Typer av barrierer for kommunikasjon

Alt du trenger om de typer hindringer for kommunikasjon. Kommunikasjonsbarrierer er faktorene som hindrer effektiviteten av kommunikasjon.

De resulterer i misforhold mellom forståelse av meldingen fra avsender og mottaker. Disse hindringene kan oppstå i alle faser av kommunikasjonsprosessen - sending, koding, overføring, dekoding eller mottak.

Barrierer for kommunikasjon kan grupperes under: - 1. Eksterne barrierer 2. Organisatoriske barrierer 3. Personlige barrierer.

Det kan deles videre inn i: - 1. Tekniske barrierer 2. Språkbarrierer 3. Psykologiske barrierer 3. Semantiske barrierer 4. Emosjonelle eller psykologiske barrierer 5. Barrierer i overordnede 6. Barrierer i underordnede 7. Mekaniske barrierer 8. Fysiske barrierer 9. Interpersonlige barrierer 10. Tverrkulturelle barrierer.

Noen av de tekniske hindringene for kommunikasjon er: - 1. Tidspunkt 2. Informasjonsoverbelastning 3. Informasjonshull 4. Kulturelle forskjeller 5. Feilplanlegging 6. Fokus 7. Avstand 8. Rød tape.

Noen språkbarrierer for kommunikasjon er: - 1. Semantikk 2. Dårlige meldinger 3. Inkonsekvens i verbal og ikke-verbal kommunikasjon 4. Individuell språklig evne.

Noen av de psykologiske hindringene for kommunikasjon er følgende: - 1. Filtrering 2. Antakelser 3. Grad av tillit og åpenhet 4. Frykt 5. Følelser 6. Oppfatning 7. Støy 8. Dårlig lytting 9. Dårlig oppbevaring 10. Motstand mot endring 11. Closeness of Mind 12. Holdningsbarrierer.

De semantiske hindringene for kommunikasjon inkluderer: - 1. Dårlig uttrykkelig melding 2. Feil oversettelser 3. Spesialistspråk 4. Ord / symboler med ulik betydning 5. Uklare antagelser 6. Teknisk sjargong 7. Kroppsspråk og avkoding av gester.

Få emosjonelle eller psykologiske barrierer for kommunikasjon er: - 1. For tidlig evaluering 2. Uoppmerksomhet 3. Unødig tillit til det skriftlige ordet 4. Mistillit til kommunikator 5. Unnlatelse av kommunikasjon.

Organisasjonsbarrierer for kommunikasjon er: - 1. Organisasjonspolitikk 2. Organisasjonsregler og forskrifter 3. Statusforhold 4. Kompleksitet i organisasjonsstruktur 5. Organisasjonsfasiliteter.

Personlige barrierer for kommunikasjon er: - 1. Overordnede holdninger 2. Frykt for utfordring for autoritet 3. Insistens på riktig kanal 4. Mangel på tillit til underordnede 5. Ignorering av kommunikasjon 6. Manglende bevissthet 7. Uvillighet til å kommunisere 8. Mangel på Riktig insentiv.

Andre hindringer for kommunikasjon er: - 1. Utilstrekkelige retningslinjer, regler og prosedyrer 2. Statusmønstre 3. Manglende oppmerksomhet 4. Rask konklusjon 5. Mangel på tillit overfor kommunikatøren 6. Utilstrekkelig sinnstilstand 7. Mangel på tid 8. Teknisk Språk.


Barrierer for kommunikasjon i en organisasjon

Typer barrierer for kommunikasjon - tekniske, språklige og psykologiske barrierer

Kommunikasjonsbarrierer er faktorene som hindrer effektiviteten av kommunikasjon. De resulterer i misforhold mellom forståelse av meldingen fra avsender og mottaker. Disse hindringene kan oppstå i alle faser av kommunikasjonsprosessen - sending, koding, overføring, dekoding eller mottak.

Avsenderen er muligens ikke hørbar for publikum, han kan kanskje ikke konvertere meldingen ordentlig til signaler, valg av kanal kan være feil (lange meldinger som blir sendt muntlig vil sannsynligvis bli glemt av mottakeren), mottakerens forståelse av koder eller symboler kan være annerledes enn avsenderen eller mottakeren er kanskje ikke i humør til å lytte til meldingen. Punktet der kommunikasjonshindringer oppstår må identifiseres slik at utbedringstiltak kan utføres tidligst.

