Betydningen av planlegging i ledelse

Alt du trenger å vite om viktigheten av planlegging. Planlegging er en viktig og grunnleggende funksjon av ledelsen.

Ordnet prosedyre er mulig gjennom planlegging. Planlegging angir hvordan målene oppnås og forutser aktivitetene i god tid, dvs. planlegging bør skje før du gjør det.

I følge George R. Terry er “planlegging grunnleggende for de andre grunnleggende styringsfunksjonene som er organisering, aktivering og kontroll. Uten aktivitetene som er bestemt av planleggingen, ville det ikke være noe å organisere, ingen å aktivere og ingen grunn til å kontrollere. Dette synspunktet understreker viktigheten av planlegging i styringsprosessen. ”

Lær om viktigheten av planlegging i virksomhetsområdet, organisasjonen og ledelsen.


Betydning og betydning av planlegging i virksomhet, organisasjon og ledelse

Betydningen av planlegging - på administrasjonsområdet

Viktigheten av planlegging kan fremheves ved å diskutere fordelene det medfører og hva slags problemer som kan oppstå i dets fravær. Planlegging har mange grunner som støtter bruken og viktigheten av det innen forvaltning.

Betydningen nr. 1. Angi mål sluttprioriteringer :

Planleggingshjelpemidler til å sette mål og prioriteringer for lederne. Drucker (1954) anbefaler i sin teori om MBO at enhver leder skal få klare mål som skal oppnås. Strategisk planlegging resulterer i å sette strategiske mål, som koker ned til taktiske mål og siver ytterligere ned for å hjelpe til i driftsplanlegging. Planleggingshjelpemidler til å sette disse målene for alle ledere i organisasjonen og dermed leder ledere til å være fokusert på målene som skal oppnås.

I et praktisk scenario blir ledere overfylt med forskjellige aktiviteter hver dag. Det kan ikke være mulig for dem å vie like oppmerksomhet til alle disse aktivitetene som blir påtvunget dem. Dette fører til at de tenker rasjonelt og setter prioriteringer til disse aktivitetene i rekkefølgen av viktighet eller "verdiøkning" tilknyttet dem for å oppnå målene som er satt ut for dem. Noen aktiviteter kan bli presset til fremtidige tidsrammer eller kan bli delegert til underordnede hvis de anses som mindre verdi - tillegg til den aktuelle lederen (og hennes mål).

Betydningen nr. 2. Troverdighet Slutttillit til interessenter :

Planlegging øker faktisk troverdigheten og tilliten til interessentene i en organisasjon. Interessenter er mennesker som påvirkes direkte av en organisasjons aktiviteter, inkludert aksjonærer, ansatte, leverandører, kunder / klienter, etc. De må ofte overbevises av lederne om fordelene ved viktige handlinger som blir gjort av dem, som kan påvirke interessentene direkte.

Det er alltid enklere for lederne å ta interessentene med tillit ved å dele, utdype og formelle planer laget av dem i forhold til slike fremtidige viktige handlinger. For eksempel blir det hevdet at Tata ikke klarte å kommunisere samfunns- og rehabiliteringsplanene som ble laget av dem for bøndene som fortrenges på Singur (Vest-Bengal) for Nano-bilanlegget som tidligere var planlagt der (før flytting av det samme ble tvunget til Sanand i Gujarat av de agiterende bøndene i Singur).

Betydning nr. 3. Å bygge konsensus :

Planlegging hjelper med å bygge en enighet i organisasjonen ved å tilby en felles plattform for å sette mål for alle ledere. Målsettinger på høyere nivå som ender er direkte knyttet til målene på lavere nivå som et middel for å oppnå dem, og skaper således en middelkjede eller hierarki av mål. Dermed streber alle direkte eller indirekte for å oppnå de organisatoriske målene. Planlegging (og dens mål) fungerer således som en enkelt tråd (med formål) som binder hele organisasjonen.

Betydningen # 4. Innstilling og håndtering av forventninger :

Planlegging er også nyttig for å sette og styre forventningene på en realistisk måte. Målene som tildeles hver leder informerer henne om forventningene til organisasjonen fra henne. Mens du setter målene, bør lederens forventninger også tas med i betraktningen for å skape en synergi mellom organisatoriske (strategiske eller taktiske) mål / mål og individets mål.

Viktigheten # 5. Tildeling av ressurser :

Planlegging resulterer i optimal fordeling av ressurser. Planlegging hjelper tildele begrensede ressurser som personale, materiell og tid på en ryddig og systematisk måte i ulike typer aktiviteter. I mangel av planlegging er det økt sannsynlighet for at mange ressurser blir overfordelt mens andre ressurser forblir inaktiv, og dermed resulterer i sløsing med organisatoriske ressurser.

Betydningen nr. 6. Rammeverk for beslutningstaking :

Planlegging gir rammer for beslutninger. I utførelsen av forskjellige aktiviteter må ledere ofte ta beslutninger. Slike beslutninger er mye lettere å ta og er mindre utsatt for feil hvis de støttes av god planlegging gjort tidligere.

