Planleggingsprosess: 11 store trinn for planlegging (med diagram)

Alt du trenger å vite om trinnene som er involvert i planleggingsprosessen. Planlegging er en prosess som omfatter en rekke skritt som skal tas. Det er en intellektuell øvelse og en bevisst bestemmelse av handlingsforløp.

Derfor krever det en alvorlig tanke på flere faktorer som er nødvendige for å bli vurdert i å lage planer. Fakta blir samlet og analysert, og det beste av alt blir valgt og vedtatt.

Planleggingsprosessen innebærer å sette opp forretningsmål og fordeling av ressurser for å oppnå dem.

Planlegging avgjør fremtidig handlingsforløp for å utnytte ulike ressurser på en best mulig måte.

Trinnene som er involvert i planleggingsprosessen er:

1. Å være klar over muligheten 2. Etablere mål 3. Utvikle lokaler 4. Fastsette alternative kurs 5. Evaluering av alternative kurs 6. Velge det beste alternativet

7. Utforme avledede planer 8. Oppsummering av planer ved budsjettering 9. Gjennomføring av planen 10. Sikring av medarbeideres deltakelse 11. Justeringer og oppfølging av planen.


Planleggingsprosess: 11 viktige trinn for planlegging i organisasjoner

Trinn involvert i planleggingsprosessen - I følge Koontz og O'Donnell

Planlegging bestemmer på forhånd hvilke handlinger og ressurser som kreves for å nå et mål. Formell planlegging er en systematisk prosess.

Koontz og O'Donnell viser følgende trinn i prosessen (se figur 5.1):

Trinn # 1. Å være klar over muligheten:

I løpet av denne fasen skaper ledere et fundament som de vil utvikle planene sine fra. De analyserer nåværende tilstand og ser foreløpig på mulige fremtidige muligheter. De undersøker organisasjonens styrker og svakheter. Clemens og Mayer uttaler: "Jo lenger du ser tilbake, jo lenger kan du se fremover." Ledere på dette punktet må ha en forståelse av "hvorfor vi ønsker å løse usikkerheter, og en visjon om hva vi forventer å få."

Ledere må bestemme- (a) hvilke trusler for å oppnå enhetens mål og utvikle og (b) hvordan endringer i miljøet gir muligheter for større oppnåelse av disse målene.

Trinn # 2. Å etablere mål:

Det andre trinnet i planleggingsprosessen er å etablere mål for hele organisasjonen og deretter for hver underordnede arbeidsenhet. Mål definerer resultatene som skal oppnås og indikerer hvor den primære vektleggingen skal legges og hva som skal oppnås av nettverket av strategier, retningslinjer, prosedyrer, regler, budsjetter og programmer. Organisatoriske mål gir retning og kontroll over målene til underordnede avdelinger.

Trinn # 3. Utvikle lokaler:

Lokaler planlegger forutsetninger om miljøet som planen skal gjennomføres i. Lokaler omfatter det forventede miljøet for planer som er i drift. Viktige premisser inkluderer- (a) prognoser, (b) grunnleggende retningslinjer og (c) eksisterende selskapsplaner. Ledere som er belastet med planleggingsansvar må etablere, sirkulere og innhente samtykke til å bruke kritiske planleggingslokaler. Ledere bruker disse premissene for å evaluere fremtidige hendelser, og for å utvikle 'handlingsuttalelser' og alternative handlingsforløp.

For å utvikle lokaler må planleggere gjøre realistisk prognoser. Prosesseringsprosessen innebærer generelt - (i) beregning av sannsynlige fremtidige hendelser; (ii) analysere endringer i forbrukernes holdning, teknologi, konkurransekrefter, regjeringens politikk etc. og (iii) utvikle grunnlaget for beslutninger og planlegging gjennom systematiske undersøkelser.

Fordi de fremtidige hendelsene er sammensatte, må premisser begrenses til forutsetninger som er kritiske for en plan. Gjennom planleggingsprosessen må lokaler overvåkes og oppdateres.

Trinn # 4. Bestemme alternative kurs:

Neste trinn er å bestemme tilgjengelige alternative måter å oppnå mål på. Koontz og O'Donnell uttaler: "Det er sjelden en plan laget som rimelige alternativer ikke eksisterer." Derfor bør ledere søke etter og undersøke alternative handlingsmåter. Det er viktig å merke seg at antallet alternativer bør reduseres til de mest lovende og fruktbare ved en foreløpig titt. Alternativer kan oppdages gjennom forskning, eksperimentering og erfaring.

Trinn # 5. Evaluering av alternative kurs:

Etter å ha funnet ut de tilgjengelige alternativene og har gjort en analyse av deres sterke og svake punkter, må planleggeren vurdere alternativene i lys av premisser og mål. Evaluering er ikke en enkel prosess fordi alternativer har så mange variabler og begrensninger. Noen alternativer kan sees gjennom, noen ser ut til å være de mest lønnsomme og vil være for dyre. Noen kan være mindre ønskelige eller effektive enn andre; enda en annen kan bedre passe firmaets umiddelbare mål.