Typene kommunikasjonshindringer er:

1. Tekniske barrierer:

Tekniske barrierer refererer til det fysiske, sosiale og informasjonsmiljøet meldingen overføres i.

Noen av de viktige tekniske barrierer er som følger:

Jeg. timing:

Rettidig overføring av informasjon er viktig hvis avsendere ønsker mottakere å følge instruksjonene deres. Fabrikker der arbeid utføres i skift, arbeidere som forlater ett skift, må kommunisere med arbeiderne som blir med på neste skift. Hvis arbeidere på nattskift melder seg til tjeneste etter at arbeidere på ettermiddagsskift har forlatt, kan viktige meldinger utelates fra å bli kommunisert, noe som påvirker produktiviteten.

ii. For mye informasjon:

Det refererer til overdreven overføring av informasjon. Mye mer informasjon enn hva mottakeren kan behandle overføres til ham. Mottakeren kan ikke forstå, analysere og handle etter informasjonsoverbelastning utover sin mentale kapasitet.

Det resulterer i forskjellige problemer:

(a) Mottakere kan ikke handle på deler av informasjonen, noe som kan være viktig.

(b) De kan gjøre feil i behandlingen av overdreven informasjon.

(c) Hvis de ønsker å være nøyaktige, kan de forsinke behandlingen av informasjon.

iii. Informasjonshull:

Fullstendig informasjon overføres ikke fra det ene nivået til det andre. En del av informasjonen beholdes på noen nivåer og gapet fylles av noe utilsiktet informasjon. Meldinger som formidles er forskjellige fra mottatte. Informasjonsgapet er like ille som overbelastning av informasjon.

iv. Kulturforskjeller:

Kulturelle forskjeller oppstår når ledere jobber med mennesker av forskjellige kulturer. Kultur representerer en nasjonal barriere som er spesielt viktig for organisasjoner som er involvert i utenlandske virksomheter. Kultur refererer til verdier, tro, normer, holdninger og oppfatninger av mennesker fra forskjellige nasjoner (India, Amerika, Japan etc.) eller regioner (forskjellige regioner i India).

Når ledere arbeider med ansatte i forskjellige nasjoner (i multinasjonale samarbeid), bør de ta hensyn til kulturelle verdier eller oppfatninger; Ellers kan det hende at de ikke kan formidle det de virkelig vil. For eksempel, i India er hvit en farge av sorg, mens den i vestlige land er svart. Symboler, ord, farger, gester, språk bør velges nøye når avsendere av informasjon omhandler mennesker fra forskjellige nasjoner eller regioner.

v. Feil planlegging:

Kommunikasjon må planlegges. Valg av ord, deres organisering i setninger og avsnitt, valg av kanal, modus og tidspunkt for presentasjon bør planlegges før overføringen av meldingen. Presentasjon er viktig for å hjelpe deg med å forstå. Det er dårlig kommunikasjon å presentere tall for produksjon, salg og fortjeneste muntlig uten å bruke grafer, tabeller og diagrammer.

vi. Fokus:

Noen ganger er fokuset mer på presentasjon enn produktet. Vanligvis i reklamekampanjer mister seerne produktet av syne, men husker reklamenes visuelle, lyd- og lyseffekter. Selve formålet med reklamen er beseiret. Det skal være fokus på meldingen, ikke messenger.

vii. Avstand:

Lange avstander mellom avsendere og mottakere kan hindre effektiv kommunikasjon. Hvis avsender og mottaker er adskilt etter geografiske avstander, brukes telekommunikasjon ofte til. Forstyrrelse i telefonforbindelse kan føre til feilkommunikasjon eller ufullstendig kommunikasjon.

viii. Fysiske barrierer:

Disse barrierer oppstår på grunn av miljøets natur. Det er en naturlig barriere som eksisterer hvis ansatte befinner seg i forskjellige bygninger eller forskjellige steder.

På samme måte kan dårlig eller utdatert utstyr, spesielt manglende ledelse med å introdusere ny teknologi, også føre til problemer. Personalmangel er en annen faktor som ofte forårsaker kommunikasjonsproblemer for organisasjonen.