Dermed guider en velutviklet plan laget i fortiden en leder i å ta passende beslutninger i tilfelle uforutsette problemer som oppstår under implementeringen av noen handlinger. Planlegging hjelper beslutningstakere ved å gi retningslinjer og mål for fremtidige beslutninger. Planlegging kan bidra til å sikre at et sammenhengende sett med tiltak blir implementert som er i samsvar med verdiene og prioriteringene til beslutningstakeren.

Betydningen nr. 7. Aktuelle utfordringer og fremtidige problemer :

Planlegging krever at en leder tenker kritisk over aktivitetene som planlegges for å løse aktuelle utfordringer og samtidig unngå fremtidige problemer. Denne proaktive tilnærmingen hjelper til med å overvinne ikke bare de nåværende utfordringene, men ber også lederne om å finne ut mulige hindringer i fremtiden og måter å unngå det samme på.

Betydning nr. 8. Koordinering :

Planlegging forbedrer koordinasjonen på en stor måte. I følge Drucker (1954), bør målene som er satt for hver leder, spesifisere hvilke ytelser som forventes å bli generert av lederens egen ledelsesenhet, hvordan hans enhet kan hjelpe andre ledelsesenheter i å oppnå sine mål, og sist, men ikke minst, hvilken hjelp lederen kan forvente av andre enheter i å oppnå sine egne mål.

Kort sagt, vektleggingen fra begynnelsen bør være på teamarbeid og teamresultater. Dermed forbedrer planleggingsprosessen som starter fra å sette mål, kameraderiet og en følelse av teamarbeid.

Betydning nr. 9. Tidsstyring :

Planlegger hjelpemidler til å styre tiden effektivt på en del av ledere. Tid er kanskje den viktigste ressursen for lederne, som blir fortært med konstant hastighet. Riktig utnyttelse av tid fra ledere til verdiskapende aktiviteter ville selvfølgelig være mest ønsket. Dette er bare mulig når ledere planlegger aktivitetene på dagen ved å sekvensere oppgaver med høyere prioriteringer, mens de skyver ned oppgavene med lav prioritet til underordnede eller fremtidige perioder.

Betydningen nr. 10. Kontrollmekanismer :

Sist, men ikke minst, letter planlegging kontrollmekanismer. Planlegging hjelper en leder med å utøve mer kontroll i en situasjon, etablere mål proaktivt og vurdere beredskaper. Planlegging kan bidra til å kvantifisere mål og etablere et middel for å måle suksess.

En tilbakemeldingssløyfe (en form for kontrollmekanisme) fungerer som et middel til å evaluere den faktiske ytelsen mot planlagt ytelse av et produkt eller en tjeneste produsert av organisasjonen. Planlegging og kontroll sies med rette å være de siamesiske tvillingene til ledelsen.


Betydningen av planlegging - i forretningsvirksomhet

1. Ta vare på fremtidig aktivitet:

Planleggingen er basert på prognoser om fremtiden. I tillegg til å vurdere fremtiden, sørger det for beredskap. Dermed reduserer prognoser usikkerheten og den påfølgende risikoen i virksomheten. Selv om det oppstår usikkerheter, er virksomheten godt rustet til å møte eventualitetene med hell. Med andre ord, en advarsel virksomhet er underarmed.

2. Retning til ansatte:

Målene som er satt i planprosessen hjelper de ansatte til å vite hva de skal oppnå; på hvilken tid; til hvilken pris og etter hvilken prosess. Dermed inspirerer klarhet i mål fra de ansatte til å bidra produktivt til måloppnåelse. I mangel av klar planlegging, ville ansatte kaste bort tid og energi på uproduktive sysler i organisasjonen.

3. Forenkle kontroll:

Kontrollfunksjonen forutsetter eksistensen av planleggingsfunksjon. Det kan ikke utføres uten planlegging. Målene som er satt i planprosessen representerer standarder for ytelse som er kjernen i kontrollfunksjonen. Dermed blir evaluering av ytelse gjort gjennom kontrollfunksjonen på hele målene som er satt under planleggingsfunksjon. Dermed er planleggingsfunksjon frø for kontrollfunksjon.

4. Tilrettelegging for samordning:

Målene, retningslinjene og programmene til forskjellige avdelinger / divisjoner / segmenter er fastsatt i planprosessen. Hvert segment bestemmer i sin tur målene som skal oppnås av hver enkelt som arbeider der. Når alle avdelingene prøver å oppnå de respektive mål innen den fastsatte tiden, oppnås det overordnede målet for bedriften. Dermed fungerer planen som grunnlag for en ordnet integrering av bidrag fra ulike segmenter. Ellers kan ikke koordineringsfunksjon utføres.

5. Effektiv utnyttelse av ressurser:

Hver enkelt person og avdeling blir gjort kjent gjennom objektiv innstilling i planleggingsprosessen hva den skal oppnå på en gitt tidslinje ved å bruke ressursene på kommando. Det er derfor ikke rom for sløsing av ressurser i organisasjonen som går på et klart planlagt spor.

Dessuten er det optimal utnyttelse av ressursene der. De forskjellige planformene som politikk, prosedyrer, program, strategibudsjetter og så videre minimerer ressurssvinn i ubetydelig grad. Uten planleggingsprosess er effektiv utnyttelse av ressursene derfor uaktuelt.