Derfor evaluerer den effektive lederen disse alternativene ut fra hensynet til både gjennomførbarhet og konsekvenser. De statistiske metodene og datamaskinene har hjulpet evalueringsprosessen sterkt.

Trinn # 6. Velge det beste alternativet:

Dette er punktet hvor planen blir vedtatt - beslutningspunktet. Å velge det mest passende alternativet innebærer å velge planen. Normalt vil ledere velge alternativet som etter deres skjønn best mulig vil gjøre selskapet i stand til å oppnå sine mål. Noen ganger kan lederen bestemme seg for å følge mange levedyktige, gjennomførbare eller tilstrekkelige realistiske kurs i stedet for det beste kurset. Den verste beslutningen er å "ikke bestemme."

Trinn # 7. Formulere avledede planer:

Etter at den overordnede planen er vedtatt, er det nødvendig å utvikle andre avledede planer for hvert segment av bedriften for å støtte hovedplanen.

En derivatplan kan være nødvendig:

(a) Å koordinere de forskjellige fasene i organisasjonen;

(b) Å utvikle nye retningslinjer og prosedyrer for gjennomføring av planen; og

(c) Å arbeide sammen med hovedplanen for å nå samme mål.

Trinn # 8. Nummereringsplaner etter budsjettering:

Uten budsjetter kan ikke planer gjennomføres; de blir papirøvelse. Budsjetter gir planene mening. Derfor, som en del av planen, blir budsjetter gitt for å sørge for kontanter og kapitalutgifter. Budsjetter gir standarder som planenes fremdrift kan måles mot.

Budsjettering er å fortelle penger hvor de skal dra fremfor å spørre dem hvor den gikk. Budsjetter er uttrykk for forventninger i numeriske termer. Budsjetter er generelt økonomiske, selv om de kan komme til uttrykk i andre termer også som arbeidstid. Det er vanskelig å skille budsjettering fra planprosessen.

Trinn # 9. Gjennomføring av planen:

Planen blir en realitet når den tas i bruk. Dette innebærer å konvertere den til handling. Implementering betyr at ressurser er forpliktet og ansatte handler. Det krever bruk av andre lederfunksjoner, for eksempel organisering, bemanning, styring og kontroll. For å få samarbeid i implementering, bør underordnede knyttes til i planleggingsprosessen.

Effektiv implementering av en plan krever ledelseskoordinering og teamarbeid. Ledere må "selge" planen til menneskene som vil være ansvarlige for å gjøre den til virkelighet. Det krever at ledere følger nøye med på planens fremdrift og resultater.

Trinn # 10. Justeringer og oppfølging av plan:

Endringer i miljøet og organisasjonen undergraver selv de beste planene. Langtidsplaner Eire er mest utsatt for endring på grunn av eksterne krefter. Gode ​​ledere antar endringer og planlegger for dem. De må overvåke og opprettholde planene sine. Konstant overvåking av planer er nødvendig slik at justeringer og korrigeringer kan gjøres på en betimelig og relevant måte.

Gjennom overvåkingsfunksjonen kan ledere iverksette korrigerende tiltak hvis de observerer uventede og uønskede avvik. Oppfølgings- eller tilbakemeldingsmekanisme er et forsøk på å avgjøre om planen har oppnådd de ønskede resultatene. Planene skal sammenlignes med de faktiske resultatene. Tilbakemelding gir ledere innspill som kan hjelpe dem med å oppdatere og justere planen deretter.


Trinn involvert i planleggingsprosessen - 7 viktige trinn som skiller seg fra organisasjon til organisasjon

Planlegging er en prosess som omfatter en rekke skritt som skal tas. Det er en intellektuell øvelse og en bevisst bestemmelse av handlingsforløp. Derfor krever det en alvorlig tanke på flere faktorer som er nødvendige for å bli vurdert i å lage planer. Fakta blir samlet og analysert, og det beste av alt blir valgt og vedtatt.

Planleggingsprosessen, som er gyldig for en organisasjon og for en plan, er kanskje ikke gyldig for alle andre organisasjoner eller alle typer planer, fordi forskjellige faktorer som går inn i planleggingsprosessen kan avvike fra organisasjon til organisasjon eller plan for plan. Planleggingsprosessen for en stor organisasjon er for eksempel kanskje ikke den samme som for en liten organisasjon.

Trinnene som vanligvis er involvert i planleggingen er som følger:

Trinn # 1. Etablere verifiserbare mål eller sett med mål som skal oppnås:

Det første trinnet i planleggingen er å bestemme bedriftsmålene. Øvre nivå eller toppledere setter ofte disse, vanligvis etter at en rekke mulige mål er nøye vurdert. Det er mange typer mål ledere kan velge - ønsket salgsvolum eller vekstrate, utvikling av et nytt produkt eller en tjeneste, eller til og med et mer abstrakt mål som å bli mer aktiv i samfunnet. Hvilken type mål som velges, vil avhenge av antall faktorer - organisasjonens grunnleggende oppdrag, verdiene som lederne har, og den faktiske og potensielle evnen til organisasjonen.

