Avstemming av kostnads- og finansregnskap

Alt du trenger å vite om avstemming av kostnads- og finansregnskap.

Når kostnads- og finansregnskap opprettholdes separat av en bekymring i to forskjellige sett med bøker, kan det hende at overskuddet som vises av kostnadskontoer ikke er det ene for å koste bøker og det andre for økonomiske bøker.

Overskuddet eller tapet som er vist i kostnadsbøkene skiller seg fra resultatet eller tapet som er vist i regnskap av flere årsaker. Derfor blir det nødvendig at fortjeneste og tap som vises av de to bøkene, skal forenes.

Dette gjør det mulig å teste påliteligheten til kostnadskontoer. I tilfelle det ikke er mulig å avstemme de to kontosettene, vil påliteligheten være mindre.

I ordene til HG Wheldon: "Intet system er komplett med mindre det er koblet opp til finansregnskap, at resultatene som vises av både kostnads- og finansregnskap kan avstemmes".

Lære om:-

1. Årsaker til forsoning 2. Metoder for avstemming 3. Fremgangsmåte for avstemming 4. Behov for avstemming 5. Notat Avstemmingskonto eller redegjørelse 6. Årsaker eller årsaker til forskjell i resultater i henhold til finansregnskap og kostnadskontoer.


Avstemming av kostnads- og finansregnskap: Årsaker til avstemming, prosedyre og memorandum Avstemmingskonto

Avstemming av kostnads- og finansregnskap - Introduksjon, årsaker til avstemming og metoder for forsoning

Der kostnadskontoer og finansregnskap holdes separat i enhver organisasjon, er det stor sjanse for at begge bøkene kan vise overskudd hver for seg. Fortjenesten vist ved å koste bøker kan ikke stemme overens med fortjenesten som er vist av økonomiske bøker. Derfor blir det nødvendig at overskuddet og tapet som vises av både kostnadsregnskap og finansregnskap, stemmer overens med hverandre. For dette formål skal forening av begge bøkene gjøres.

Under ikke-integrert system oppstår spørsmålet om avstemming av kostnads- og finansregnskap. Men under det integrerte regnskapssystemet er kostnadsregnskap og økonomiske kontoer integrert i ett sett med bøker, og det ser ut til å ikke være nødvendig å forberede og avstemme overskuddene som er vist med kostnader så vel som vist ved økonomisk regnskap.

Årsaker til forsoning:

De viktigste grunnene til forsoning er som under:

(i) Aritmetisk nøyaktighet - Det hjelper med å sjekke aritmetisk nøyaktighet og pålitelighet av kostnadsregnskapet.

(ii) Årsaker til forskjell - Avstemming viser årsakene til forskjellen i fortjeneste mellom kostnad og finansregnskap.

Årsaker til uenighet i fortjeneste eller tap A / C:

De viktigste årsakene til uenigheter er omtalt nedenfor:

(1) Varer som bare vises i kostnadskontoer:

Det er visse elementer som bare vises i kostnadskontoer, og de vises ikke på finanskontoer.

De er som under:

(a) Renter på belastet kapital, men ikke betalt.

(b) Fullt avskrevne eiendeler, fremdeles brukes i virksomheten.

(c) Egen bygning brukes og ingen leie betales.

(2) Separat lager for verdivurdering:

Aksjer i kostnadsregnskap verdsettes etter FIFO eller LIFO eller Gjennomsnittlig metode, men aksjen i finansregnskap er verdsatt etter prinsippene for kostpris eller markedspris, avhengig av hva som er mindre. Dermed er disse forskjellene i verdien av aksjen som er vist av de to kontoer.

(3) Separat base for avskrivning:

Satsen og metoden for å belaste avskrivninger kan variere i kostnadskontoer og finansregnskap. I kostnadskonto kan maskinens timesats, produksjonsenhetsmetode, brukes til å lade avskrivninger, mens det i finansiell regnskap kan benyttes lineær eller avkortende metode. Det vil gi en forskjell i resultat- eller tapstallene.

(4) Under Absorpsjon eller over Absorpsjon av Overhead:

I kostnadsregnskap bokføres kostnadene på prosentvis basis, mens i økonomiske regnskap regnskapsføres faktiske utgifter. Dette kan føre til forskjell mellom overhead som er observert i kostnad og faktisk påløpt kostnad. Det vil føre til forskjell i fortjeneste vist ved kostnad og økonomisk regnskap.

(5) Varer som kun vises i finansielle kontoer:

Disse varene er klassifisert i tre kategorier som under:

(A) Rent økonomiske poster av utgifter:

Det inkluderer følgende:

(i) Rabatt på obligasjoner

(ii) Selskapsutgifter ved overføring av kontor

(iii) Bøter og straffer

(iv) Goodwill avskrevet, foreløpige avskrivninger

(v) Tap ved salg av formue

(vi) Tap på investeringer

(vii) Renter på banklån

(viii) Straff og erstatning etter lov

(ix) Tap på grunn av tyveri, pilferage m.m.

(B) Rent finansielle inntekter:

Det inkluderer følgende:

(i) Leie fordringer

(ii) Renter mottatt på bankinnskudd

(iii) Mottatte overføringsgebyrer

(iv) Utbytte og mottatt rente på investeringer

(v) Fortjeneste ved salg av formue.

(C) Bevilgning av overskudd:

Det inkluderer følgende elementer:

(i) Overfør til reserve

(ii) Inntektsskatt, formuesskatt

(iii) Utbetalt utbytte

(iv) Veldedig donasjon

(v) Veldedighet etc.

Metoder for forsoning :

Følgende prosedyre anbefales for å utarbeide en forsoningsuttalelse:

(1) Først av alt, finn ut overskuddet på forskjellen mellom kostnadskontoer og finansregnskap

(2) Ta fortjeneste av kostnadskontoer som base

(3) Legg til elementer som er overladet av utgifter i kostnadskontoer

(4) Legg til inntektsførte poster som er bokført i kostnadskontoer

(5) Trekk inntektposter over bokført i kostnadskontoer

(6) Legg til mengde overvurdering av lager i kostnadskontoer

(7) Trekk beløp under under verdsettelse av lager i kostnadskontoer

(8) Legg til beløp underverdivurdering av sluttbeholdning i kostnadskontoer

(9) Trekk beløp for overvurdering av sluttbeholdning i kostnadskontoer

(10) Etter å ha lagt til eller trukket alle varene, vil den resulterende fortjenesten være fortjeneste eller tap i henhold til økonomiske bøker

(11) Hvis utgangspunktet for fortjeneste per finansregnskap, blir ovennevnte poster reversert.

Memorandum Avstemmingskonto:

Dette er en alternativ metode til forsoningsuttalelse. Overskuddet på kostnadskonto vises på kredittsiden. Alle elementene som skal legges til vises på kredittsiden. Alle poster som skal trekkes vises på debetsiden. Balansetallet er kjent som overskudd per finansregnskap.


Avstemming av kostnads- og finansregnskap - med prøve

Avstemmingserklæringen er et memorandum-forsoningskonto for å bestemme varene som er nødvendige for å bringe balansen i kostnadsoverskuddet i samsvar med det økonomiske overskuddet - Eric L. Kohler, i Dictionary for Accountants.

Når selskaper følger integrerte kontoer, er det ingen motsetning og ikke behov for avstemming. Det økonomiske overskuddet er ganske enkelt kostnadsgevinsten som overføres fra Kostnadskontoen. Derimot, hvis et eget sett med bøker opprettholdes for kostnads- og finansregnskap, er det sjeldent at overskuddet for de to er enig.