Distraksjoner som bakgrunnsstøy, dårlig belysning, for varmt eller for kaldt miljø kan påvirke konsentrasjonen og forstyrre effektiv kommunikasjon.

ix. Feil i systemdesign:

Det refererer til problemer med strukturer eller systemer i organisasjonen. Uklar organisasjonsstruktur gjør det forvirrende å vite hvem man skal kommunisere med. Personalet vil ikke vite hva som forventes av dem, hvis det er ineffektivt eller upassende informasjonssystem, mangel på tilsyn eller opplæring, mangel på klarhet i roller og ansvar.

x. Rød tape:

Hvis meldinger går gjennom mange mennesker før de når mottakeren, gjør det prosessen lang, og meldingene kan også endre seg. Handlinger kan bli forsinket som et resultat av sen overføring av meldingen.

2. Språkbarrierer :

Språkbarrierer forholder seg til bruk av ord, jargons og språk som tolkes annerledes av avsendere og mottakere. Den samme utsagnet kan ha forskjellige betydninger for forskjellige mennesker. Dette påvirker prosessen med effektiv kommunikasjon.

Noen av de vanlige språkbarrierene er som følger:

Jeg. semantikk:

Semantikk er studiet av ord og deres betydning. Problemer som oppstår på grunn av overføring av betydninger er semantiske problemer. Ulike ord betyr forskjellige ting for forskjellige mennesker. Rundt 500 ord på engelsk har omtrent 25 definisjoner hver. Det er derfor naturlig at de tolkes annerledes.

Hvis ordet betyr det samme for avsender og mottaker, vil kommunikasjonen være fullstendig og effektiv, ellers vil kommunikasjonsbrudd sannsynligvis oppstå. Ordet 'fortjeneste' har for eksempel forskjellige tolkninger. Det kan bety fortjeneste før skatt, fast gevinstmengde, overskudd etter skatt eller en avkastning. Valg av ord og deres tolkning er derfor viktig for å gjøre kommunikasjonen effektiv.

ii. Dårlige meldinger:

Klare ideer, men feil valgte ord og setninger er like dårlige som dårlige ideer. Feil ord og setninger kan føre til feiltolkning av meldinger. Dårlig forklarte eller misforståtte meldinger kan føre til forvirring. Ord, setninger og avsnitt bør være godt koblet for å formidle riktig mening.

iii. Inkonsekvens i verbal og ikke-verbal kommunikasjon:

Selv om verbal kommunikasjon er et kraftig kommunikasjonsmedium, er ikke-verbal eller gestural kommunikasjon like effektiv til å formidle det rette budskapet. Ikke bare skal språket vårt være klart, våre ansiktsuttrykk, gester, kroppsbevegelser, utseende etc. må også tilsvare språket. En leder som sier 'god morgen' til underordnede uten øyekontakt, vil ikke være veldig populær blant dem.

iv. Individuell språklig evne:

Bruk av vanskelige eller upassende ord i kommunikasjon kan forhindre folk i å forstå meldingen. Avsender av informasjon kan bruke vanskelige ord i meldingen som mottakerne ikke kan forstå. Dette vil føre til feil tolkning av meldingen. Å si "fiendtlig i stedet for krigførende" eller "ufarlig i stedet for uskyldig" vil resultere i bedre kommunikasjon. Avsenderen skal bruke enkle ord og språk som kan forstås av mottakeren.

3. Psykologiske barrierer:

Psykologiske barrierer er den viktigste kilden til sammenbrudd i kommunikasjonen. Psykologiske faktorer representerer folks sinnstilstand. Vi er alle mottakelige for informasjon når vi er glade. Hvis vi derimot har personlige problemer, påvirker dette kommunikasjonen.

Noen av de vanlige psykologiske barrierer er som følger:

Jeg. filtrering:

Filtrering betyr å manipulere informasjon på en måte som bare gunstig informasjon blir sendt til mottakeren. I forretningsorganisasjoner, når meldinger overføres vertikalt langs kommandokjeden, går en del av informasjonen som regel tapt underveis. I kommunikasjon oppover pleier underordnede å gi informasjon som sannsynligvis vil bli fulgt av belønning. Informasjon om deres feil og ikke-prestasjoner blir ikke sendt oppover. Filtrering er en vanlig barriere når organisasjonshierarki har et stort antall nivåer.

ii. Antagelser:

Kommunikasjon basert på antakelser er dårlig kommunikasjon. Hvis arbeidstakere antar at ledere vil betale dem økonomiske belønninger hvis de jobber overtid, tar de feil, med mindre det er tydelig indikasjon fra ledelsen i denne forbindelse. Ingenting skal oppgis som antatt under overføring av offisiell informasjon.

iii. Grad av tillit og åpenhet:

Verdt av meldingen avhenger av avsenderens verdi. En leder som blir oppfattet av sine underordnede som kunnskapsrike, pålitelige, oppriktige, opptatt av andres velferd, rettferdig i å ta beslutninger og åpne sinn, vil bli vurdert høyt av dem. Ansatte vil utføre instruksjonene hans oppriktig. Hvis de imidlertid ikke stoler på eller har en partisk mening om avsenderen, vil de ignorere eller feiltolke meldingen.

iv. Frykt:

Kommunikasjon i miljøet med trussel, frykt, straff og straff er en barriere for effektiv kommunikasjon. Det bør være positiv motivasjon for mottakere til å gjennomføre avsenders instruksjoner.

v. Følelser:

Følelser - følelse av kjærlighet, trussel, medfølelse, sinne, sjalusi, flauhet, etc. påvirker i stor grad avsendere og mottakeres koding og dekoding av meldingen. Følelser er viktige, og kommunikatører må forstå dem for å unngå sammenbrudd i kommunikasjonen. Når avsenderen for eksempel er lykkelig, vil kodingen av meldingen være annerledes enn den når han er deprimert.

Mottakers følelser påvirker også forståelsen av budskapet hans. En melding i sint humør tolkes annerledes enn det i lykkelig humør. Rolige og sammensatte følelser hjelper til med effektiv kommunikasjon. Hvis sjefen hadde kontrovers med kona hjemme, kan han miste besinnelsen på underordnede selv om underordnede har rett. Dette vil resultere i dårlig kommunikasjon.

vi. Oppfatning:

Persepsjon er individenes følelse, kunnskap og forståelse av emnet som formidles. Mennesker med ulik kulturell, pedagogisk og emosjonell bakgrunn forstår budskapet annerledes. Folk har en tendens til å høre eller se hva de vil høre eller se, og oppfatter derfor budskapet på sin egen måte. Hvis avsenders oppfatning er forskjellig fra mottakeren, vil det gjøre meldingen villedende og kommunikasjonsprosessen ineffektiv. I persepsjon forvrengninger, ligger betydningen av meldingen i mottakernes oppfatning enn ordene.

vii. Bråk:

Støy er det forstyrrende elementet som hindrer fri flyt av informasjon. Det er "interferens som oppstår i et signal og forhindrer deg fra å høre lyder ordentlig." Kommunikasjon er vanligvis ikke støyfri. Støy filtrerer eller sikrer ut informasjon under overføringen. Fysisk støy (forstyrrelse i telefonlinje, lyd av maskinen og høyttalere i en lokalitet i nærheten) og psykologisk støy (mental forstyrrelse eller uro) gjør oral kommunikasjon ineffektiv. Det distraherer avsenders og mottakers konsentrasjon for å kommunisere effektivt.

Selv om støy ikke kan elimineres, bør den minimeres slik at kommunikasjonen ikke blir til feilkommunikasjon.

viii. Dårlig lytting:

Å lytte er forskjellig fra å høre. Vi lytter ikke når vi er opptatt av andre tanker og engasjementer. Når en foredragsholder snakker om emnet vi ikke er interessert i, sitter vi og hører, men legger ikke så mye vekt på hva han sier. Mye av det han sier går over hodene våre, det vil si at vi ikke lytter. Med mindre vi lytter og ikke bare hører, vil kommunikasjon ikke være effektiv.

ix. Dårlig oppbevaring:

Menneskets sinn kan ikke beholde alt som blir kommunisert til ham muntlig. Han har en tendens til å glemme deler av informasjonen på grunn av sin begrensede oppbevaringskapasitet. Det anbefales derfor å få mottakeren til å gjenta meldingen og også bruke mer enn en kanal for å kommunisere den samme informasjonen. Å sende påminnelser kan overvinne problemene med dårlig oppbevaring.

x. Motstand mot endring:

Organisasjoner opererer i det skiftende, dynamiske miljøet. Når ledere introduserer endring i mennesker, teknologi eller struktur og kunngjør det til organisasjonsmedlemmer, kan det innebære endring i deres sosiale eller emosjonelle oppsett, og derfor kan de være motstandsdyktige mot endring. Motstand mot endring resulterer vanligvis i feilkommunikasjon fordi folk ikke ønsker å utføre ordrene som instruert av avsenderen.

xi. Closeness of Mind:

Noen mennesker er ikke åpne for nye ideer, overtalelse og forslag. De foretrekker å jobbe langs forhåndsdefinerte handlingsforløp og er ikke villige til å lytte til andre. Når de blir tilbudt forslag, kan de reagere negativt, “Jeg vet hvordan jeg skal gjøre mitt arbeid. Jeg er erfaren nok i denne handelen. Ikke gi meg forslag. ”Nærhet til tankene kan avvise nyttige og lukrative forslag. Det fungerer som en barriere for kommunikasjon.

xii. Holdningsbarrierer:

Disse hindringene oppstår på grunn av problemer med ansatte i organisasjonen. De kan være et resultat av faktorer som dårlig ledelse, manglende konsultasjon med ansatte, personlighetskonflikter som kan føre til at folk forsinker eller nekter å kommunisere. De individuelle ansattes personlige holdninger kan skyldes manglende motivasjon eller misnøye på jobben, forårsaket av utilstrekkelig opplæring for å gjøre dem i stand til å utføre bestemte oppgaver eller bare motstand mot endring på grunn av forankrede holdninger og ideer.


Typer barrierer for kommunikasjon - eksterne, organisatoriske og personlige barrierer

De forskjellige manglene som kan identifiseres gjennom kommunikasjonsevaluering, er påkrevd å bli analysert med tanke på forskjellige faktorer hindringer og barrierer - som hindrer flytkommunikasjon. Enhver ledelsesmessig handling i denne forbindelse kan bare være effektiv når den slår til selve roten av faktorene som ligger helt til grunn for problemet. Fra dette synspunktet er identifisering av forskjellige faktorer nødvendig.

Det kan være en rekke slike barrierer som hindrer kommunikasjonsstrømmen i organisasjonen. Disse kan klassifiseres som - (i) eksterne (ii) organisatoriske og (iii) personlige faktorer. En slik klassifisering antyder imidlertid ikke at disse er gjensidig utelukkende. Snarere er en slik klassifisering nyttig for å forstå arten av kommunikasjonsbarrierer.

1. Eksterne barrierer:

Barrierer for kommunikasjon kan være eksterne for de involverte parter, eller de kan være interne for dem. Eksterne barrierer kan påvirke kommunikasjonen i alle sammenhenger, enten det er organisatorisk eller på annen måte.

Slike eksterne barrierer kan være i følgende former:

Jeg. Semantiske barrierer:

Semantiske barrierer er hindringer i prosessen med å motta eller forstå meldingen under prosessen på koding og dekoding av ideer og ord. Disse hindringene oppstår fra de involverte parters språklige kapasitet. Ord er det viktigste kommunikasjonsinstrumentet, men en vanlig vanskelighetsgrad med ordene er at hvert ord har flere betydninger.

For eksempel, på engelsk, har ordet 'runde' syttifem betydninger. Oxford Dictionary registrerer gjennomsnittlig tjueåtte separate betydninger for hvert av de 500 mest brukte ordene på det engelske språket. Tilsvarende er plasseringen på andre språk. Dermed klarer ikke ord noen ganger å formidle reelle betydninger.

Videre fungerer de som barrierer i kommunikasjonen på følgende måte:

(a) Dårlig uttrykt melding:

Mangel på klarhet og presisjon i en melding gjør det dårlig uttrykt. Dårlig valgte og tomme ord og uttrykk, uforsiktig unnlatelse, manglende sammenheng, dårlig organisering av ideer, vanskelig setningsstruktur, utilstrekkelig ordforråd, platitude, nummerering av repetisjonssjargon og manglende avklaring av implikasjoner er noen vanlige feil som finnes i dette tilfellet.