Trinn # 2. Etablering av planleggingslokaler:

Det andre trinnet i planleggingen er å etablere planleggingslokaler, det vil si visse forutsetninger om fremtiden på bakgrunn av hvilken planen vil bli intim formulert. Planlegging av lokaler er avgjørende for at planleggingen skal lykkes, da de leverer økonomiske forhold, produksjonskostnader og priser, sannsynlig konkurranseadferd, kapital og materialtilgjengelighet, myndighetskontroll og så videre.

Trinn # 3. Bestem planleggingsperioden:

Når øverste ledere har valgt de grunnleggende langsiktige målene og planleggingslokalene, er neste oppgave å bestemme perioden for planen. Virksomheten varierer betydelig i planleggingsperioder. I noen tilfeller planlegges det bare for et år, mens de i andre deler av flere tiår. I begge tilfeller er det imidlertid alltid en viss logikk i å velge en bestemt tidsperiode for planlegging.

Bedrifter baserer generelt perioden på en fremtid som med rimelighet kan forventes.

Andre faktorer, som påvirker valg av periode, er som følger:

(a) Ledetid innen utvikling og kommersialisering av et nytt produkt;

(b) Tid som kreves for å gjenvinne kapitalinvesteringer eller tilbakebetalingstid; og

(c) Lengde på allerede inngåtte forpliktelser.

Trinn # 4. Funn av alternative handlingsforløp:

Det fjerde trinnet planlegger er å søke etter og undersøke alternative handlingsforløp. For eksempel kan teknisk kunnskap sikres ved å engasjere en utenlandsk tekniker eller ved å trene ansatte i utlandet. Tilsvarende kan produkter selges direkte til forbrukeren av selskapets selgere eller gjennom eksklusive byråer. Det er sjelden en plan som rimelige alternativer ikke kommer ut av, og ganske ofte viser det seg at et alternativ som ikke er åpenbart er det beste.

Trinn # 5. Evaluering og valg av et handlingsforløp:

Etter å ha søkt alternative kurs, er det femte trinnet å evaluere dem i lys av premissene og målene og velge det beste kurset eller handlingsforløpene. Dette gjøres ved hjelp av kvantitative teknikker og driftsforskning.

Trinn # 6. Utvikle avledede planer:

Når planen er formulert, må dens brede mål oversettes til den daglige driften av organisasjonen. Ledere på mellom- og lavere nivå må utarbeide passende planer, programmer og budsjetter for deres underenheter. Disse beskrives som derivatplaner. I utviklingen av disse derivatplanene tar ledere på lavere nivå lignende de som er tatt av ledere på øverste nivå - ved å velge realistiske mål, vurdere underenhetens spesielle styrke og svakheter og analysere de delene av miljøet som kan påvirke dem.

Trinn # 7. Måling og kontroll av fremdriften:

Det er klart det er tåpelig å la en plan gå sin gang uten å overvåke fremdriften. Derfor er kontrollprosessen en kritisk del av enhver plan. Ledere må sjekke fremdriften i planene sine, slik at de kan (a) iverksette nødvendige tiltak for å få planen til å fungere, eller (b) endre den opprinnelige planen hvis den er urealistisk.


Trinn involvert i planleggingsprosessen - 8 trinn (alt fra å bestemme problemet til oppfølgingshandling)

Planleggingsprosessen innebærer å sette opp forretningsmål og fordeling av ressurser for å oppnå dem. Planlegging avgjør fremtidig handlingsforløp for å utnytte ulike ressurser på en best mulig måte. Det er en kombinasjon av informasjonshåndterings- og beslutningssystemer basert på informasjonsinnganger, utganger og en tilbakemeldingssløyfe.

Trinn i planleggingsprosessen :

Planlegging innebærer en rekke trinn som spenner fra å bestemme problemet til oppfølgingstiltak.

Følgende trinn tas i planleggingsprosessen:

1. Erkjenner behov for handling:

Det første trinnet i planleggingsprosessen er bevisstheten om forretningsmuligheter og behovet for å iverksette tiltak. Nåværende og fremtidige muligheter må finnes slik at planlegging kan gjennomføres for dem. Trenden med økonomisk situasjon bør også visualiseres. For eksempel, hvis tenker på regjeringen er å utvikle landlige områder som industrisentre, vil en langsynt forretningsmann tenke på å etablere enheter som passer for det miljøet og vil benytte fasilitetene som tilbys for dette formålet.

Før du drar ut i nye områder, bør fordeler og ulemper ved slike prosjekter evalueres. En begynnelse bør gjøres først etter å ha gått gjennom en detaljert analyse av den nye muligheten.

2. Innhenting av nødvendig informasjon:

Før faktisk planlegging igangsettes, samles relevante fakta og tall. All informasjon knyttet til driften av virksomheten skal samles i detalj. Type kunder som skal behandles, omstendighetene under hvilke varer skal leveres, verdien av produkter til kundene osv., Bør studeres i detalj. Fakta og tall som er samlet vil hjelpe til med å utforme realistiske planer.

3. Legge ned mål:

Mål er målene som ledelsen prøver å oppnå. Målene er sluttproduktene, og alle energier blir ledet for å nå disse målene. Mål er en tråd som binder hele selskapet. Planlegging starter med bestemmelse av mål. Båndet mellom planlegging og mål hjelper de ansatte til å forstå sine plikter. Målene er guider for ansatte. Det er viktig at målene skal formuleres og kommuniseres riktig til alle medlemmene i organisasjonen.