6. Nurturing kreativitet:

Planlegging er en intellektuell øvelse. Det innebærer å forutse fremtiden, bestemme målene, velge det beste handlingsforløpet for å oppnå et ønsket resultat, etc. Det gir mange muligheter for planleggere å tenke ut av boksen og revurdere den eksisterende handlingen. Dermed utfordrer hver aktivitet i planleggingsprosessen planleggerne.

Som et resultat identifiseres nye produkt eller prosess forbedrede versjoner av eksisterende produkt eller nye muligheter. Det utformes strategier for å møte beredskap som sannsynligvis vil komme ut av planene som er laget. Alle disse gir fôr til den kreative trangen fra planleggere.

7. Respons på stadig skiftende miljø:

Styring av endring er basert på planlegging. Planlegging gjør det mulig for ledelsen å holde seg oppdatert på den siste utviklingen som sannsynligvis vil påvirke fremtiden og iverksette passende og betimelige tiltak for å håndtere dem. Ingen organisasjoner kan ta tak i konsekvensene fra usikker fremtid uten skikkelige beredskapsplaner. Dermed styrker planlegging en organisasjons muligheter, for å takle et miljø som er i rask endring.

8. Forbedre den generelle effektiviteten:

Riktig ressursutnyttelse, felles og rettet innsats av menneskelige eiendeler, høyere kapasitet til å håndtere endringer som oppstår fra dynamisk miljø, samarbeid med ansatte, valg av beste alternativ og så videre som er fordelaktig utfall av planlegging, gir organisasjonen mulighet til å være effektiv i alt dens funksjonelle aspekter.

9. Samarbeid mellom vinneransatte:

Hver eneste ansatt i et planlagt arbeidsmiljø kjenner jobbene som skal utføres, og tidslinjen som arbeidet skal utføres i. Dessuten letter planlegging effektiv delegering av myndighet til å handle, fjerne kommunikasjonshull og sikre villig samarbeid fra arbeidsgivere. Det gir ansatte en følelse av engasjement, engasjement og teamånd.

10. Aktivering for å møte konkurranse:

Planlegging gir et foretak mulighet til å beskytte seg mot hard konkurranse. Intelligent prognosering av markedstrend, strategisk prissetting, distribusjon og markedsføring, effektiv produktplanlegging og så videre hjelpe bedriften med å møte og slå konkurrentene.


Betydningen av planlegging

1. Tydelige, spesifikke og oppnåelige mål:

Planlegging sikrer effektiv gjennomføring av planer og retning av innsatsen. Svært ofte er ikke målene og målene spesifikke. Som et resultat avviker de faktiske aktivitetene som ble utført fra den ønskede banen, noe som fører til bortkastet innsats og ineffektivitet. Før planer trekkes, er det viktig at mål eller mål som skal oppnås må være klart definert. Planleggingsøvelsen gjør målene klare og spesifikke fordi den begynner med bestemmelse av mål og dermed hjelper det med å oppnå de organisatoriske målene.

2. Meningsfulle aktiviteter:

I prosessen med planleggingen blir handlinger meningsfylte i den forstand at ansatte og ledere vet hvordan deres aktiviteter forholder seg til organisatoriske mål. De viktigste bekymringene ved egen virksomhet er i forhold til andre aktiviteter. Alle er bevisste på sin egen hjelp til å oppnå organisatoriske mål. Dette fungerer som en motiverende kraft, og oppmuntrer de ansatte til å jobbe hardere.

3. Reduserte usikkerhetsrisikoer:

Med riktig planlegging sørger ledere for slike usikkerheter som bidrar til å redusere risikoen for usikkerhet. Dette inkluderer kikking inn i fremtiden for å forutsi usikkerhet.

4. Sikrer koordinering og samarbeid:

Planlegging hjelper i koordinering av de forskjellige aktiviteter, avdelinger og grupper. Det legges opp planer på forhånd om at hva som skal gjøres, av hvem og når. Planlagt aktivitetsprogram fungerer som grunnlag for å harmonisere innsatsen til forskjellige divisjoner, avdelinger og personer.

Planlegging hjelper ledelsen med å motivere den enkelte til å oppnå felles mål eller mål. Planlegging gir veldefinerte mål, enhet av retning, godt publiserte retningslinjer, prosedyrer og programmer. Alle disse er med på å få fullt samarbeid og koordinering, som følgelig unngår duplisering av arbeid og konflikter mellom avdelingene.

5. letter beslutningstaking:

Planlegging innebærer hovedsakelig å identifisere de forskjellige alternative handlingsforløpene, evaluere dem og velge det beste alternativet. Planlegging letter denne prosessen. Uten planlegging kan beslutninger føre til uønskede resultater og lede aktiviteter mot usikre mål.

6. Fremmer kreativitet:

En kreativ tenking og innovasjon av nye driftsmetoder, i tillegg til å utvikle nye ideer som fører til vekst og velstand for virksomheten. I planleggingsprosessen har ledere mulighetene til å foreslå måter og virkemidler for å forbedre ytelsen og oppnå høyere mål. Det er en utfordring før ledelsen ikke bare å løse fremtidige problemer, men også å utnytte gunstige forhold maksimalt.