(b) Defekte oversettelser:

Hver leder mottar ulike typer kommunikasjon fra overordnede, jevnaldrende, underordnede og han må oversette informasjon som er bestemt for underordnede, jevnaldrende og overordnede til språk som passer for hver enkelt. Derfor må meldingen settes i ord som passer til det rammeverket mottakeren opererer i, eller det må ledsages av en tolkning, som vil forstås av mottakeren.

Dette trenger et høyt nivå av språklig kapasitet. Omtrentlig forståelse av ord og de følgelig manglende oversettelser fører til nedsatt effektivitet og tunge kostnader.

(c) Ukvalifiserte antagelser:

Det er visse ukommuniserte antagelser, som ligger til grunn for praktisk talt alle meldinger. Selv om en melding ser ut til å være spesifikk, kan det hende at underliggende antakelser ikke er klare for mottakeren.

(d) Spesialistspråk:

Det er ofte funnet at tekniske personlige og spesielle grupper har en tendens til å utvikle et spesielt, særegent og teknisk eget språk. Dette øker deres isolasjon fra andre og bygger en kommunikasjonsbarriere. Uansett hva intensjonen med dette spesielle språket er, det hindrer kommunikasjonen med personer som ikke er i deres spesialitet, på grunn av mottakerens uvitenhet om den typen språk.

ii. Følelsesmessige eller psykologiske barrierer:

Følelsesmessige eller psykologiske faktorer er de viktigste barrierer i mellommenneskelig kommunikasjon. Betydningen som tilskrives en melding, avhenger av den emosjonelle eller psykologiske statusen til begge involverte parter. I en kommunikasjon, bortsett fra meldingen, er det en meta-melding, det vil si hva man får ut av en melding når man dekoder.

Metamelding, mottakernes følelser spiller en viktig rolle, og han er kanskje ikke på en bølgelengde som kommunikatoren. Keith Davis mener at disse “eksisterer i folks sinn eller på grunn av deres handlinger, som for eksempel å være vanskelige å kontakte eller vanskelige å forstå. Disse hindringene for kommunikasjon er like effektive som en faktisk fysisk vegg. Ofte er disse menneskelige barrierer mer som filterpapir enn en murvegg.

De slipper gjennom noen kommunikasjoner, men holder igjen andre, og gjør dermed kommunikasjonen utilstrekkelig ... Denne 'halvveis' kommunikasjonen får 'halvveis' resultater. '

Følgende er noen emosjonelle barrierer:

(a) For tidlig evaluering:

Rogers og Roethlisberger i 1952, påpekte først denne barrieren. For tidlig evaluering er en tendens til å evaluere for tidlig kommunikasjon, snarere enn å beholde en kompromissløs stilling under utvekslingen. Slik evaluering stopper overføringen av informasjon og oppfordrer avsenderen til en følelse av nytteløshet.

Denne barrieren kan avhjelpes ved "empati", ikke-evaluerende lytting, der kommunikasjonen blir lyttet til på en uforpliktende og uforbeholden måte, slik at sagakious beslutning og handling kan følge.

(b) Oppmerksomhet:

Mottakerens opptatt sinn og den resulterende ikke-lyttingen er en av de største kroniske psykologiske hindringene. Det er et vanlig fenomen at folk rett og slett ikke klarer å reagere på bulletins, merknader, referater og rapporter.

(c) Tap ved overføring og dårlig oppbevaring:

Når kommunikasjonen passerer gjennom forskjellige nivåer i organisasjonen, er overføringer av den samme meldingen etter hvert redusert nøyaktig. Det sies at i tilfelle muntlig kommunikasjon går omtrent 30 prosent av informasjonen tapt i hver sending.

Selv i tilfelle av skriftlig kommunikasjon, kan tap av mening oppstå når det gjelder den vedlagte tolkningen, om noen. Dårlig oppbevaring av informasjonen er igjen en sykdom. Det er vist at ansatte bare beholder omtrent 50 prosent av informasjonen, mens veiledere beholder omtrent 60 prosent av den.

(d) Unødig tillit til det skrevne ord:

Skriftlig ord er ingen erstatning for lyd ansikt-til-ansikt-forhold og at ansatte ikke kan overtales til å akseptere selskapenes synspunkt og retningslinjer gjennom "glatt", lettleste, vilje-illustrerte publikasjoner, med mindre det er en rimelig grad av gjensidig tillit og tillit mellom organisasjonen og dens ansatte. Videre kan en skriftlig kommunikasjon unnlate å forklare formålet med rekkefølge, prosedyre eller direktiv.