4. Bestemme planleggingslokaler:

Planlegging er alltid for en usikker fremtid. Selv om ingenting kan være sikkert i den kommende perioden, men likevel vil det være nødvendig å gjøre visse forutsetninger for å utforme planer. Prognoser er viktige for planleggingen, selv om alt muligens ikke viser seg å være riktig. En prognose betyr antakelsen om fremtidige hendelser. Oppførselen til visse variabler er spådd for å utgjøre planleggingslokaler.

Prognoser vil vanligvis bli gjort for følgende:

(a) Forventningen om etterspørsel etter produktene.

(b) Det sannsynlige produksjonsvolumet.

(c) Forventningen til kostnader og de sannsynlige prisene som produktene vil bli markedsført på.

(d) Tilførsel av arbeidskraft, råvarer etc.

(e) Regjeringens økonomiske politikk.

(f) Det endrede mønsteret av forbrukerpreferanser.

(g) Virkningen av teknologiske endringer på produksjonsprosessene.

(h) Kildene for levering av midler.

Det er på bakgrunn av prognosene planlegging gjennomføres. Suksessen eller fiaskoen med planleggingen vil avhenge av prognosene for forskjellige faktorer nevnt ovenfor. Hvis prognosene er korrekte, vil planleggingen også være pålitelig. Effekten av forskjellige faktorer bør veies nøye.

5. Undersøkelse av alternativ handling:

Neste trinn i planleggingen er å velge det beste handlingsforløpet. Det er flere måter å gjøre noe på. Planleggeren skal studere alle alternativene, og deretter bør det gjøres et endelig valg. Beste resultater oppnås bare når den beste måten å gjøre et arbeid på er valgt. I følge Koontz og O'Donnell er det sjelden laget en plan som rimelige alternativer ikke eksisterer for. ”Alle fordeler og ulemper med metoder bør veies før et endelig valg.

6. Evaluering av handlingsmønstre:

Etter å ha valgt et handlingsforløp, vil neste trinn være å gjøre en evaluering av disse handlingsforløpene. Evaluering vil involvere studiet av utførelsen av forskjellige handlinger. Ulike faktorer vil bli veid opp mot hverandre. Et handlingsforløp kan være passende, men det kan innebære enorme investeringer og det andre kan innebære mindre beløp, men det er kanskje ikke veldig lønnsomt. Evalueringen av ulike handlingsmønstre er avgjørende for riktig planlegging.

7. Bestemme sekundære planer:

Når en hovedplan er formulert, kreves det en rekke støttende planer. Faktisk er sekundære planer ment for implementering av hovedplan. Når for eksempel en produksjonsplan er bestemt, vil det være behov for en rekke planer for anskaffelse av råvarer, innkjøp av anlegg og utstyr, rekruttering av personell. Alle sekundære planer vil være en del av hovedplanen.

8. Gjennomføring av planer:

Det siste trinnet i planleggingsprosessen er implementeringsdelen. Planleggingen bør settes i verk slik at forretningsmessige mål kan oppnås. Implementeringen vil kreve etablering av retningslinjer, prosedyrer, standarder og budsjetter. Disse verktøyene vil muliggjøre en bedre implementering av planer.


Trinn involvert i planprosess - 8 trinn i planprosessen i ledelse

Planleggingsprosessen er opptatt av å ta aktuelle beslutninger om å fordele ressursen vår på en slik måte at vi kan nå fremtidige mål. Planlegging er en kombinasjon av informasjonshåndtering og beslutningssystemer. Vi har informasjonsinnganger, utganger og en tilbakemelding. La oss nå kort se trinnene som vanligvis er involvert i planleggingsaktiviteten.

Følgende er de viktigste trinnene i planleggingsprosessen:

Trinn # 1. Krystallisere mulighetene eller problemene:

Krystallisering på primærstadiet betyr å analysere det ytre miljø og muligheter samt trusler. Dette inkluderer videre identifisering av problemer som skal gis løsninger og mulighetene som kan gripes til å benytte seg av. Det er nødvendig å klargjøre områdene som krever forbedring som planleggingen skal visualiseres for.

Svar på følgende spørsmål kan hjelpe i planleggingen - (i) Hvorfor det kreves utarbeidelse av en plan? (ii) Er en helt ny plan nødvendig, eller er det tilstrekkelig for å endre den eksisterende planen? (iii) Kommer organisasjonen til gode dersom en slik plan utarbeides og settes i drift? (iv) Hvis ja, hvordan? Disse svarene vil lette utformingen av praktiske og realistiske planer.

Fastsettelse av krystallklare mål er det første trinnet i planleggingen. Snarere planlegging starter med det. Mål er alltid i sentrum for planen fordi alle planlagte handlinger er rettet mot målene. Denne prosessen kan også brukes som motivasjon for enkeltpersoner i å oppnå målene fordi de har hjulpet med å etablere dem sammen med oppgaver som skal utføres for å oppnå dem.