Unødvendigvis er overskuddet som vises av finansregnskapet forskjellig fra det som vises i kostnadsregnskapet. Forskjellen skyldes ikke feil i et av systemene, men på grunn av forskjellige regnskapskrav. Det er viktig at de periodisk blir forsonet med hverandre, for at de ikke skal miste troverdigheten.

Behovet for forsoning oppstår på grunn av følgende årsaker:

1. For å finne ut årsakene til forskjellen i fortjeneste eller tap i kostnad og finansregnskap.

2. For å sikre den matematiske nøyaktigheten og påliteligheten til kostnadskontoer for å ha kostnadsfastsettelse, kostnadskontroll og for å ha en sjekk på finansregnskapet.

Årsaker til forskjellen:

Disse årsakene kan bredt diskuteres under tre overskrifter:

1. Ulik behandling av gjenstander;

2. Varer som bare vises i finansregnskap; og

3. Varer som bare vises i kostnadskontoer.

La disse punktene bli forklart litt:

1. Ulik behandling av gjenstander:

Behandlingen som gis til visse poster i finansregnskap er vesentlig forskjellig fra den i kostnadskontoer.

Noen av eksemplene er følgende:

Jeg. Grunnlag for varebeholdning:

I økonomiske bøker, som et spørsmål om økonomisk forsvarlighet, verdsettes aksjer til kostpris eller markedspris avhengig av hva som er lavere. Men i kostnadsbøker er materialbeholdningen verdsatt på basis av FIFO, LIFO, gjennomsnittspris osv. Arbeid i prosess verdsettes på grunnlag av primære kostnader eller primære kostnader pluss proporsjonale fabrikkomkostnader. Beholdningen av ferdige varer verdsettes på grunnlag av totale produksjonskostnader. Med en så annen tilnærming i de to bøkene, er det sannsynlig at overskuddstallene er forskjellige.

ii. Gjenoppretting av overhead:

I kostnadskontoer er utvinning av overhead alltid basert på et estimat og derfor under eller over utvinning. Det belastes vanligvis som en prosentandel på materialer, arbeidskraft, priskostnad, prosentandel på salg osv. Når overhead belastes med forhåndsbestemte priser, kan det hende at beløpet eller inndrivet beløpet ikke tilsvarer det beløp som faktisk påløper.

Forskjellen mellom påløpt beløp og utvunnet beløp er kjent som under eller overabsorpsjon av overhead. Dette kan avskrives til Overhead-justeringskonto eller overføres direkte til Kostnadskonto. Som et resultat vil det faktiske beløpet som vises i finansregnskapet nå stemme overens med det som endelig belastes i kostnadsregnskapet.

Imidlertid, hvis dette er fremført som en balanse det neste året, vil det være forskjell i overskuddet per de to kontosettene. Dessuten kan visse overheads som salg og distribusjon ha blitt ignorert i kostnadskontoer.

iii. avskrivninger:

Satsene og metodene for avskrivning kan være forskjellige i kostnads- og finansregnskap. I finansregnskap belastes avskrivninger hovedsakelig på grunnlag av lineær eller avtagende saldo. Men i kostnadskontoer kan grunnlaget være maskintimer, produksjonsenheter osv. Finansregnskap betrakter avskrivninger som periodekostnad som varierer med tidens utløp, mens avskrivninger i kostnadskontoer blir sett på som variabel kostnad. Dette vil skape forskjell i de to fortjenestene.

iv. Unormale tap og besparelser:

I finansregnskap blir unormale poster slått sammen med de normale overskriftene. Unormale tap av materiale eller arbeidskraft, for eksempel, vil bli lagt til debiteringene for materiell og lønn. På kostnadsregnskap derimot, holdes unormalt avfall, tap eller besparelser utenfor produksjonskostnadene som noe produktkostnadene ikke bør belastes med. Tap som følge av foreldelse, omlegging av virksomhet til et bedre sted, overhaling av anlegget etc. føres ikke i kostnadsregnskapet.

2. Varer som bare vises i finansielle kontoer:

Under dette hodet kunne tre typer gjenstander identifiseres:

Jeg. Rent økonomiske avgifter:

Dette er utgiftene og tapene som bare belastes i handels- og resultatregnskapet og ikke utgjør en del av produksjonskostnadene.

Eksempler er:

(a) Tap av formue som oppstår ved salg, bytte eller uforsikret ødeleggelse.

(b) Tap ved salg av investeringer, bygg m.m.

(c) Renter på banklån, pantelån, obligasjoner og andre lånte penger, hvis renter på kapital blir ignorert i kostnadskontoer.

(d) Sanksjoner som skal betales for sen fullføring av kontrakter.

(e) Skader som skal betales ved lov.

(f) Tap som følge av utrangering av maskiner før levetidens utløp, dvs. foreldelse tap.

(g) Utgifter til selskapets overføringskontor.

(h) Rabatter på obligasjoner, obligasjoner mv

ii. Rent økonomiske inntekter:

Dette er inntektene og gevinstene som kun krediteres i Resultatregnskapet og er utenfor produksjonsomfanget.

Eksempler er:

(a) Renter mottatt på bankinnskudd

(b) Leiefordring

(c) Renter, utbytte etc. mottatt på investeringer.

(d) Fortjeneste ved salg av anleggsmidler og kapitalutgifter som belastes spesielt inntektene.

(e) Mottatte overføringsgebyrer.

iii. Bevilgninger til fortjeneste:

Disse representerer bevilgningene eller fordelingen av fortjenesten.

Som resultat mot netto overskudd vises poster som følgende i Resultatregnskapets bevilgningskonto og ikke i kostnadskontoer:

(a) Beskatning

(b) Utbytte utbetalt

(c) Overføring til obligasjonslånsfond eller synkefond for tilbakebetaling av forpliktelser.

(d) Overføring til generell reserve eller annen reserve for å styrke den økonomiske strukturen.

(e) Beløp som er avskrevet som goodwill, foreløpige utgifter, garantiprovisjon og utgifter til kapitalutstedelser.

(f) Veldedige donasjoner.

3. Elementer som bare vises i kostnadskontoer:

Det er noen utgifter som bare er inkludert i kostnadskontoer.

Eksempler er:

(a) Faglige renter - når ledelsen bestemmer seg for å belaste renter for ansatt kapital. Selv om ikke renten blir betalt, vil den bli inkludert når du beregner kostnadene,

(b) Notisjonell leie - selv om det ikke betales leie når en fabrikk kjøres i lokalene som eies, vil nominell leie inkluderes i kostnadsbøkene.

Prosedyre for forsoning:

For å avstemme økonomiske og kostnadsmessige overskudd, utarbeides det enten en avstemmingserklæring eller en memorandumavstemmingskonto. Det er ingen forskjell mellom disse to bortsett fra at formatet er forskjellig.

Når en forsoningserklæring utarbeides, må følgende trinn tas:

Hvis overskuddet per kostnadsregnskap tas som utgangspunkt, bør følgende justeringer gjøres i kostnadsresultatet-

en. Trekk - Rent økonomiske kostnader vises bare i finansregnskap.

b. Legg til - Rent økonomiske inntekter bare i økonomiske bøker.

c. Fradrag - Bevilgninger som er vist i finansregnskapet.

d. Legg til - Overabsorpsjon av overhead i kostnadskontoer.

e. Mindre - Underopptak av overhead i kostnadskontoer.

f. Legg til - Avskrivninger overbelastet i kostnadskontoer.

g. Fradrag - Avskrivninger underpålagt i kostnadskontoer.

h. Fradrag - Undervurdering av åpningslager i kostnadskontoer.