7. Grunnlag for kontroll:

I mangel av planlegging kan det ikke være noen kontroll fordi evaluering av ytelse mot forhåndsbestemte mål er basis for kontroll. Planlegging gir standardene som den faktiske prestasjonen blir sammenlignet med. Avvik fra faktiske resultater fra standardene indikerer arten av nødvendig korrigerende handling. Derfor kan planlegging sies å gi grunnlaget for kontroll med standardytelsen.

8. Planlegging fører til økonomi og effektivitet:

Planer og programmer viser nøyaktig hvordan forskjellige oppgaver skal brukes til formålet. Tilgjengeligheten av forhåndsinformasjon om slike forhold fører til økonomi.

9. Sikrer bedre utnyttelse av ressurser:

Planlegging bestemmer hva som skal produseres og hvordan man skal produsere. På grunn av dette er det muligheten for å utnytte ressursene effektivt.

10. Motiverer ansatte:

En god plan oppmuntrer de ansatte i en organisasjon og gir dem en følelse av effektiv deltakelse. Planlegging gjør den ansatte klar over hva organisasjonen ønsker å oppnå og motiverer de ansatte til å hjelpe organisasjonen i å oppnå den.

11. Utvikler rasjonalitet blant ledere:

Ledende ansatte legger tankene sine i blått trykk. Disiplinert tenking av ledere er rettet opp gjennom formell planlegging. På denne måten bringer planlegging rasjonell tenkning og tilnærming blant ledere.

12. Forhindrer skikkelig dom:

Vi kan analysere et problem gjennom en plan og vurdere alternativene, før vi tar en god beslutning. Det er mulig å planlegge på forhånd for hva som skal gjøres og hvordan det skal gjøres. Denne prosessen unngår forhastet skjønn.

13. Fremme vekst og forbedring:

Planlegging setter en standard for å kontrollere formål. Så unødvendige og målløse aktiviteter unngås. Planlegging hjelper til med vekst og forbedring av et individ og organisasjonen.

14. Forbedrer konkurransestyrken:

Konkurransekraft styrkes med en ny serie med produkter, endringer i kvalitet og størrelse på produktet, utvidelse av anleggets kapasitet og endringer i arbeidsmetoder. Dette fordi planlegging hjelper de ansatte til å unngå unødvendig innsats og redusere svinn. Hva som skal gjøres, hvordan og når er spesifisert i planene. Derfor er det ikke noe rom for å bruke prøve- og feilsøkingsmetoder. Dette fører også til effektivitet i driften. Etter hvert oppnås den forbedrede konkurransekraften gjennom planlegging og målbevisste motiver.


Betydningen av planlegging - med grunner

Planlegging er en viktig og grunnleggende funksjon av ledelsen. Ordnet prosedyre er mulig gjennom planlegging. Planlegging angir hvordan målene oppnås og forutser aktivitetene i god tid, dvs. planlegging bør skje før du gjør det.

I følge George R. Terry er “planlegging grunnleggende for de andre grunnleggende styringsfunksjonene som er organisering, aktivering og kontroll. Uten aktivitetene som er bestemt av planleggingen, ville det ikke være noe å organisere, ingen å aktivere og ingen grunn til å kontrollere. Dette synspunktet understreker viktigheten av planlegging i styringsprosessen. ”

Mangelfull planlegging og mangelfull planlegging fører til svikt i organisasjonen. Alle vet at ingen aktiviteter kan utføres i en organisasjon uten planlegging. Riktig planlegging koordinerer aktivitetene til forskjellige seksjoner av mennesker som jobber i en organisasjon. I følge Earnest C. Miller, "prøver ledelsesplanlegging å oppnå en konsistent, koordinert driftsstruktur med fokus på ønsket mål. Uten planer må handlingen bare være tilfeldig aktivitet og ikke produsere kaos. ”

Forretningen må jobbe under usikre og stadig skiftende forhold. Det er veldig vanskelig å fortsette virksomheten under slike situasjoner. Effektiv planlegging kan forutse de usikre hendelsene og bidra til å forberede arbeidsstyrken til å møte situasjonen for å overleve. George R. Terry har med rette sagt at "Planlegging er grunnlaget for mest vellykkede handlinger fra enhver bedrift."

Planlegging hjelper forretningsmannen med å få tidlig suksess. Suksess uten planlegging er nesten umulig i virksomheten.

Så planleggingsfunksjonen er veldig viktig på grunn av følgende årsaker:

1. Å administrere etter mål:

Alle organisasjonens aktiviteter er designet for å oppnå de innrammede målene. Planlegging får imidlertid organisasjonen til å fokusere på målene for tidlig oppnåelse.

2. Konverter usikkerhet til sikkerhet:

Fremtiden er full av usikkerheter. Disse usikkerhetene kan bli forutsagt gjennom prognoser. Deretter gir planleggingen nødvendig bestemmelse for å møte usikkerhetene. Dessuten evaluerer planlegging det alternative handlingsforløpet for kontinuerlig vekst og velstand i organisasjonen.

3. Økonomi i drift:

Planlegging velger et av de tilgjengelige alternativene som vil bidra til å gi de beste resultatene til minimumskostnader.

4. Hjelp til koordinering:

Koordineringen oppnås av ledelsen gjennom planlegging, godt publiserte retningslinjer, programmer og prosedyrer. Så, planlegging hjelper også ledelsen med å få koordinering. I følge Koontz og O'Donnell er "planer utvalgte kurs som ledelsen ønsker å koordinere gruppeaksjon på."