Overordnede mål definerer målene som skal oppnås generelt, mens derivatmål gir fokus på detaljene deres, dvs. hva skal egentlig oppnås? Når handlinger skal finne sted? Hvem skal ta denne handlingen? Hvordan og når disse derivatmålene skal oppnås?

Trinn # 2. Sikre og analysere nødvendig informasjon:

Planer er blåtrykk av hva som skal gjøres, hvordan skal gjøres, hvem som må gjøre osv. Planer gir handlingsforløpet for å nå forhåndsbestemte mål, av avdelinger og til slutt av organisasjonen. Enhver prognose for fremtidig handling må ha en basis som videre bør improviseres og behandles ved hjelp av forventninger. Slik base og forventning er informasjonen som gjelder fortid, nåtid og fremtid.

Etter målsetting er det naturlig å sikre nødvendig informasjon fra forskjellige kilder. Slike kilder er lokalisert så vel som identifisert og nødvendig informasjon blir samlet inn fra dem. Tidligere informasjon relatert til tidligere mål, handlingsforløp som blir vedtatt, dens effekt og sannsynlighet for oppnåelse av mål som kan vurdere effektiviteten til nåværende handlingsforløp. Fremtid i form ved inn er ingenting annet enn logisk forventning om nær såvel som fjern fremtid.

Slik informasjon gjelder både indre og ytre miljø. Det ytre miljø inkluderer Govt. politikk, sosiale verdier, politiske forhold, internasjonal situasjon og andre eksternaliteter som kan ha effekt på organisasjonen i fremtiden. Analyse av slik informasjon til fordel for organisasjonen, må bare gjøres, og dermed blir 'Plus' og 'Minus' eller 'sterke' og 'svake' poeng vurdert og identifisert. Slik analyse hjelper videre med å identifisere organisasjonsstyrke på alle viktige områder.

Konstruktiv tilnærming kan avdekke mangler og finne svakheter, spesielt i forhold til konkurranse. Slik identifisert styrke og svakhet er eiendeler og forpliktelser. De kreves balansert i form av balanse. Dette vil hjelpe deg med å vite "hvor vi står i markedet."

Trinn # 3. Etablering av planleggingslokaler og begrensninger:

Dette trinnet innebærer å gjøre antagelser om oppførselen til interne og eksterne faktorer som er nevnt i det andre trinnet. Det er viktig å identifisere forutsetningene som planene skal baseres på. En analyse av dataene som er samlet inn slik vil føre til dannelse av visse forutsetninger som base. Antagelser betegner det forventede miljøet i fremtiden og er kjent som planlegging av lokaler. Igjen er prognoser viktig i premissene.

Det hjelper med å gjøre realistiske antagelser om salg, kostnader, priser, produkter og teknologisk utvikling osv. I fremtiden. Forutsetningene sammen med fremtidige prognoser gir grunnlag for planene. Siden fremtidige miljøer er så komplekse og usikre; det ville ikke være realistisk å gjøre antagelser i detaljer om alle miljøfaktorer. Det anbefales å begrense premisset til de faktorene som er kritiske eller strategiske for planprosessen.

Noen av lokalene som befolkningsvekst er ukontrollerbare av organisasjonen, mens andre som reklamepolitikk som skal vedtas av selskapet er kontrollerbare. Begrensninger som myndighetskontroll vil også foreligge. Planlegging vil være i bakgrunnen av slike lokaler og begrensninger som må overvåkes for å oppdage endringer og deres virkning på planene.

Trinn # 4. Å finne alternative handlings- eller plankurs:

Det er alltid en mulighet for at det eksisterer visse begrensninger som kan påvirke arbeidsgruppens evne til å nå sine mål. En intelligent leder må lage planer forutse forholdene eller begrensningene som kan begrense den smidige driften av planene. En god planlegger må vurdere kombinasjon av alle mulige begrensninger og sørge for dem.

Å bestemme de alternative handlingsforløpene er et viktig skritt i planleggingsprosessen. I lys av analysen ovenfor må de mulige alternative handlingsforløpene bli vurdert og undersøkt. Det er knapt noen plan for hvilke alternativer som ikke eksisterer. Generelt i alle situasjoner er det mer enn ett mulig handlingsforløp. Oppfinnsomhet og fantasi samt erfaring er påkrevd for å finne en rekke mulige alternative handlingsforløp tilgjengelig i en gitt situasjon.

En leder bør prøve å se ut det mest levedyktige alternativet, slik at han har et lite antall alternativer for endelig utvalg. Dette vil hjelpe i en grundig analyse av alternativene som er utviklet.

Trinn # 5. Evaluering og valg av optimal plan:

Det femte og viktigste trinnet i planleggingsprosessen er evaluering og valg av den optimale planen. Etter å ha valgt noen få levedyktige alternativer, bør de evalueres ved hjelp av antall parametere som er relatert til planlegging av lokaler og mål. Disse alternative handlingsforløpene vil deretter bli evaluert enten ved skjønn alene eller ved hjelp av kvantitative teknikker og personalhjelp.