Jeg. Legg til - Overvurdering av åpningslager i kostnadskontoer.

j. Fradrag - Overvurdering av sluttbeholdning i kostnadskonto.

k. Legg til - Undervurdering av sluttbeholdning i kostnadskontoer.

Etter justeringene ovenfor vil det resulterende tallet være overskudd per finansregnskap. Hvis overskuddet som vises av finansregnskapet, tas som utgangspunkt, vil behandlingen som forklart ovenfor bli reversert.

Formatet på en forsoningsuttalelse er gitt nedenfor:

Memorandum Avstemmingskonto:

Denne kontoen er et alternativ til avstemmingsuttalelse. Denne kontoen med de vanlige debet- og kredittsidene gir detaljer om årsakene til at forskjellen i de to overskuddene har oppstått.

En eksemplar på form for memorandumsavstemmingsregnskaper er gitt nedenfor:


Avstemming av kostnads- og finansregnskap - Behov for avstemming, prosedyre for avstemming og memorandum Avstemmingsregnskap eller uttalelse

I et ikke-integrert regnskapssystem blir kostnadsregnskap og finansregnskap ført hver for seg. Selv om begge regnskap opprettholdes under prinsippene om dobbeltregistrering, er fortjenesten som er oppgitt i kostnadskontoer ikke den samme som offentliggjort av finansregnskap. Prinsippene som følges for registrering av inntekter og utgifter mellom begge kontosettene varierer.

I finansregnskap bokføres alle inntekter og alle utgifter på faktisk basis, men i kostnadskontoer blir bare de utgiftene knyttet til produksjon, administrasjon og salg og distribusjonsvirksomhet ført, og alle inntekter utelatt. Derfor blir det nødvendig at disse to kontosettene blir avstemt.

Behov for forsoning:

1. For å finne ut årsakene til varians i fortjeneste i de to kontosettene.

2. For å sjekke nøyaktigheten av informasjonen i kostnadsregnskap. Det sikrer påliteligheten av kostnadsinformasjon som er registrert i kostnadsbokføringsbøker.

Når kostnads- og finansregnskap holdes under et integrert regnskapssystem, vil det bare være ett sett med kontoer. Så det er ikke nødvendig å forene de to settene med regnskapsbøker.

Årsakene til uenighet om fortjeneste i to sett med kontobøker:

Følgende er de forskjellige grunnene som resulterer i uenighet i fortjeneste mellom de to kontosettene:

1. Noen utgifter registreres bare i økonomiske bøker og ikke i kostnadskontoer:

De er:

Jeg. Utgifter av ren økonomisk karakter - De inkluderer renter som er betalt på banklån, pantelån, obligasjoner, kassekreditt, aksje- og obligasjonslånskostnader, avslag på utstedelse av aksjer og obligasjonsrabatter avskrevet etc.

ii. Immaterielle eiendeler er avskrevet - De inkluderer foreløpige utgifter, goodwill, utsatte inntektsutgifter som er avskrevet.

iii. Unormal tap - De inkluderer tap ved brann, ulykke, tyveri, naturlige ulykker osv.

iv. Kapital tap - De inkluderer tap ved salg av anleggsmidler og investeringer.

v. Bevilgninger - De inkluderer avsetninger for inntektsskatt, innbetalt skatt, overføring til reserver, utbetalt utbytte, foreslått utbytte etc.

vi. Avsetninger - De inkluderer Avsetning for dårlig og tvilsom gjeld, avsetning for rabatter, etc.

vii. Andre - Bøter og bøter som er betalt for overtredelse av lov, gaver, gaver, veldedighet, donasjoner, foreldelse tap osv.

Effekt på fortjeneste - Kostnadsgevinst mer og økonomisk fortjeneste mindre.

2. Utgifter som bare vises i kostnadskontoer og ikke i finansregnskap:

De kalles fiktive utgifter eller påregne kostnader.

De er:

Jeg. Leie belastet for egen bygning

ii. Renter belastet på egenkapital.

iii. Avskrivning belastet med fullt avskrivte eiendeler.

iv. Lønn for innehaver belastet i kostnadskontoer, men ikke faktisk trukket.

Effekt på fortjeneste - Kostnadsresultat minus og økonomisk fortjeneste mer.

3. Noen utgifter vises i begge kontobøkene, men beløpene er forskjellige:

Jeg. Overutvinning eller overabsorpsjon av overhead - I finansregnskap vises utgifter på faktisk basis, men i kostnadsregnskap vises utgifter på et estimert grunnlag som kalles utvinning eller opptak av overheads. Dette kan føre til at du viser mer eller mindre utgifter enn de faktiske i bøker for kostnadskontoer. Hvis utgifter som er gjenvunnet i kostnadskontoer er mer, kalles det for gjenvinning eller overabsorpsjon.

Effekt på fortjeneste - Kostnadsresultat minus og økonomisk overskudd mer.

ii. Underutvinning eller underabsorpsjon av overhead - Hvis utgifter som belastes i kostnadskontoer er mindre, kalles det underutvinning eller underabsorpsjon av overhead.

Effekt på fortjeneste - Kostnadsgevinst mer og økonomisk fortjeneste mindre.

4. Forskjell i verdivurdering av aksjen:

Det er forskjellige metoder for verdsettelse av aksjer som FIFO, LIFO, gjennomsnittlige kostnadsmetoder osv. Kostnadsbokfører kan følge en av de ovennevnte metodene for verdsettelse av lager. Men finansiell regnskapsfører vil følge policyen for å verdsette aksjen til kostpris eller markedspris, avhengig av hva som er lavere. Som et resultat avviker overskuddet i to sett med kontobøker.

Jeg. Undervurdering av åpningslager i kostnadskontoer

Effekt på fortjeneste - Kostnadsgevinst mer og økonomisk fortjeneste mindre.

ii. Overvurdering av åpningslager i kostnadskontoer

Effekt på fortjeneste - Kostnadsresultat minus og økonomisk fortjeneste mer.

iii. Undervurdering av sluttbeholdning i kostnadskontoer

Effekt på fortjeneste - Kostnadsresultat minus og økonomisk fortjeneste mer.

iv. Overvurdering av sluttbeholdning i kostnadskontoer

Effekt på fortjeneste - Kostnadsgevinst mer og økonomisk fortjeneste mindre.

5. Over- eller underutvinning av avskrivninger:

Det er forskjellige metoder for beregning og belastning av avskrivninger. Kostnadsbokfører kan følge en metode og finansiell regnskapsfører kan følge en annen metode. Dette resulterer i at det belastes forskjellige avskrivninger i de to sett med kontobøker.

Jeg. Over utvinning av avskrivninger

Avskrivningene på kostnadskontoer vil være mer.

Effekt på fortjeneste - Kostnadsresultat minus og økonomisk fortjeneste mer.

ii. Underutvinning av avskrivninger

Avskrivningene på kostnadskontoer vil være mindre

Effekt på fortjeneste - Kostnadsgevinst mer og økonomisk fortjeneste mindre.

6. Alle inntekter (unntatt salg og skrapverdi av materialer) vises bare i finansregnskap og ikke i kostnadskontoer:

De inkluderer renter, utbytte, husleie etc. mottatt, mottatt rabatt, opptjent provisjon, fortjeneste ved salg av anleggsmidler og investeringer, overføringsgebyr, vekslingsdifferanse (cr) osv.

Effekt på fortjeneste - Kostnader Resultat mindre og økonomisk fortjeneste mer.

Prosedyre for forsoning:

Avstemmingsuttalelse begynner med fortjeneste per ett sett med kontobøker. Transaksjonene som resulterer i forskjell i fortjeneste blir enten lagt til eller trukket fra den gitte fortjenesten for å finne overskuddet i henhold til det andre settet med kontobøker.