5. Å takle økende kompleksiteter av virksomheten:

For tiden er det behov for mange mennesker med forskjellige kvalifikasjoner for å drive en bedrift. Dette gjør det nødvendig for ledelsen å planlegge forretningsvirksomheten tydelig om hvem som skal gjøre, hva som skal gjøres, hvor skal gjøres, når det skal være og hvordan det skal gjøres.

6. Effektiv kontroll:

Kontroll er bare nødvendig når det er et avvik i den faktiske ytelsen fra den planlagte ytelsen. I mangel av en plan, er det ingen standarder å sammenligne. Med enkle ord er planlegging uten kontroll ubrukelig og kontroll uten planlegging er umulig. HG Hicks har sagt at “Planlegging er helt klart en forutsetning for effektiv kontroll. Det er helt tåpelig å tenke at kontrollering kan utføres uten planlegging; uten planlegging er det ingen forhåndsbestemt forståelse av ønsket ytelse. ”

7. Effektiv utnyttelse av ressurser:

Planlegging innebærer å bestemme i forkant av forretningsvirksomheten. Deretter fullføres forretningsvirksomheten uten forsinkelse. Det fører til effektiv utnyttelse av ressursene på den billigste og på beste måte.

8. Unngå forretningsfeil:

Planlegging inkluderer valg av beste objektiviteter, konvertering av usikkerhet til sikkerhet, økonomi i drift, koordinering, møte kompleksitetene, effektiv kontroll og effektiv utnyttelse av ressursene og unngå forretningsfeil.


Betydningen av planlegging - i ordene til Drucker, Koontz og O'Donnell

Planlegging er en av de viktigste teknikkene for prosjektledelse og tidsstyring. Planlegging forbereder en sekvens av tiltakstrinn for å oppnå et bestemt mål. Hvis du gjør det effektivt, kan du redusere mye nødvendig tid og krefter for å oppnå målet.

I ordene til Koontz og O'Donnell, "uten planlegging, blir virksomheten tilfeldig og beslutningene blir meningsløse ad-hoc valg".

Drucker påpeker at en 'leder som jobber uten planlegging bør prøve å leve uten overskudd'.

1. Å fokusere oppmerksomhet på mål:

God og effektiv ledelse er styring etter mål. Et foretak uten noe mål er som en reise uten destinasjon. Ingen organisasjoner kan lykkes uten å være klar over målene. Valg av sti samt vurdering av prestasjoner vil avhenge av målene som er skissert for en virksomhet. Planlegging tvinger lederne til å utarbeide en 'blåkopi' av handlingsforløpet som skal forfølges for å oppnå organisasjonens mål.

Planlegging hjelper til med å unngå interne konflikter mellom de forskjellige handlingsløpene. Det gir en høyere grad av orden og rasjonalitet i organisasjonen. Det reduserer målløs aktivitet og gjør handlingen målrettet. “Hvis du ikke vet hvor du skal, vil ingen vei komme deg dit”.

2. Å ta vare på fremtidens usikkerhet og endring:

Planlegging krever fremsyn fra virksomhetsleder. En god plan gir for og ivaretar alle fremtidige usikkerheter, og minimerer dermed forretningsrisiko. Planlegging forutser fremtidige hendelser og setter handlingen for å kontrollere disse hendelsene til ens fordel.

Prognosering er et viktig element i prosessen med planleggingen. Det oppfordrer lederen til å handle med initiativ og skape situasjoner som er gunstige for organisasjonen. Planlegging gjør det mulig for ledelsen å konstruktivt benytte seg av nye muligheter.

3. Sikre sammenhengende og konsistente avgjørelser:

Planlegging er et bolverk mot å ta impulsive hurtigbeslutninger fra ledere om store spørsmål av interesse for organisasjonen. Det gir de nødvendige retningslinjene for beslutnings- og handlingsinitiativ på et sammenhengende og konsekvent grunnlag på lavere ledernivå.

4. For å sikre økonomi i drift:

Planlegging fokuserer på effektivitet og økonomi i drift. Planleggingen tar sikte på å eliminere alt avfall fra produksjonsprosessen. Det erstatter kaos, forvirring og uorden ved samarbeid og koordinering. Det eliminerer duplisering og overlapping av innsatsen. Det sikrer optimal utnyttelse av knappe ressurser. Planer fungerer som pålitelige samlingspunkter for organisasjonsdeltakerne for å kanalisere energiene sine mot meningsfulle mål.

5. Slik gjør du kontrollen effektiv:

Planlegging og kontroll er uatskillelige. Kontroll er umulig uten planlegging, akkurat som planlegging er meningsløs uten kontroll. Planlegging gjør det mulig for lederen å sammenligne den faktiske ytelsen med den ønskede ytelsen: Planer fungerer som standarder for evaluering. En planlegging gir benchmarks og standarder for å overvåke, måle, evaluere og kontrollere ytelsen til organisasjonsdeltakere og de forskjellige produktive systemene innen opprinnelsen. Planlegging gir retning til tilfeldig bevegelse.