Dette vil hjelpe til med å evaluere og velge plan eller handlingsforløp som vil være det optimale eller det beste, med tanke på alle faktorene i selskapets interesse. Evalueringen av ulike alternativer vil hjelpe deg med å vite hvilke av dem som gir størst sjanse for å lykkes med å nå de ønskede målene.

Hensikten med å evaluere alternativene handlingsforløp er å velge det mest hensiktsmessige handlingsforløpet, som vil oppnå organisatoriske mål. Teknikker for beslutningstaking brukes for å velge et bestemt handlingsforløp. Noen faktorer bør tas i betraktning.

Når du velger planen, er de:

Jeg. Planen skal være objektiv orientert,

ii. Den skal være fleksibel eller justerbar,

iii. Det skal være spesifikt og tydelig,

iv. Det skal være lett akseptabelt av driftspersonalet,

v. Ressursene som kreves for gjennomføring av planen bør gjøres tilgjengelig.

Derfor kan ledelsen bestemme seg for å velge to eller flere alternativer og kombinere dem for å ha mest mulig mulig plan.

Trinn # 6. Bestemme avledede planer:

Grunnleggende organisasjonsplaner kan ikke utføres effektivt med mindre de støttes av derivatet eller delplanene. Fra de grunnleggende planene som valgt over, vil andre planer måtte utvikles for å støtte grunnleggende plan. De beskrives som derivatplaner.

Disse planene er utviklet innenfor rammen av den overordnede planleggingen. For eksempel kan en grunnleggende markedsføringsplan føre til andre derivatplaner som reklameplan, rekrutteringspersonellplan, opplæringsplan etc.

Viktige derivater som brukes i virksomheten inkluderer policyer, prosedyrer, prosjekter, metoder, budsjett, regler osv. De hjelper deg med å nå de overordnede organisatoriske målene.

Trinn # 7. Fastsette tidspunktet for introduksjon:

Tidspunktet er fast for innføring av planer. Spørsmålet om timing og hvem som skal gjøre det, må da avklares. En passende tidsplan må utarbeides og detaljerte instruksjoner skrives for kommunikasjon av planen.

Trinn # 8. Arranger fremtidig evaluering av effektiviteten av planen:

Det endelige målet med planen er å oppnå visse mål, resultater eller mål. Selve faktum om måloppnåelse må evalueres ved å se om disse målene er oppnådd. Hvis ikke, er det viktig å finne ut hvor det kan være glippen. En slik evaluering må gjøres så snart som mulig, slik at man tar tilstrekkelig kontroll for å sikre oppnåelse av planlagte mål. Denne prosessen blir til tider betegnet som beslutningsprosesser, da planprosess og beslutningsprosesser henger veldig sammen.

Dermed er planlegging en kontinuerlig og pågående prosess som involverer planlegging av handlingskontroll og omplanlegging, og planer kan endres i lys av nye omstendigheter. Dermed trenger planlegging gjennomgang, evaluering og gjenvinning. Fleksible planer kan tilpasse seg endringer i miljøet. Forretningsvirksomhet er et åpent, adaptivt system med eget miljø.

For et sosioøkonomisk system er det eneste kjøretøyet for endring (tilpasning eller innovasjon) forretningsplanlegging og beslutningsprosess som beskrevet ovenfor. Planlegging gir ikke bare retning, men blir også et kraftig instrument for kontroll. Ledere i hele kommandokjeden er planleggere-kum-kontrollere.


Trinn involvert i planleggingsprosess - sette mål, utvikle lokaler, identifisere alternative handlingsforløp, evaluere alternative kurs og noen få andre

(i) Innstilling av mål:

I planprosessen bestemmes og defineres mål først og fremst slik at alle de berørte ansatte kan informeres om dem for å få sitt fullstendige samarbeid.

(ii) Utvikle lokaler:

Grunnlaget for planleggingen er de faktorer / forutsetninger som påvirker de mulige resultatene av forskjellige alternativer. Før du tar en endelig beslutning om noe alternativ, blir det gjort en prognose for disse forutsetningene. Planleggingssuksessen for planlegging vil være i direkte forhold til hastigheten for prognosen.

Forutsetningene / premissene for planleggingen er av to typer:

(a) Interne lokaler - Kapital, arbeidskraft, råstoff, maskiner etc.

(b) Eksterne lokaler - Rentesats, skattesats osv.

(iii) Identifisere alternative handlingsforløp:

Generelt er det ikke noe arbeid som ikke har noen alternativ metode for å gjøre det. På grunnlag av organisasjonens mål og begrensningene i planleggingen, kan man oppdage alternative kurs for å gjøre et bestemt arbeid.

(iv) Evaluering av alternative kurs:

På dette stadiet blir det sett på i hvilken grad et bestemt alternativ kurs kan bidra til å oppnå organisasjonens mål. Det er imidlertid ett problem som konfronterer oss mens vi analyserer disse alternative kursene. Hvert alternativt kurs har sine fordeler og forfall. I en slik situasjon bør planleggerne utvikle et nytt alternativ kurs ved en blanding av forskjellige alternative kurs.