Overskuddet vi tar som utgangspunkt i avstemmingsuttalelsen kalles vanligvis basisgevinst eller startgevinst. Overskuddet som blir funnet kalles motsatt fortjeneste. Transaksjoner som forårsaker forskjell i fortjeneste som får effekten av å redusere basisfortjenesten skal legges til, og de transaksjoner som forårsaker forskjell i fortjeneste som får effekten av å øke basisfortjenesten skal trekkes.

Transaksjoner som medfører reduksjon av motsatt fortjeneste skal trekkes, og de transaksjoner som får effekt av motsatt fortjeneste skal legges til.

I tilfelle tap i ett sett med kontobøker gis omvendt prosedyre skal følges.

Følgende er proformaen til en "Avstemmingserklæring":

Merk:

(i) Når overskudd per finansregnskap er gitt, skal alle poster som er lagt til ovenfor, trekkes fra og alle poster som trekkes, legges til for å finne overskuddet som per kostnadsregnskap.

(ii) Når avstemmingsuttalelsen startes med fortjeneste i ett sett med kontobøker og det endelige svaret er i minusbeløp, kalles det tap som per andre sett med kontobøker.

Memorandum Avstemming konto eller uttalelse:

Hvis avstemmingsuttalelse utarbeides i et hovedbokformat, kalles det uttalelse for Memorandum Reconciliation Account (or). Start fortjeneste eller basis fortjeneste tas på kredittsiden av memorandum avstemming konto. Alle elementene som skal legges til, vises på kredittsiden av Memorandum-avstemmingskontoen.

Alle poster som skal trekkes vises på debetsiden. Siden det kun er et memorandum-konto, trenger ikke prefiksene “Til” på debetsiden og “Av” på kredittsiden brukes.

Følgende er proforma til en Memorandum-forsoningskonto:


Avstemming av kostnads- og finansregnskap - Behov for avstemming, årsaker til uenighet i fortjeneste, prosedyre og avstemmingsregnskap

Når kostnads- og finansregnskap opprettholdes separat av en bekymring i to forskjellige sett med bøker, kan det hende at overskuddet som vises av kostnadskontoer ikke er det ene for å koste bøker og det andre for økonomiske bøker. Overskuddet eller tapet som er vist i kostnadsbøkene skiller seg fra resultatet eller tapet som er vist i regnskap av flere årsaker. Derfor blir det nødvendig at fortjeneste og tap som vises av de to bøkene, skal forenes.

Dette gjør det mulig å teste påliteligheten til kostnadskontoer. I tilfelle det ikke er mulig å avstemme de to kontosettene, vil påliteligheten være mindre. I ordene til HG Wheldon: "Intet system er komplett med mindre det er koblet opp til finansregnskap, at resultatene som vises av både kostnads- og finansregnskap kan avstemmes".

Men under integrert regnskap, siden kostnads- og finansregnskap er integrert i ett sett med bøker, oppstår ikke problemet med forsoning.

Behov for forsoning :

På grunn av noen årsaker skiller resultatet og tapet som vises med kostnadene og den økonomiske regnskapsføringen seg fra hverandre.

La oss forstå behovet som oppstår på grunn av forskjellen mellom kostnads- og finansregnskap ved hjelp av følgende årsaker:

1. Avstemming er nødvendig for å sikre at ingen inntekter eller utgifter er utelatt eller at det ikke er noe under eller over gjenvinning av overhead.

2. Avstemming er nødvendig for å kontrollere den aritmetiske nøyaktigheten til resultatene fra begge kontosettene.

3. Det er nødvendig da det avslører årsakene til variasjon i resultater og letter internkontroll.

Årsaker til uenighet i fortjeneste:

Forskjell i resultat eller tap mellom kostnad og finansregnskap kan oppstå på grunn av følgende årsaker:

1. Varer som er inkludert i ett settkontoer, men ikke inkludert i det andre settet:

Det er visse poster som er bokført i finansregnskap, men ikke i kostnadskontoer og omvendt.

2. Matters of Financial in Mature:

Det er antall elementer som har økonomisk karakter som ikke er inkludert i kostnadskontoer; de er sentrert i finansregnskap. Dette vil føre til en forskjell i fortjeneste eller tap.

Følgende elementer vises i økonomiske bøker, men ikke i kostnadsbøker:

Jeg. Rent økonomiske kostnader -

en. Tap ved salg av anleggsmidler

b. Rabatt på obligasjoner, obligasjoner mv.

c. Tap på investeringer

d. Frimerketoll

e. Bøter, straffer

f. Betalbar skade

g. Kontantrabatt

ii. Rent økonomiske inntekter -

en. Mottatt rente på bankbalanse

b. Leiefordring

c. Fortjeneste fra salg av anleggsmidler.

d. Mottatte overføringsgebyrer

e. Mottatt utbytte og renter på investeringer

iii. Fordeling av fortjeneste -

en. Utbytte utbetalt

b. Overføring til reserver

c. Veldedige donasjoner

d. Inntektsskatt

e. Avskrevet beløp for eksempel goodwill, foreløpige utgifter, rabatt på obligasjoner, utgifter til kapitalemisjoner etc.

f. Overskudd avsetning mot avskrivninger.

3. Varer som bare vises i kostnadskontoer:

Det er noen få elementer som er inkludert i kostnadskontoer og ikke i finansregnskap, de er -

Jeg. Notional Rent

ii. Renter på ansatt kapital i produksjonen, men som det ikke betales renter på.

4. Under - eller - Overabsorpsjon av overhead:

I kostnadskontoer blir overhode gjenfunnet til en forhåndsbestemt rente der det som i finansregnskap er bokført til faktisk kostnad, dette kan gi opphav til en forskjell mellom faste kostnader som er absorbert i kostnad og faktiske omkostnader påløpt. Hvis overhead ikke er fullt ut gjenvunnet, er mengden luft som er absorbert i kostnadskontoer mindre enn den faktiske mengden det resulterer i under absorpsjon. På den annen side hvis overhead som er gjenvunnet i kostnadskontoer er mer enn faktisk beløp, kalles det overabsorpsjon.

5. Ulike grunnlag for aksjevurderinger:

I kostnadskonti verdsettes aksjer i henhold til systemet som er brukt i butikkontoer, for eksempel FIFO, LTFO osv. På den annen side er verdsettelse av lager i finansregnskap alltid basert på prinsippet om kostpris eller markedspris, avhengig av hva som er mindre. Dette resulterer i en viss forskjell i fortjeneste eller tap som vist i de to bøkene.

6. Ulike gebyrer for avskrivning:

Satsene og metodene for å belaste avskrivninger kan være forskjellige i kostnads- og finansregnskap. Finansregnskapet kan følge lineær eller avtagende saldometode osv. Når det som i kostnadskontoer kan brukes maskintimer, produksjonsenhetsmetoder osv., Vil dette også føre til en forskjell i resultat / tall.

Fremgangsmåte for forsoning:

Fremgangsmåten ligner på bankavstemmingsuttalelse. Det kan utarbeides i form av en uttalelse eller i form av et memorandum-avstemmingsregnskap. Hvis overskuddet eller tapet som er vist i kostnadsbøkene ikke stemmer overens med tallene i økonomiske bøker, kan avstemmingen gjøres med overskudd (eller tap) som er vist av kostnadsbøkene. Uttalelsen utarbeides ved å legge til eller trekke fra elementene som er inkludert i det ene kontosettet og ikke i det andre settet.

