless activity, producing nothing, but chaos.

9. It is a decision-making process – Decision-making is an integral part of planning. It is defined as the process of choosing among alternatives. Obviously, decision-making will occur at many points in the planning process. For example, in planning for their organisation, the managers first decide the goals to pursue. Such as without all components have to be produced internally or a portion of it has to be outsourced etc.

10. It is a continuous process – Planning is a continuous process. Koontz and O'Donnell rightly observe that like a navigator constantly checking where his ship is going in the vast ocean, a manager should constantly watch the progress of his plans. He must constantly monitor the conditions, both within and outside the organisation, to determine if changes are required in his plans.


Features of Planning

Let us now discuss the features of planning as this will reveal what exactly a planning is:

1. Planning is Goal Oriented:

Planning is not an end in itself. But it is a means towards the accomplishment of goals and objectives of the organization. If planning does not contribute to accomplish the desired goals it has no meaning. Hence, planning must have positive path to achievement of goals. Once objectives are set, planning is emanated. Goals may be implicit or explicit, but well-defined goals are essential for efficient planning. This indicates that the planning is goal oriented.

2. Planning is a Primary Function:

A manager sets goals under planning and to attain the goals further activities such as organizing, staffing, directing and controlling are chalked out. It precedes all other functions as without planning nothing can be done. If done one has to face various problems, which are out of control.

3. Planning is All-Pervasive:

Planning is every manager's duty irrespective of his or her level. Top level managers plan long term plans which extend for a period of 5 to 10 years and middle level managers prepared short term plans whose period may be 6 months to one year and the operation level managers prepares day-to- day or week long plans. So, the extent and nature of planning tend to decrease as we descend towards the lower levels of management.

4. Planning is an Intellectual or Rational Process:

Planning is a mental exercise involving imagination, foresight and sound judgement. It is not guesswork or wishful thinking. A manager has to use his intellectual capacity and the available situation into consideration and have sound thinking before making a decision and no guesswork is allowed as his action influence the future of the organization. Hence, planning is an intelligent brainwork.

5. Planning is a Continuous Process:

Planning is an on-going and dynamic exercise. It is because, the internal and external business environment are subjected to continuous change and to cope up with this change the manager has to go on changing his courses of action. Depending on the situations, old plans are to be revised and new one to be prepared. Hence, it is a continuous process.

6. Planning is Forward-Looking:

It is quite obvious that plans are done prepared with an eye on future. Planning involves anticipating the future course of events. Therefore, forecasting is the essence of planning, which involves assessing the uncertain future and making provisions for it. A plan is really a synthesis of various forecasts. No plan can be prepared without the knowledge of future events.

7. Planning Involves Choice:

Planning is essentially decision-making or choosing the optimal choice among alternative courses of action listed. If this is not the situation and if manager has only one-way of doing something. Planning problem arises when there are number of alternatives are available to select the most favourable one.

8. Planning is an Integrated Process:

Planning does not just happen, it has to be initiated. Planning is a structured process and different plans constitute a hierarchy. Different plans are interdependent and interrelated. Every lower level plan serves as a means towards the end of higher plans, which is termed as 'end- means chain'. Planning is a time-bound concept and every plan has a defined time horizon.

9. Planning is Directed towards Efficiency:

Aim of any manager is to attain organizational goals effectively and efficiently. Otherwise the plans prepared by him has no relevancy. Hence, the plans must be efficient and they must help the management to attain the predetermined goals economically, effectively and efficiently.


Features of Planning – 10 Features: Primacy of Planning, Rational Approach, Open System Approach, Decision Making, Mental Exercise and a Few Others

Feature # 1. Primacy of Planning:

Planning precedes all other managerial functions. Since managerial operations in organizing, staffing, directing, and controlling are designed to support the accomplishment of organizational objectives, planning logically precedes the execution of all other managerial functions. Although all the functions intermesh in practice as a system of action, planning is unique in that it establishes the objectives necessary for all group efforts. All other functions are performed to achieve the objectives set by the planning process.

Feature # 2. Rational Approach:

Planning is a rational approach for defining where one stands at present, where one wants to go in future, and how to reach there. The concept of rationality in planning involves the choice of appropriate means to fill the gap between present status (current performance) and future status (desired performance). The present and future status is usually expressed in terms of objectives and actions to be taken to achieve these objectives.