(v) Velge et alternativ:

Etter en nøye analyse av forskjellige alternativer, velges den beste. Noen ganger gir analysen mer enn ett alternativt kurs med lignende meritter. Når man ser på fremtidens usikkerhet, er det forsvarlig å velge mer enn ett godt alternativ kurs. Et av slike alternativer er adoptert, og det andre holdes i reserve. I tilfelle den fremtidige prognosen viser seg å være feil og det første alternative kurset mislykkes, kan den reserverte en umiddelbart settes i drift og feil kan avverges.

(vi) Gjennomføring av planen:

Etter å ha bestemt hovedplanen og datterselskapsplanene, skal de implementeres. Etter implementering av planene, må rekkefølgen av forskjellige aktiviteter avgjøres. Med andre ord blir det bestemt hvem som skal gjøre en bestemt jobb og på hvilket tidspunkt.

(vii) Oppfølgingstiltak:

Prosessen med planleggingen ender ikke med implementeringen av planene. Det er usikker planer for fremtiden. Det er av stor betydning at det skjer en kontinuerlig gjennomgang av planene for å sikre suksess i den usikre fremtiden. I det øyeblikket det ser ut til å være endringer i forutsetningene som planene bygger på; det bør være tilsvarende endringer i planene også. På denne måten kan vi si at planlegging er en kontinuerlig bevegelig prosess.


Trinn involvert i planprosessen - Noen viktige trinn som skal følges av alle typer selskaper for å ha en omfattende planlegging for utførelse

Det er ingen planlag for å bli fulgt av alle selskaper. Det må utvikles for å imøtekomme de individuelle behovene til et bestemt selskap. Imidlertid er det noen viktige trinn som alle typer selskaper skal følge for å ha en omfattende planlegging for utførelse.

Disse er som følger:

1. Fastsettelse av mål:

Planning is not possible without definite objective. Therefore determination of objectives of business starts the planning process. If there is clarify about the objectives, we can plan for the future. After determining the organization's objectives, we fix up the departmental objectives and then the objectives of sections of the department.

2. Constructing Planning Premises:

Planning means thinking in advance. It depends upon accurate business forecasting. Demand for commodity can be forecast. Prices and wage rates can also be forecast. Forecasting generates planning premises which are three types – (i) Beyond control (Population explosion and price level) (ii) Partially controllable (efficiency of work force) (iii) Fully controllable (development plan for future) qualitative and quantitative methods are used to make these forecasts.

3. Collection, Classification and Processing of Information:

Only relevant information facilities the planning. Information must be classified, analyzed and processed.

4. Deciding Alternative Course of Action:

To fulfil an objective, there can be more than one course of action. For example if we want to increase the profit, we must increase the sales by keeping the prices constant or we must reduce the cost of production by avoiding all sorts of wastes. All these possibilities must be explored during the planning process.

5. Evaluation of Alternatives:

Each alternative weighed against the other alternatives. Cost benefit analysis of each alternative must be made. Operational research can be used to evaluate the alternative sources of action.

6. Selection of Plan:

Evaluation makes comparison of different plans possible in terms of results. The best plan is then selected. Selection of a plan is a skilled job.

7. Subsidiary Plans to Aid Master Plan:

After deciding the main plan, subsidiary plans are prepared to implement the main plan successfully. For example, if an aviation company decides to buy aeroplanes, then it also prepares subsidiary plans like manpower supply, training, purchasing of ancillary etc. Hence to implement master plan, each departmental head prepares a plan of his department.

8. Controlling the Plan:

Plans and subsidiary plans are first used on trial basis to the possibility of their success. The difficulties, in process, it any, can be removed. Then the plan and its subsidiaries are implemented. The short comings can be rectified as early as possible.


Steps Involved in Planning Process – 8+ Major Steps

The various steps involved in the planning process are as follows:

(1) Awareness of Opportunities and Problems:

The first step in planning is the awareness of the unemployed business opportunity or the problem to be provided for in future.

The following type of questions will help in ascertaining clearly the opportunities and problems:

(a) What business opportunities or problems are likely to arise in future?

(b) What is the plan to be performed to exploit such opportunities or such problems?

(c) Whether it is necessary to devise a new plan or will it be sufficient to modify the existing plan?

(d) By effectivating the plan, what benefit will the organisation get?

(2) Collecting and Analysing Information:

The next step is to gather adequate information and data relating to the planning to be done and to analyse it to find out the cause-effect relationship between the various factors.

(3) Determination of Objectives:

Analysis and interpretation of data facilitate in determining the enterprise objectives. Objectives must be specific and clear and should indicate the end result of planning activity. The objectives should be for the enterprise as a whole and then they must be broken down into departmental and sectional objectives.

(4) Determining Planning Premises and Constraints:

Premises are planning assumptions on the basis of which planning takes place. Thus, it is a forecast of conditions like trends in population, political and economic environment, production costs, advertising policy, availability of labour, material, power, etc.

Some of the premise like population growth and political environment are uncontrollable while some degree of control can be exercised on the technology to be used, availability of raw materials, etc. Further, there will be constraints like Government Control which affect the plans. Plan should be formulated by the management in the backdrop of such premises and constraints.