Chester Barnard har lagt til grunn at en kommunikasjon må appellere til mottakeren som konsonant med organisasjonens formål og med sin egen personlige interesse. Skriftlig kommunikasjon forteller ofte hva som skal gjøres, men ikke hvorfor det skal gjøres, og det mangler den overbevisende kvaliteten. Dessuten kan en skriftlig kommunikasjon være over nivået på lesertall, og unnlatelse av å finne svar på kommunikasjon er også der. Derfor må skriftlige medier betraktes som et supplement til produktive ansikt til ansikt-forhold.

(e) Mistillit til Communicator:

Det oppstår av uhensiktsmessige dommer eller ulogiske avgjørelser eller hyppig motvirkning av den opprinnelige kommunikasjonen av kommunikatøren. Gjentatt opplevelse av denne typen betinger gradvis mottakeren til å utsette handling eller opptre uten entusiastisk, og dermed gjøre kommunikasjonen mislykket, selv om den tilsynelatende er fullstendig.

(f) Unnlatelse av kommunikasjon:

Det er ganske akseptert faktum at ledere ofte ikke klarer å overføre de nødvendige meldingene. Dette kan være på grunn av latskap fra kommunikatørens side, eller forutsatt at 'alle vet', eller utsettelse eller 'hogging' informasjon eller bevisst å flau.

2. Organisatoriske barrierer:

En organisasjon som er en bevisst skapelse for å oppnå visse spesifiserte mål, og daglige hendelser i den krevde å bli regulert på en slik måte at de bidrar til å nå disse målene på en mest mulig effektiv måte.

Dette blir vanligvis forsøkt gjennom en rekke offisielle tiltak som utforming av organisatoriske ordninger for utførelse av forskjellige aktiviteter, forskrivning av ulike retningslinjer, regler, forskrifter og prosedyrer, fastsettelse av oppføringsnormer, innføring av et belønning-og-straffesystem, etc. Alle de indre prosessene, inkludert kommunikasjon i forskjellige retninger, påvirkes markant av disse reseptene.

Som slike store organisatoriske barrierer kan være som følger:

(i) Organisasjonspolitikk:

Den generelle organisasjonspolitikken angående kommunikasjon fungerer som en overordnet retningslinje for alle i organisasjonen angående hvordan han normalt forventes å oppføre seg i denne saken. Politikken kan være i form av eksplisitt skriftlig erklæring, eller som det ofte er tilfelle, må det tolkes ut fra oppførselen til organisasjonsmedlemmer, særlig folk øverst. Hvis denne policyen ikke støtter strømmen av kommunikasjon i forskjellige retninger, ville kommunikasjonsflyten ikke være jevn og tilstrekkelig.

(ii) Organisasjonsregler og forskrifter:

Organisatoriske regler og forskrifter påvirker flyten av kommunikasjon ved å foreskrive emnet til de kommuniserte og også kanalen disse skal kommuniseres gjennom. Reglene kan begrense flyten av visse meldinger og kan etterlate mange viktige.

På den annen side forsinker kommunikasjon gjennom riktig kanal på en spesifikk måte som er foreskrevet i disse reglene det og virker mot personers vilje til å formidle budskapet. Denne barrieren er sterkt operativ i indiske selskaper i offentlig sektor der overholdelse av regler og forskrifter er mer stiv.

(iii) Statusforhold:

Plassering av mennesker med overordnet underordnet kapasitet i den formelle organisasjonsstrukturen blokkerer også kommunikasjonsstrømmen og mer spesielt i retning oppover. Jo større forskjellen mellom hierarkiske posisjoner når det gjelder status, større vil muligheten for kommunikasjonsfordeling være.

(iv) Kompleksitet i organisasjonsstruktur:

I en organisasjon der det er flere ledelsesnivåer, blir kommunikasjonen forsinket, sjansene for at kommunikasjonen blir forvrengt er mer og antall filtreringspunkter er mer. Dette er mer sant i tilfelle kommunikasjon oppover, fordi folk generelt ikke liker å gi den ugunstige kritikken verken seg selv eller sine overordnede.