6. For å forbedre motivasjon og moral:

Planlegging motiverer arbeiderne og forbedrer moralen. Den definerer virksomhetens mål og gir passende kommunikasjonsmidler i hele organisasjonen. Det letter delegering av autoritet og hjelper ledere med å sørge for konsekvent, aggressiv og selvsikker ledelse.

En plan er som et kart. Når du følger en plan, kan du alltid se hvor mye du har kommet frem mot prosjektmålet ditt og hvor langt du er fra destinasjonen. Å vite hvor du er er avgjørende for å ta gode beslutninger om hvor du skal gå eller hva du skal gjøre videre.

En annen grunn til at du trenger planlegging er igjen 80/20-regelen. Det er godt etablert at for ustrukturerte aktiviteter gir 80 prosent av innsatsen mindre enn 20 prosent av det verdifulle utfallet. Du bruker enten mye tid på å bestemme hva du skal gjøre videre, eller så tar du mange unødvendige, upokuserte og ineffektive skritt.

Planlegging er også avgjørende for å møte dine behov under hvert tiltakstrinn med tid, penger eller andre ressurser. Med nøye planlegging kan du ofte se om du på et tidspunkt sannsynligvis vil få et problem. Det er mye lettere å justere planen din for å unngå eller jevne ut en kommende krise, i stedet for å håndtere krisen når den kommer uventet.


Betydningen av planlegging - i en organisasjon

I det dynamiske og skiftende miljøet planlegger organisasjonen vekst og overlevelse.

Viktigheten av lydplanlegging er som under:

1. Oppnåelse av organisatoriske mål:

Planlegging hjelper organisasjonen med å nå sine mål. Det gir veien for å oppnå organisatoriske mål med minimalt sløsing med penger og energi. Det bro mellom gapet mellom ønsket og faktisk posisjon.

2. Reduksjon av usikkerhet og risiko:

Planlegging kan ikke eliminere usikkerhet og endring, fordi de er uunngåelige. Men planlegging gjør at enhver organisasjon kan takle usikkerhet og forberede seg på å møte de uventede hendelsene. Dermed er planlegging nyttig for å redusere usikkerhet og risiko.

3. letter beslutningstaking:

Beslutningsprosesser er prosessen med å velge et handlingsforløp fra to eller flere alternativer. Planlagte mål letter kriteriene for evaluering av forskjellige handlingsforløp og velger det beste alternativet. Planlegging innebærer prognoser for fremtidige forhold, noe som er nyttig i god planlegging. Slik planlegging kan forhindre forhastede beslutninger og tilfeldige tiltak.

4. Gir grunnlag for kontroll:

Planlegging rammer standarder for ytelse som den faktiske ytelsen kan måles mot. En sammenligning av ytelse med ønsket resultat er med på å identifisere avvikene og fjerne avvikene for å lage bedre planer for fremtiden. Derfor er planlegging grunnlaget for kontroll.

5. Forbedrer effektiviteten av driften:

Planlegging innebærer valg av beste handlingsforløp. Det bidrar til å oppnå optimal utnyttelse av tilgjengelige ressurser og eliminere alle typer avfall. Planlegging er grunnlaget for den mest vellykkede driften av enhver organisasjon. Det gjør den totale oppgaven med å administrere mer effektiv og effektiv. Det forbedrer konkurranseevnen til en organisasjon ved å redusere kostnadene for driften.

6. Hjelper i koordinering:

De forskjellige kreftene på jobb integreres av planlegging. Alle aktiviteter og ressurser i organisasjonen eller henger sammen med god planlegging. Det er også nyttig når det gjelder interne forhold og prosesser til eksterne hendelser og krefter. Det harmoniserer aktivitetene og innsatsen til forskjellige avdelinger og divisjoner i organisasjonen.

7. Fremmer innovasjon og kreativitet:

Innovasjon og kreativitet er veldig avgjørende for kontinuerlig vekst og jevn velstand for virksomheten. Det kreves kontinuerlig overvåking av miljø for nye ideer og utvikling i planleggingen. Planlegging fremmer nye ideer, nye produkter og nye forhold og fremmer innovasjon og kreativitet.

8. Guider om følelse av retning:

Menneskelig innsats blir rettet mot bestrebelser ved planlegging som bidrar til oppnåelse av mål, noe som betyr mer arbeid og mer ordnede aktiviteter skyldes planlegging. Det bro mellom gapet mellom vår nåværende og ønsket posisjon.


Viktigheten av planlegging - med fordeler

Planlegging er en essens i å utføre en aktivitet. Planlegging av planer er en omfattende øvelse. Planlegging gir retning og reduserer risikoen for usikkerhet ved å forutsi aktiviteter som skal gjøres i fremtiden.

La oss diskutere viktigheten eller fordelene ved planlegging:

1. Planlegging gir veibeskrivelse:

Planlegging gir veibeskrivelse for handlinger til hele organisasjonen ved å -

Jeg. Definere tydelig organisatoriske mål og mål.

ii. Angir på forhånd hvordan arbeid skal gjøres.

iii. Gjøre ansatte bevisste på hva de må gjøre for å oppnå organisatoriske mål.

iv. Tilrettelegge for koordinering mellom enkeltpersoner og avdelinger i organisasjonen.

Dermed sikrer planlegging at alle ansatte jobber i ønsket retning og oppnår de ønskede målene for organisasjonen.