Feature # 3. Open System Approach:

Planning adopts an open system approach. This approach of planning indicates that the future course of action is influenced by the environment in which an organization operates. Therefore, while adopting open system approach in planning, managers have to take into account various features of environment.

Feature # 4. Focus on Objectives:

Planning puts focus on objectives. This is done in two forms. First, planning specifies the objectives which are to be achieved within a specified period. Second, planning also specifies how these objectives may be achieved.

Feature # 5. Decision Making:

Planning is basically a decision-making activity. Decision making involves choosing the most appropriate alternative out of the several alternatives available. Thus, planning involves choosing the most appropriate action out of several available actions.

Feature # 6. Forward Looking:

Planning is primarily concerned with looking into future. It requires forecasting of future behaviour of environment. Thus, the success of plan implementation depends greatly on the accurate forecasting of future environment.

Feature # 7. Pervasiveness:

Planning is pervasive and extends throughout the organization. Thus, every manager at any level of management performs planning function. This is why an organization has plans at different levels: overall organizational plan, divisional plan, departmental plan, and sectional plan which constitute hierarchy of plans. Hierarchy of plans implies that plan at a lower level depends to a great extent on plan of its immediate higher level plan.

Feature # 8. Continuous Process:

Planning is a continuous process. Thus, even if a plan is decided to be executed over a period of time, the planning process does not come to an end. This is so because for executing the plan, several types of planning activities are required. Further, since a plan is executed in a dynamic business environment, any change in it requires adjustments in the plan through planning process.

Feature # 9. Flexibility:

Planning has flexibility as this process works in a dynamic business environment. The flexibility feature of planning assumes that actual results may not match expected results if environmental conditions change during plan execution period. To ensure this match, there is need for realigning the plan with changed environment.

Feature # 10. Mental Exercise:

Planning is a thinking process rather than doing process. Planning works in environment which is abstract and not physical. Interpreting an abstract element requires considerable thinking. This is why those managers tend to succeed in planning who have conceptual skills (analytical thinking, vision, foresight, etc.)


Features of Planning

The features of planning are enumerated as follows:

(a) Planning is Goal-Oriented/Provides Direction:

Organisations are set up with a general purpose in view. Specific goals are set out in the plans along with the activities to be undertaken to achieve the goals. Thus, planning is purposeful. Planning has no meaning unless it contributes to the achievement of predetermined organisational goals.

(b) Primacy of Planning:

It lays down the base for other functions of management. All other managerial functions are performed within the framework of plans drawn. Thus, planning proceeds other functions. This is also referred to as the primacy of planning.

(c) Planning is Pervasive:

It is needed in all types of organisations, whether big or small, profit or non-profit, social, political or religious. It is required at all levels of management as well as in all departments of the organisation. It is neither an exclusive function of top management nor of any particular department. But the scope of planning differs at different levels and among different departments.

For example, the top management undertakes planning for the organisation as a whole. Middle management does the departmental planning. Lower level management does day to day operational planning.

(d) Planning is a Continuous Process:

Plans are prepared for a specific period of time, may be for a month, a quarter or a year. At the end of that period, there is a need for a new plan to be drawn on the basis of new requirements and future conditions. Hence, planning is a never ending activity. It is a continuous process. Continuity of planning is related with planning cycle. It means that a plan is framed, it is implemented and is followed by another plan and so on.

(e) Planning is Futuristic:

It essentially involves looking ahead and preparing for the future. The purpose of planning is to meet future events effectively to the best advantage of an organisation. It implies peeping into the future, analysing it and predicting it. Planning is, therefore, regarded as a forward looking function based on forecasting.

Through forecasting future events, conditions are anticipated and plans are drawn accordingly. Thus, for example, sales forecasting is the basis on which a business firm prepares its annual plan for production and sales.

(f) Planning involves Choice/Decision-Making:

Planning essentially involves choice from among various alternatives and activities. If there is one possible goal or only one possible course of action, there is no need for planning because there is no choice. The need for planning arises only when alternatives are available. In actual practice, planning presupposes the existence of alternatives. Planning thus, involves thorough examination and evaluation for each alternative and choosing the most appropriate one.

(g) Planning is a Mental Exercise:

Planning requires application of the mind involving foresight, intelligent imagination and sound judgement. It is basically an intellectual activity of thinking rather than doing because planning determines the action to be taken. However, thinking for planning requires logical and systematic thinking rather than guessing or wishful thinking.


 

Legg Igjen Din Kommentar