Når det er forskjell mellom fortjeneste og tap som er oppgitt av kostpris og finansregnskap, må følgende trinn tas for å utarbeide avstemmingsuttalelse:

1. Begynn med overskudd per kostnadskonto.

2. Kontroller -

Jeg. Gjenstander som vises i finansregnskap, ikke i kostnadsregnskap

ii. Elementer som bare vises i kostnadskontoer.

iii. Omfanget av forskjellen mellom indirekte utgifter som vist i finansregnskap og overhead som er gjenvunnet i kostnadskontoer.

iv. Grunnlaget for hvilke lagre råstoff som pågår og ferdige varer er verdsatt for balanseformål og sammenlignet med kostnadsregnskap.

v. Andre poster som vises i kost- og finansregnskap som har forskjellig verdi.

3. Legg til -

Jeg. Utgifter inkludert i kostnadskontoer, men ikke i finansregnskap.

ii. Inntekter inkludert i finansregnskap, men ikke i kostnadskontoer

iii. Overskytende inntektsbeløp vist i finansregnskap sammenlignet med oppføringer i kostnadskontoer.

iv. Overskudd av utgifter vist i kostnadsregnskap sammenlignet med oppføringer gjort i finansiell regnskap.

v. Overabsorpsjon av overhead i kostnadsregnskap.

vi. Overvurdering av sluttbeholdning i finansregnskap.

vii. Overvurdering av åpningslager i kostnadskontoer.

4. Mindre -

Jeg. Inntekter inkludert i kostnadskontoer, men ikke på finansregnskap.

ii. Utgifter inkludert i finansregnskap, men ikke i kostnadskontoer.

iii. Overskudd av inntekter vist i kostnadskontoer sammenlignet med finanskontoer.

iv. Overskudd av utgifter vist i finansregnskap sammenlignet med kostnadskontoer.

v. Underabsorpsjon av overhead i kostnadsregnskap

vi. Under verdsettelse av sluttbeholdning i finansregnskap.

vii. Under verdsettelse av åpningslager i kostnadskontoer.

5. Etter å ha foretatt de ovennevnte justeringer, skal det resulterende tallet være fortjeneste per finansregnskap.

Memorandum Avstemmingskonto :

Avstemming av fortjeneste eller tap kan presenteres alternativt i form av en konto. Denne alternative kontoen kalles memorandum-avstemmingskonto, da den er utarbeidet uten å utgjøre en del av dobbeltregistreringssystemet for bokføring. Mengden av fortjeneste som per kostnadsfortegnelse blir kreditert til notatkontoen.

De over gjenfalte utgiftene på kostnadskonto og inntekter kreditert på finansregnskap, men ikke i kostnadskontoer, blir kreditert på denne kontoen. Tilsvarende blir de inndrevne utgiftene i kostnadskontoer og utgifter belastet på finansregnskap, men ikke i kostnadskontoer, belastet på denne kontoen. Balansetallet er fortjeneste eller tap av finansielle kontoer.

Eksemplet med memorandumavstemningskonto er vist nedenfor:


Avstemming av kostnads- og finansregnskap - Behov for avstemming, årsaker til variasjon og prosedyre for avstemming

Behov for forsoning:

I et selskap hvor to sett med bøker, nemlig kostnadsbøker og økonomiske bøker, opprettholdes, vil overskuddet som er vist med to sett med bøker, generelt ikke stemme med hverandre på grunn av visse årsaker (som forskjell på grunn av verdivurdering av aksjer, utvinning av overhead, belastning av indirekte utgifter etc., ).

Som et resultat blir ledelsen presentert med to forskjellige resultatstall, det vil si den ene basert på økonomiske data og den andre på kostnadsdata. Forsoning tar i utgangspunktet sikte på å finne ut årsakene til uenigheten om de to fortjenestene. I tillegg vil det også bidra til å sjekke den aritmetiske nøyaktigheten til begge bøkene og dermed lette internkontroll ved å fremheve faktorene som bidrar til å øke eller redusere fortjenesten.

Mål:

Forsoning har således to mål:

1. Finn ut årsakene til forskjellen i fortjeneste eller tap i kostnad og økonomiske bøker.

2. Kontrollere den aritmetiske nøyaktigheten og påliteligheten av kostnader så vel som økonomiske data.

Årsaker til variasjon:

Årsakene til uenigheten i overskuddet eller tapet som er vist med to sett med bøker, kan klassifiseres i følgende kategorier:

1. Varer av økonomisk art:

Det er en rekke elementer som er inkludert i finansregnskapet, men ikke i kostnadskontoer, som vist nedenfor:

2. Varer som bare vises i kostnadskonto:

Det er visse poster som påløper i kostnadskontoer, men ikke på finansregnskap. For eksempel nasjonale avgifter som husleie på eid bygning, renter på kapital etc.

3. Under eller overabsorpsjon av overhead:

I kostnadskontoer blir overhead gjenvunnet på forhåndsbestemt basis, det vil si prosent av primakostnad, direkte arbeid, lønn, salg osv. I finansregnskap vises de faktiske utgiftene (betalte eller forfalte). Not unnaturally, the overheads so 'recovered' or charged may not exactly agree with the amount of overheads actually incurred during a particular period, creating differences in two accounts.

In case of under absorption of overheads (overheads recovered in cost books less than the actual overheads incurred), costing profit will be higher than the financial profit and in the case of over absorption the costing profit will be lower than financial profit.

4. Valuation of Stock:

In financial accounts stock is valued at cost or market price whichever is less. However, in cost accounts stock is valued at cost only. The adoption of two different methods of valuation of stocks in the two sets of books, often, creates differences in profit figures.

5. Other Reasons:

The methods in charging depreciation, the procedures adopted for charging abnormal gains or losses may also lead to differences in profit in financial and cost books.

Effect of Various Items on Profit:

Now, let's examine the effect of various items, discussed above on the profit figures revealed by cost accounts and financial accounts.

Procedure of Reconciliation:

The reconciliation may be attempted in the form of a statement or in the form of a Memorandum Reconciliation Account, based on Profit figure shown by cost accounts or financial accounts.

I. Profit as per Cost Accounts (Base Profit):

1. If Profit as per Cost Accounts is Taken as the Base:

Add:

(i) Over recovery of overheads in cost books, (ii) Items credited in financial books only, (iii) Higher value of opening stock in cost a/cs. (iv) Lower value of closing stock in cost a/cs.

Less:

(i) Under-recovery of overheads in cost books (ii) Items debited in financial accounts only (iii) Lower value of opening stock in cost a/cs (iv) Higher value of closing stock in cost a /cs.

II. Profit as per Financial Accounts:

1. If Profit as per Financial Accounts is Taken as the Base:

The reverse procedure has to be followed in this case. The items which are added in the above instance will be deducted now and the items deducted above shall be added back.

2. Memorandum Reconciliation Account:

Reconciliation may also be done by preparing a memorandum reconciliation account. The base profit is credited to this account. Items to be added are credited and those to be deducted are debited. The credit balance shown by this account is the intended profit.

The specimen form of memorandum reconciliation account is given below:


Reconciliation of Cost and Financial Accounts – Need for Reconciliation, Reasons for Difference in Profits, Method of Reconciliation and Memorandum Reconciliation Account

In a business where cost accounts and financial accounts are separately maintained, the profit/loss shown by Costing Profit and Loss Account may differ from that shown by Financial Profit and Loss Account. In such a case it becomes necessary that costing profit or loss is reconciled with that shown by financial accounts. Otherwise the two sets of accounts may provide conflicting information.

However, in integral accounting system, cost accounts and financial accounts are maintained in only one set of account books and only one Profit and Loss Account is prepared. In such a system, obviously there is no need for reconciliation between cost accounts and financial accounts.