2. Planlegging reduserer risikoen for usikkerhet:

Planlegging reduserer risikoen for usikkerhet med -

Jeg. Gjør det mulig for ledere å se fremover og forutse endringer

ii. Angi på forhånd hvordan arbeid skal gjøres og hjelpe ledere med å forberede seg på å takle endringer og usikre hendelser.

iii. Utvikle ledersvar på forventede endringer.

3. Planlegging reduserer overlappende og kaste bort aktiviteter:

De overlappende og avfallsrike aktivitetene reduseres fordi planlegging -

Jeg. Koordinerer aktivitetene og innsatsen til forskjellige avdelinger, divisjoner og enkeltpersoner.

ii. Reduserer forvirring og misforståelser ved å på forhånd oppgi hvordan du skal jobbe.

iii. Sikrer at det er tydelighet i tanker og handlinger for en jevn funksjon av forretningsaktiviteter.

iv. Eliminerer overflødige aktiviteter, oppdager, ineffektivitet eller iverksetter tiltak for å rette dem.

4. Planlegging fremmer innovative ideer:

Planlegging som hovedfunksjon sikrer at -

Jeg. Nye ideer utvikles mens man utarbeider konkrete planer

ii. Fremtidig handlingsforløp er gjennomtenkt med bedre ideer og bedre metoder og prosedyrer for å oppnå organisatoriske mål.

5. Planlegging letter beslutningen:

Planlegging hjelper ledere å -

Jeg. Sett mål og forutsi fremtidige forhold.

ii. Evaluer ulike alternative handlingsforløp og velg et best mulig handlingsforløp.

iii. Ta rasjonelle og gjennomførbare beslutninger etter sammenligning og evaluering av ulike alternativer.

6. Planlegging fastsetter standarder for kontroll:

Planlegging forenkler måling av de ansattes faktiske resultater ved -

Jeg. Sette mål og bestemme hvordan arbeidet skal gjøres.

ii. Predetermining goals or targets, which may be considered as standards to compare employees' actual performance.

iii. Facilitating comparison of standard performance with actual performance to check efficiency of each department, division and individual.

iv. Helping managers to take corrective actions in case of any deviations from set plans.

From the above discussions, we can conclude that planning being the primary function of management provides guidelines or directions for achieving organisational goals, prepares managers to look ahead and anticipate changes, plan appropriate steps to deal with uncertainties and rational decision-making after evaluating several alternative courses of action. Thinking in advance increases scope of newer ideas, elimination of overlapping and detection of useless activities.


Importance of Planning – Views of Henry Fayol

Planning is an indispensable activity in globalised modern organisations. Without sound and proper planning, the affairs of any enterprise are most likely to be haphazard. There may be repetition of certain activities, wastage of money, time, efforts and resources. Objectives and goals would not be achieved in time. In short, without plans, action becomes merely random activity, producing nothing but chaos. Therefore, planning is a must to achieve consistent and co-ordinated structure of operations focused on desired objectives.

Henry Fayol has explained the significance of planning as a function of management in the following words – “The maxim of Managing means looking ahead. It gives some idea of the importance attached to planning in the business world and it is true that its foresight is not the whole of management. It is an essential part of it. The plan of action, at one and the same time, is the result envisaged, the line of action to be followed, the stages to go through and the methods to use.”

An efficient system and planning enable a business enterprise to achieve the following advantages or benefits:

Importance # 1. Concentrates on Objectives:

Basic feature of planning is its relation with organisational structure. All the operations are planned to achieve the organisational objectives. Planning facilitates the achievement of objectives by focusing attention on them. It provides clear definition of objectives so that the most appropriate alternative course of action is chosen.

In absence of planning, there is a danger that Manager and other members of the organisation may get lost in the maze of routine activities and lose sight of the broad objectives, for the achievement of which, the organisation is established. Thus it protects the management from being the victim of means-becoming ends in themselves.

Importance # 2. Reduction of Uncertainty:

Future is always unpredictable and always full of uncertainties. A business concern has to function in these uncertainties. It can operate smoothly and successfully, if it is able to predict the uncertainties. Some of the uncertainties can be predicted by undertaking, systematic forecasting.

Thus, planning helps in foreseeing uncertainties which may be caused by changes in technology, fashion and taste of people, government policies, rules and regulations, market conditions etc. Collecting such information provides a better understanding of what is likely to happen in the future and how an organisation should react, if different conditions crop up.

Importance # 3. Co-Ordination:

It is one of the basic features of planning that it is related to the organisational objectives. All the operations are planned to achieve the organisational objectives. Planning facilitates their achievement by focusing attention on them. Good plans unify the inter-developmental activities and clearly lay down the area of freedom in the development of various sub-plans.

Various activities are performed by different departments. Various department work in accordance with the overall plans of the organisation. Thus there is harmony in organisation and duplication of efforts and conflict of jurisdictions are avoided.

Importance # 4. Economy in Operations:

Planning ensures economical operations because of emphasis on efficiency. Since planning involves the selection of the best possible courses of action, it is implied that best results would be achieved at the least possible cost.

Importance # 5. Planning Facilitates Control:

Planning and control are inseparable in the sense that unplanned action cannot be controlled because control involves keeping activities on the predetermined course and by rectifying deviations, if any, from plans. Planning helps control by furnishing standards of performance.