(5) Finding Out the Alternative Courses of Action:

The next step is to find out the various alternative courses of action. For every plan there are a number of alternatives and hence, all possible alternatives to work out a plan for achieving the desired objectives should be found out for their evaluation.

(6) Evaluation of Alternatives and Selection:

The next step is to evaluate all possible alternatives with reference to cost, speed, quality etc., and select the best course of action.

(7) Determining Secondary Plans:

After selecting the best course of action, the management has to formulate the secondary plans to support the basic plan. Without the secondary plans, the basic plan which is prepared for the whole enterprises cannot be effectively operated.

For Example—for effective operation of the basic production plan, a number of secondary plans for purchasing basic production plan, a number of secondary plans for purchasing of raw materials acquisition of plan and machinery, training of workers arranging for adequate finance, etc., have to be prepared for the successful operation of the basic plan.

(8) Securing Participation of Employees:

The successful execution of plan, depends to a large extent on the whole-hearted co-operation of the employees. In view of this, the management should involve employees in planning through communication, consolation and participation.

(9) Providing for Follow-Up and Future Evaluation:

In order to see that the plans are proceeding along right lines, it is necessary for the management to devise a system for continuous evaluation and appraisal of the plan. By this, the management can notice short comings in time and can also take immediate suitable corrective actions.


Steps Involved in Planning Process – Planning Process which may be Treated as Commonly Acceptable

The planning process is different from one plan to another and one organisation to another.

Given below is a planning process which may be treated as commonly acceptable:

1. Analysis of External Environment:

It is necessary to consider the external environment of an organisation. The term external environment includes socio-economic conditions and political conditions prevailing in a country. Socio-economic condition refers to classification of society on the basis of income, age, class, living conditions, aspirations, expectations and the like. These factors are not controllable ones. But, every organisation has to prepare the plan according to the changing trends in the external environment.

2. Analysis of Internal Environment:

It can be otherwise called as Resource audit. Resource audit means an analysis of the strength and weaknesses of an organisation. Due consideration is made on the availability of resources, profitability, plant capacity, available manpower, communication effectiveness and the like.

3. Determination of Objectives:

The objectives of an organisation are pre- planned. Objectives specify the results expected. Once the organisation's objectives are determined, the section-wise or department-wise objectives are planned at the lower level. Defining the objectives of every department is a very essential one; then only clear-cut direction is available to the departments. Control process is very easy if the objectives are clearly defined.

4. Determining Planning Premises and Constraints:

Planning is forward looking. Therefore, planning is based on forecasting. Forecasting means the assumption of and the anticipation of certain events. It implies a calculation of how certain factors will behave in future. The planning must consider the likely behaviour of these factors. In this sense, these constitute the planning premises.

Generally, forecasting is made in the following ways:

Jeg. What will be the market force? Market force refers to demand, supply, buying capacity and the like.

ii. The expectation of volume of sales.

iii. What kind of products are to be sold and in what price?

iv. What would be their manufacturing costs?

v. What would be the tax policy and economic policy of the Government?

vi. The expectation of technology change in production.

vii. How is the finance raised for expansion and/or modernisation of the business?

5. Examination of Alternative Courses of Action:

An action may be performed in many ways but a particular way is most suitable to the organisation. Hence, the management should find alternative ways and examine them in the light of planning premises.

According to Koontz and O'Donnell, “There is seldom a plan made for which reasonable alternatives do not exist. Moreover, before weighing alternatives and reaching a decision, one is wise to search for alternatives that may not be immediately apparent. Quite often an alternative does not immediately prove to be the most profitable way of undertaking a plan.”

6. Weighing Alternative Course of Action:

All the alternatives are not suitable to an organisation. Each alternative has its own strong and weak points. So, there is a need for weighing all the alternatives to determine the best alternative.

7. Selection of the Best Alternative Course of Action:

The selection of the best alternative is based on the weighing of various alternatives. A course of action is determined according to the circumstances prevailing. No partiality is shown while selecting the best alternative.

8. Establishing the Sequence of Activities:

The determined course of action is adopted for each section or department, product, for a quarter, month, week, etc. Finally, the manager should draft a final plan in definite terms.

9. Formulation of Action Programmes:

The term action programme includes fixing time limit for performance, allocation of work to individuals and work schedule. These are necessary to achieve the objectives within the specified period.

10. Determining Secondary Plans:

Secondary plans flow from the primary or basic plan. The preparation of a secondary plan is necessary to expedite the achievement of the basic plan. For example, once a basic plan of sales is decided upon, a number of secondary plans could be prepared. Here, the secondary plan includes production schedule, purchase of plant and machinery, purchase of raw materials, consumable stores, selection, training and placement of personnel and the like.

11. Securing Participation of Employees:

The successful execution of any plan depends upon the extent of participation of employees. So, the management should involve employees in planning through communication, consultation and participation.

12. Follow-Up and Evaluation:

There should be a system of follow-up. The management should watch how the planning is being done. The shortcomings of planning can be identified through a follow-up action and rectified then and there. The continuous evaluation of planning is also necessary. It means that the actual performance is compared with the planning and then corrective action is taken if there is any deviation.


 

Legg Igjen Din Kommentar