Need for Reconciliation:

The need for reconciliation arises due to the following reasons:

1. To know the causes of differences – Reconciliation reveals the reasons for difference in profit or loss between cost accounts and financial accounts. Several items of income and expenses may have been recorded in financial accounts and not in cost accounts and vice versa.

2. To check arithmetic accuracy – Reconciliation also helps in a checking the arithmetic accuracy of cost accounts and financial accounts.

Reasons for Difference in Profits:

Difference between cost and financial accounts may arise due to the following reasons:

1. Items Shown only in Financial Accounts :

There are a number of items which appear in financial accounts and not in cost accounts. When reconciling the cost and financial accounts, any items under this category must be considered.

These items are classified into the following three categories:

Jeg. Purely financial charges, eg –

en. Loss on the sale of fixed assets,

b. Interest on bank loans,

c. Discount on debentures,

d. Expenses of company's transfer office,

e. Damages payable at law,

f. Fines and penalties,

g. Expenses on issue of shares/debentures,

h. Loss on investments, etc.

ii. Purely financial incomes, eg –

en. Profits arising from the sale of fixed assets ;

b. Rents receivable;

c. Dividends and interest received on investments;

d. Transfer fees received;

e. Interest received on bank deposits, etc.

iii. Appropriations of profit, eg –

en. Dividends paid on the share capital of the company;

b. Transfer to general reserve or any other fund of accumulated profits;

c. Amounts written off goodwill, preliminary expenses, discount on debentures, etc.

d. Charitable donations;

e. Income-tax etc.

2. Items Shown only in Cost Accounts:

There are certain items which are shown in cost accounts and not in financial accounts.

These items are:

Jeg. Interest on capital employed but not actually paid

ii. Charge in lieu of rent when premises are owned.

3. Under or Over-Absorption of Overheads:

In costing, overheads are usually absorbed at an estimated or predetermined rate. In financial accounts, the actual amount incurred is taken into account. Therefore, there may arise a difference between the actual expenses and the predetermined overheads absorbed. In other words, overheads recovered at predetermined rates in costing may be more or less than the actual amount of overheads shown in financial books. This causes the difference between profit or loss as shown by the two sets of account books.

4. Different Bases of Stock Valuation:

Valuation of stock affects the amount of profit or loss. In costing books, stocks of materials, semi-finished and finished goods are valued at cost by using FIFO, LIFO methods, etc. But in financial accounts, stocks are usually valued at cost or market price, whichever is less. This will also lead to some difference in profit or loss as shown by costing and financial books.

5. Different Methods of Charging Depreciation:

The rates and methods of charging depreciation may be different in the two sets of account books. The financial accounts may be following straight line or diminishing balance method, etc., whereas in cost accounts machine-hour rate methods, production units method, etc., may be used. This will also cause difference in the profit figures of cost accounts and financial accounts.

Method of Reconciliation:

The cost and financial accounts are reconciled by preparing a Reconciliation Statement.

The following procedure is recommended for preparing a Reconciliation Statement:

1. Ascertain the points of difference between cost accounts and financial accounts.

2. Start with the profit as per cost accounts,

3. (i) Regarding items of expenses and losses –

Add – Items overcharged in cost accounts.

Deduct – Items undercharged in cost accounts.

For example, depreciation in cost accounts is Rs. 9, 500 and that in financial accounts is Rs. 9, 700. This will add to costing profit by Rs. 200. Then in order to reconcile, 200 will be deducted from costing profit.

(ii) Regarding items of incomes and gains –

Add – Items under-recorded or not recorded in cost accounts.

Deduct – Items over-recorded in cost accounts.

For example, interest on investments received amounting Rs. 2, 500 is not recorded in cost accounts. This will have the effect of reducing profit as per cost books. Thus in order to reconcile, this amount of Rs. 2, 500 for interest should be added in the costing profit.

(iii) Regarding valuation of stock –

en. Opening Stock – Add – Amount of over-valuation in cost accounts.

Deduct – Amount of under-valuation in cost accounts.

b. Closing Stock – Add – Amount of under-valuation in cost accounts.

Deduct – Amount of over-valuation in cost accounts.

4. After making all the above additions and deductions in costing profit, the resulting figure shall be the profit as per financial books.

5. The above treatment of items will be reversed when the starting point in the Reconciliation Statement is the profit as per financial accounts or loss as per cost accounts.

Memorandum Reconciliation Account :

This is an alternative to Reconciliation Statement. The only difference is that the information shown above in the proforma reconciliation statement is shown in the form of an account. The profit as per cost accounts is the starting point and is shown on the credit side of this account. All items which are 'added' to costing profit for reconciliation are also shown on the credit side. The items to be 'deducted' from costing profit for reconciliation are shown on the debit side. The balance figure is the profit as per financial accounts.

It is only a memorandum account and does not form part of the double entry books of accounts.


Reconciliation of Financial and Cost Accounts – Causes for Difference in Results as Per Financial and Cost Accounts, Memorandum Reconciliation Account and a Few Others

For any given period of time, usually, the results shown by Financial Statements and the Cost Statement will not be the same. It is essential to identify the reasons for the difference in results and reconcile the same. For ascertaining the Reasons of Difference in Profits or Losses shown by the two different Accounting Systems, a Statement of Reconciliation or a Memorandum Reconciliation Account is prepared.

Causes or Reasons for Difference in Results as Per Financial Accounts and Cost Accounts:

The following are the reasons or causes for the differences in results as per financial accounts and cost accounts:

1. Certain items are recorded only in Financial Accounts but not in Cost Accounts

2. Certain items are considered only in Cost Accounts but not recorded in Financial Accounts

3. Difference on account of Treatment for Overheads

4. Method of Depreciation

5. Method of Stock Valuation

These factors have been explained in detail as follows:

1. Items Recorded only in Financial Accounts, but not Considered in Cost Accounts:

Jeg. Expenses and Losses:

Certain items of Expenses and Losses are recorded only in Financial Accounts, but not considered while preparing a Statement of Cost.

The following are some examples of expenses or Losses considered only in financial accounts:

(a) Interest on Loans (Mortgage Loans, Debentures, etc.)

(b) Cash Discount allowed

(c) Fines, Damages and Penalties paid for Contravention of Law

(d) Donations

(e) Expenses incurred for raising Capital

(f) Loss on Sale of Assets

(g) Loss on Sale of Investments

(h) Loss on account of damage or destruction of asset due to fire accident, theft, etc.

(i) Loss due to Scrapping of Machinery

(j) Preliminary Expenses written off

(k) Intangible Assets amortized or written off

ii. Incomes and Gains:

Certain items of Incomes and Gains are recorded only in Financial Accounts, but not considered while preparing a Statement of Cost.

The following are some of the examples of incomes or gains considered only in financial accounts:

(a) Interest on Bank Deposits

(b) Income from Investments

(c) Rental Income

(d) Transfer Fees received

(e) Profit on Sale of Assets

(f) Profit on Sale of Investments

(g) Interest on Loans advanced

(h) Cash Discount received

(i) Commission received

(j) Damages received

iii. Appropriation of Profits:

One of the uniqueness of Financial Accounting is providing for future by appropriating Profits and creating Reserves and Provisions. Such practice is not adopted in Cost Accounting.

Some examples of appropriations, which are found only in financial statements but not in cost statements, are:

(a) Provision for Tax

(b) Proposed Dividend

(c) Provision for Bad Debts

(d) Provision for Future Losses

(e) General Reserves

(f) Any other specific reserve like Dividend Equalisation Reserve, Redemption Reserve, etc.

2. Items Considered only in Cost Accounts, but not recorded in Financial Accounts:

Financial Accounting considers only actual expenses incurred (with the exception of Depreciation). However, in Cost Accounting, Notional Expenses (ie, expenses, which are not incurred but are likely to be incurred) and Opportunity Cost (ie, value of benefit loss of an alternative or course of action which is not adopted) are also recorded.