Importance # 6. Encouragement to Innovations:

Planning helps innovative and creative thinking among the managers because many new ideas come to the mind of a manager during planning. It creates a forward looking attitude among the managers.

Importance # 7. Increase in Competitive Strength:

Effective planning gives a competitive edge to the enterprises over other enterprises that do not have planning or have ineffective planning. Thus, planning may involves expansion of capacity, changes in work methods, changes in quality, anticipation of tastes and fashion of people and technology changes etc.

Importance # 8. Planning Focuses on the Future Directions, Values and Sense of Purpose:

Continuous planning by management shows precisely what the enterprise wants to achieve in a given period as well as how it intends to accomplish the predetermined objectives. The organisation knows its present position and also where it wants to go. Basic objectives indicate the direction of growth.

Importance # 9. Planning Provides a Unifying Decision Making Frame-Work:

Every company has a number of functional departments, such as production, finance, marketing, personnel etc. Departmental managers must develop their own functional strategy or departmental direction. Without an overall corporate plan, there will be confusion and chaos.

With a clear, effective master plan, each department knows what it must do to contribute to the achievement of company goals. And thus all the departments would work in unity to achieve common corporate goals. Eventually planning improves the decision making process in the organisation.

Importance # 10. Planning Helps to Identify Potential Opportunities and Threats:

Peter Drucker has pointed out that planning cannot completely eliminate the risk and uncertainties of the decisions in long term planning. But, it can certainly help to identify the potential opportunities and threats and at least minimise the risk or uncertainties.

A plan is based on concrete and reliable information both about internal and external environments and our sole aim is to secure a balance between our resources and our customer needs in order to offer maximum customer satisfaction. Objectives are set on the basis of inside and outside environmental forces revealing opportunities and threats.

Importance # 11. Keeps the Business Organisation Dynamic:

Need for planning is arisen from constant changes, in economic, social, political, technological and cultural fields. Therefore, these changes must be noted and their influence must be given consideration in the plans and policies from time to time. A business enterprise and its surrounding environments are mutually interdependent and interacting with each other, continuously.

A business enterprise lives in the world of resources, opportunities and limits. It can survive and grow only when it continuously adapts and responds in time to environmental changes. Change is the essence of life. If, there is anything constant, it is the change.

We are living in a dynamic world. Change also implies progress. Management through comprehensive business planning can anticipate, meet and adopt creativity to ever changing environmental conditions and demands. Planning aids the manager to assure the survival of the organisation under keen competition and changing environments.

Importance # 12. Planning Provides Performance Standards:

Ideal plan clearly specifies the targets to be reached. For example – If a standards production of one lac units of certain article during a specific period is prescribed, it, therefore, becomes imperative to achieve this target. Secondly if rate of return on shareholders' investment is determined to be doubled within five years, the organisation has to work in that direction. The performance of a company is measured and controlled on the basis of such a specific performance standard.


Importance of Planning – Various Reasons to Suggest Why Planning is so Important to an Organisation

At this juncture, when the nature of planning and the steps involved in the planning process, to ask oneself the importance of planning may appear to be an academic question. However, it would be a gross simplification to suggest that most managers know the importance of rational and scientific planning.

How many believe and realise the importance of planning is evident from the fact that even today, when we have a plethora of management literature on planning, control, etc., we have countless instances of enterprises buckling down under sudden and unforeseen pressures and going out of business.

This is not always because of faulty planning but due to lack of proper planning. Such enterprises fail to cope with the pressures because of the manager's belief in management by crisis. Instead of anticipating future problems and thinking in advance of the ways and means to tackle them, they believe in making decisions in a hand-to-mouth fashion in a frantic bid to tide over the crisis.

Besides the fact that planning helps bring orderliness and increases organisational efficiency, there are various reasons to suggest why planning is so important to an organisation.

Some of these reasons are given below:

(a) To Minimise Uncertainty:

The future is seldom certain. This makes planning imperative for all managers. With a business environment so dynamic and full of possible changes, no manager can afford to relax once the enterprise's objectives are set. Obviously, he must constantly watch the developments and plan its activities well in advance.

Even when the future in certain and changes are discernible, the manager involves himself in some sort of planning by way of evaluating and selecting the most promising courses of action.

(b) Planning Brings Greater Economy in Operations:

By focusing on the objectives and selecting a course of action that would help attainment of objectives at the least cost, planning brings greater economy in operation. Be if the production departm ent or the service department or for that matter, any department of the organisation, by ensuring correct action, planning helps the effective utilisation of capital, material and manpower resources.

(c) Planning makes Effective Control Possible:

Planning and control are like the Siamese twins. One cannot survive without the other. A manager cannot monitor and control what is not planned. Thus, planning helps the manager to evaluate performance of the subordinates by providing him the yardstick by which he can measure it and take timely and correct action.

(d) Planning Helps in Management by Objectives:

Way back in 1954, Peter F. Drucker said- “Today, one can hardly deny the benefits that organisation accrues by setting clear-cut objectives. And it is through the planning function that the manager focuses his attention on the formulation of objectives.”

Through planning, therefore, the manager evolves a clear-cut action pattern for the accomplishment of the plan objectives.


 

Legg Igjen Din Kommentar