Some examples of items, which are considered only in, cost statement but not recorded in financial statements, are:

en. Notional Salary (ie, Salary of Proprietor or Owner)

b. Notional Rent (ie, Rent for building and premises owned by Owner)

c. Interest on Capital (even if the actual liability does not exist)

3. Treatment of Overheads:

In Financial Accounting, the Overheads are recorded on an actual basis. However, in Cost Accounting, Overheads are absorbed into Cost of Product or Service, based on certain relationships. For example, Factory Overheads are absorbed as a percentage of Direct Wages, Office Overheads are absorbed as a percentage of factory Cost, etc.

On account of this, the Overheads considered in Costing Books might be more or less than the actual amount incurred (ie, over-absorbed or under-absorbed). This is one of the major reasons of difference in results shown by Financial Accounting and Cost Accounting.

4. Method of Depreciation:

The difference in Amount of Depreciation recorded in Financial Accounts and Cost Accounts is another Reason for Difference in results between the two systems. The difference in the Amount of Depreciation would be on account of the Method of Depreciation followed. In Financial Accounting, the method for calculating Depreciation is usually Straight Line Method or Written-Down Value Method, whereas in Cost Accounting, it is usually the Machine Hour Rate Method.

5. Method of Stock Valuation:

In Financial Accounting, Stocks are valued at Cost Price or Net Realisable Value, whichever is less. However, in Cost Accounting, the Stocks are valued at Cost Price. On account of the difference in Stock Valuation Policy, the results shown by Financial Statements and Cost Statements could be different.

Statement of Reconciliation:

A Statement of Reconciliation or Reconciliation Statement is a Statement prepared to present the reasons for difference in results under the two Accounting Systems, thereby enabling the accuracy of both the systems and transparency in recording of business transactions.

Format of Statement of Reconciliation:

Merknader:

1. The Base Profit or Source Profit can be Profits of any set of Books of Accounts. When the Profit under only one Accounting System is given, it should be considered as Base Profit. For example, if only Profits as per Financial Statements are made available, they should be considered as Base Profits.

However, when the Profits under both Accounting Systems are provided, then any of the Profits can be the Base Profit and the other Profit must be considered as Target Profit. For example, if Profit under Financial Accounting is considered as Base Profit, then Profits under Cost Accounting will be Target Profit.

2. On account of any given reason, if the Target Profit is more than the Base Profit, the reason must be considered under items to be added (ADD). Similarly, on account of any given reason, if the Target Profit is less than the Base Profit, the reason must be considered items to be deducted (LESS).

So, the simple criterion for identifying the treatment for a reason of difference is given as follows:

On account of the given reason if the Base Profit is less and Target Profit is more = Add

On account of the given reason if the Base Profit is more and Target Profit is less = Less

3. Where the results under both the systems are Losses, then the same can be presented with negative sign (-) in the aforementioned format.

Treatment for Various Items of Difference in Statement of Reconciliation:

Memorandum Reconciliation Account:

Memorandum Reconciliation Account is an alternative to Statement of Reconciliation. It is prepared to present the reasons for difference in the results shown by Financial Statements and Cost Statements. The account is not a part of Double Entry System. Hence, it is called Memorandum Reconciliation Account.

Format of Memorandum Reconciliation Account:

Merknader:

1. The Base Profit or Source Profit can be Profits of any set of Books of Accounts. When the Profit under only one Accounting System is given, it should be considered as Base Profit. For example, if only Profits as per Financial Statements are made available, they should be considered as Base Profits.

However, where the Profits under both Accounting Systems are provided, then any of the Profit can be the Base Profit and the other profit must be considered as Target Profit. For example, if Profits under Financial Accounting is considered as Base Profits, then Profits under Cost Accounting will be Target Profits.

2. On account of any given reason, if the Target Profit is more than Base Profit (or the Target Loss is less than Base Loss), the reason must be credited in the Memorandum Reconciliation Account. Similarly, on account of any given reason, if the Target Profit is less than the Base Profit (or the Target Loss is more than Base Loss), the reason must be debited in the Memorandum Reconciliation Account.

So, the simple criterion for identifying the treatment for a reason of difference is given as follows:

On account of the given reason if the Base Profit is less and Target Profit is more = Credit

On account of the given reason if the Base Profit is more and Target Profit is less = Debit


Reconciliation of Cost and Financial Accounts – With Proforma

There are two accounting system in origination relating to cost accounting & financial accounting:

(a) Integrated Accounting System – Integrated accounting implies a system of accounting where both cost & financial accounts are maintained in one set of books. The profits disclosed by these two records are same & there is no requirement to reconcile both records of accounts.

(b) Non-integrated Accounting System – In this system separate set of books for cost & financial transactions are maintained with different items & amounts. Thus the profit disclosed by cost account and financial account does not match with each other and the need for reconciliation of cost and financial account arises.

A reconciliation statement is prepared to reconcile the two different figures of profit revealed by two set of books by as pertaining the reasons for the difference but the aim of reconciliation is the only reconcile & not to rectify.

Need for Reconciliation (Purpose):

Jeg. Reconciliation reveals the reason for difference in profit or loss shown by cost & financial accounts.

ii. It helps in testing the arithmetic accuracy of costing data makes it reliable.

iii. It promotes coordination and cooperation between cost & financial data.

iv. It helps in formulating policies related to overheads, depreciation & valuation of stock.

Reasons/causes for difference in profit as shown by cost & financial accounts:

1. Pure financial nature incomes and expenses/losses

2. Pure cost nature or notional items

3. Under or over absorption of overheads

4. Different methods of depreciation

5. Different basis of valuation of stock

6. Abnormal gains and losses

1. Pure Financial Nature Items:

(i) Incomes:

en. Profit on sale of fixed assets

b. Profit on sale of investment

c. Interest & divided received

d. Transfer fee, brokerage, commission received

e. Abnormal gain in production

(ii) Expenses and Losses:

en. Loss on sale of fixed assets

b. Loss on sale of investment

c. Preliminary expenses goodwill written off

d. Interest on loans & debentures

e. Loss by fire or theft bad debts

f. Abnormal wastage of material

g. Donation & subscriptions

(iii) Apportionment of profits:

en. Transfer to general reserve

b. Dividend paid

c. Income tax paid on profits

2. Pure Cost Nature Incomes (Notional Incomes):

Jeg. Notional rent of the owned premises

ii. Notional salary of proprietor/owner manager

iii. Notional interest on capital employed.

3. Under or Over Absorption of Overheads:

In financial accounts overhead expenses are recorded at actual rates but in cost accounts the over heads are absorbed at predetermined rates. These predetermined rates may be different from the actual rates. With the result the overheads become under or over absorbed.

Overheads are under absorbed when overheads are less absorbed than the actual overheads in cost account. Overheads are over absorbed when overheads in cost account are more absorbed than the actual overheads in financial accounts. Both lead to difference in profits.

4. Difference Methods of Depreciation:

Methods of charging depreciation may be different in cost and financial accounts. In financial books depreciation may be charged according to fixed installment method or written down value method but in cost accounts machine hour rate or any other method may be used. This may also be one of the reasons of difference between profits of two set of accounts.

5. Different Basis of Valuation of Stock:

6. Abnormal Gains & Losses:

In financial accounts abnormal gains & losses are considered and included in Profit or Loss A/c.

Effect of over/under absorption of overheads or profit in Cost A/c:

(a) If overheads are undercharged in Cost A/cs, profit shown by Cost A/c will be more.

(b) If overheads are over absorbed in Cost A/cs, profit shown by Cost A/c will be less.

Methods of Reconciliation:

1. Reconciliation Statement

2. Memorandum Reconciliation A/c

1. Reconciliation Statement:

Reconciliation Statement is prepared in vertical form to reconcile the profit/loss shown by the methods of cost accounting with the profit/loss as per financial accounting. This method is very commonly used to reconcile the profit show by Cost A/c & Financial A/c. This method is based on bank reconciliation statement used in Financial Accounts.

trinn:

(a) First of all, profit or loss shown by cost A/c is taken as base.

(b) Add – expenses & losses overcharged

Less – expenses/losses under charged.

Add – incomes & gains undercharged or not charged in Cost A/c

Less – incomes & gains overcharged

(c) Valuation of stock –

Opening stock Add if opening stock is overvalued in Cost A/c

Less if opening stock is undervalued in Cost A/c

Closing stock Add if closing stock is undervalued in

Cost A/c Less if closing stock is overvalued in Cost A/c

(d) After making all these adjustments in costing profit, the result obtained will be the financial profit.

(e) These all adjustment will be reversed in case the profit shown by Financial A/c is taken as base.

Accordingly the Performa of reconciliation statement will be as follows:

2. Memorandum Reconciliation A/C (Alternative for Reconciliation Statement):

The memorandum reconciliation A/c is similar to reconciliation statement in its “T” account form. But this account is not based on double entry system. Items to be added in reconciliation statement are posted on the credit side of memorandum reconciliation A/c and items to be deducted are posted on the debit side of this A/c.

Accordingly its Performa will be:


Reconciliation of Cost and Financial Accounts – Reasons for Variation, Need for Reconstruction, Procedure of Reconciliation and Memorandum Reconciliation Account

The 'Integral' or 'integrated' accounting means, the merger of both cost and financial accounts; ie, there are no separate cost accounts and financial accounts; consequently the problem of reconciliation does not occur. But in non-integrated system, the cost accounts are kept independently of financial accounts; ie, separate books have been maintained.

In the case of non-integral system, the two profits disclosed by the two sets of books differ, and as such the accounts are to be reconciled and this is essential. Reconciliation of these cost and financial accounts means tallying the profits revealed by the two sets of books. Reconciliation is aimed to find out the reasons for disagreement of the two profits. The process involved in reconciliation of the profits, is the same as that of Bank Reconciliation Statement.

Reasons for Variation:

The various reasons for the disagreement in profits or loss shown by the two sets of books can be grouped under the following categories:

(1) Items included in one set of Accounts but not included in the other set:

There are certain types of items which are recorded in financial accounts but not in cost accounts and vice versa.

(2) Matters of Financial Nature:

There are a number of items which are of financial nature, not included in cost accounts; they are entered in financial accounts. This will lead to a difference in profit or loss.

Examples for these are:

The following items appear in financial books, but not in cost books:

(i) Purely Financial Incomes:

(a) Interest received on bank balance

(b) Profit on sale of fixed assets

(c) Interest on loan

(d) Share transfer fees

(e) Rent on sublet

(f) Dividends on investments

(g) Discount of commission received

(h) Brokerage received etc.

(ii) Purely Financial Charges:

(а) Loss on sale of fixed assets

(b) Interest and dividend paid

(c) Expenses of capital nature

(d) Donations

(e) Discount on shares/debentures

(f) Stamp duties

(g) Fines, penalties

(h) Damages payable

(i) Loss due to machinery scrap

(j) Cash discount etc.

(iii) Appropriation of Profits:

(a) Appropriation to Sinking Funds

(b) Dividends paid on Shares

(c) Interest paid on Debentures

(d) Taxes on incomes and profits

(e) Transfer to specific Reserves

(f) Amount written off, for example, goodwill, preliminary expenses, discount on Debentures, Expenses of Capital issue, etc.

(g) Excess provision against Depreciation etc.

(3) Matters Shown in Cost Account:

There are certain items which appear only in cost accounts and not in financial accounts:

(i) Notional Rent.

(ii) Depreciation on assets even when the value of them becomes negligible in the books.

(iii) Interest on capital employed in production but upon which no interest is paid.

(4) Under- or Over-Absorption of Overheads:

In cost account, the overhead rates are recovered at predetermined rates. In financial accounting the actual expenses, paid or due are shown. In costing books overheads are charged at predetermined rate or estimated rate, which may not be equal to the amount actually incurred. The difference falls under the head under- or over-absorbed overhead. Thus the two profits shown by the two books will differ.

(5) Abnormal Losses and Gains:

Abnormal gains or losses may be completely excluded from cost accounts but not from the financial accounts. In this case, costing profit or loss will differ from financial profit or loss. This leads to reconcile between the two. For examples, abnormal gain or loss, abnormal wastage, loss by fire or theft, cost of abnormal idle time, exceptional bad debts, etc.

(6) Valuation of Stock (Opening and Closing):

Materials, Work-in-progress, finished goods may be in stocks. For the purpose of financial accounts, the stocks are valued at cost price or market price, whichever is less. In cost accounts, they are valued at factory cost or prime cost bases. Since the adoption of different methods of valuation of stocks in the two sets of books, there arises a difference in the profits.

(7) Other Items:

It may be remembered that financial books represent actual state of affairs, whereas cost books represent only estimates, except prime cost. This estimation may be revised from time to time. For example, the amount of depreciation charged may be different in the two sets of books due to different methods of depreciation rates.

Need for Reconstruction:

Because of the reasons mentioned above, the profit shown by the two sets of books may be different. The profit shown by the financial books is shown in the Balance Sheet.

The reconciliation is useful because of the following reasons:

1. The process helps in checking the reliability of the sets of books.

2. Reasons for the variations of profit or loss can be known and they help to exercise internal control.

3. Coordination of cost office and accounts office is possible.

4. It facilitates in formulating policies—overheads, depreciation, stock valuation etc.

Procedure of Reconciliation:

The procedure is similar to Bank Reconciliation Statement. It may be prepared in the form of a statement or in the form of a memorandum reconciliation account. If the profit or loss shown by the cost books does not tally with the figures of financial books, the reconciliation may be made with profits (or loss) shown by the cost books or financial books. The statement is prepared by making additions or deductions of the items included in one set of accounts and not in the other set.

For example, items like loss of sale asset, obsolescence loss etc., are of financial nature; by debiting these items, the financial books show less profit and these items are to be added to the profits (financial books) to arrive at costing profits.

Additions or deductions, to and from the profits shall be explained briefly in the statement. If the given profit is less, then the find-out profit will be more, so add the difference to it. In the same way, if the given profit is more, then the find-out profit will be less, so deduct the difference from it.

Types of Problems:

1. If profit (or loss) on the basis of cost books and financial books is given in the question, then the profit is to be reconciled.

2. If profit as per one set of books is given, then the reconciliation is made with the profit, which is to be calculated first.

3. Preparation of reconciliation statement shall be done.

Memorandum Reconciliation Account:

The Memorandum Reconciliation Account can be prepared on the same pattern as a reconciliation statement, the only difference is that in the former Dr. Denotes “minus” and Cr. denotes “plus”. The profit as shown by the cost is shown on the right hand side. The under-recovered amount of expenses in cost accounts and the amount of expenses debited in financial accounts but excluded from cost accounts are shown on the left hand side of this account.

The over-recovered amount of expenses in cost accounts and incomes or gains credited in financial accounts but excluded from cost accounts are shown on the right hand side of this account. The memorandum reconciliation account is prepared on memorandum basis and not on the basis of the double entry system of book-keeping.


 

Legg Igjen Din Kommentar