(v) Organisasjonsfasiliteter:

Organisasjonsfasiliteter som er gitt for jevn, tilstrekkelig, tydelig og rettidig flyt av kommunikasjon kan ha flere former. Hvis disse ikke blir vektlagt ordentlig, klarer ikke folk å kommunisere effektivt.

3. Personlige barrierer:

Mens organisasjonsfaktorene som er diskutert over, uten tvil, er viktige påvirkninger som opererer på kommunikasjon, utøver en rekke faktorer internt for de to partene-avsendere og mottaker av denne prosessen også viktige påvirkninger på driften, da kommunikasjon i utgangspunktet er en mellommenneskelig prosess. Her, for enkelhets skyld i analysen, har disse hindringene blitt analysert hver for seg, og disse er relevante når det gjelder kommunikasjon nedover og oppover.

Jeg. Barrierer i overordnede:

Overordnedes rolle i kommunikasjon er veldig viktig. På grunn av deres hierarkiske forhold til underordnede, fungerer de som barrierer på en rekke måter diskutert nedenfor-

(a) Overlegenes holdning:

Overordnede holdninger til kommunikasjon generelt eller i en bestemt retning påvirker flyt av meldinger i forskjellige retninger. For eksempel - hvis denne holdningen er ugunstig, er det en større mulighet for at meldinger ikke vil flyte tilstrekkelig fra og / eller til overordnede.

(b) Frykt for utfordring for autoritet:

En person i organisasjonen prøver alltid å få en høyere stilling og prestisje for å tilfredsstille sine behov. Som sådan prøver ledere generelt å holde tilbake informasjonen som kommer nedover linjen eller går opp, da hyppig formidling av informasjon kan røpe deres svakhet.

(c) Insistens på riktig kanal:

Et av de grunnleggende trekkene ved overordnede utøvelse av myndighet er at de ønsker å forbli i kommunikasjonslenker, og at de ikke liker noen form for forbikjøring i kommunikasjonen. Noen ganger kan kommunikasjon gjennom omgåelse være nødvendig, men overordnede behandler dette som å vente på sin autoritet og blokkerer kommunikasjonsstrømmen.

(d) Mangel på tillit hos underordnede:

Overordnede oppfatter, korrekt eller på annen måte, at deres underordnede er mindre kompetente og dyktige, de er ikke i stand til å gi råd til overordnede, eller at de kanskje ikke har noe informasjon som kommer nedover.

(e) Ignorering av kommunikasjon:

Noen ganger ignorerer overordnede bevisst og bevisst kommunikasjonen fra underordnede for å opprettholde deres betydning. Dette fungerer mot viljen til underordnede til å kommunisere.

(f) Mangel på tid:

Overordnede føler, enten de er riktige eller på andre måter, at de er overbelastede med arbeidet og at de har tid til å snakke med underordnede.

(g) Manglende bevissthet:

Noen ganger kan overordnede mangle bevissthet om betydningen og nytten av kommunikasjon i forskjellige retninger generelt eller om bestemt emne. I et slikt tilfelle blokkeres kommunikasjonsflyten.

ii. Barrierer i underordnede:

Vertikal kommunikasjon i begge retninger kan kun skje når underordnede også aktivt deltar i denne prosessen. Det er forskjellige faktorer i de underordnede som påvirker en slik aktiv deltakelse fra deres side.

Noen faktorer, som er sporet når det gjelder overordnede, kan også brukes, som holdning, tilgjengelighet på tid, bevissthet om betydningen osv., To faktorer er viktigere for underordnede, og disse er ansvarlige for å blokkere kommunikasjon i oppover retning.

(a) Vilje til å kommunisere:

Noen ganger kommuniserer underordnede ikke informasjon oppover fordi de ikke er villige til det. Så hvis en underordnet føler at han sannsynligvis vil bli påvirket negativt av et bestemt stykke informasjon til sin overordnede, ville han ikke være villig til å levere den. Informasjon som går opp blir brukt til kontrollformål, og underordnede vil ikke være villige til å gi noen informasjon til sine overordnede om ugunstig hendelse, og hvis det er nødvendig å be om det, vil de endre informasjonen på en slik måte å beskytte deres egen interesse.

(b) Mangel på riktig insentiv:

Mangel på motivasjon for å kommunisere avstår også underordnede fra å kommunisere oppover. Belønnings- og straffesystemet til organisasjonen er mer ansvarlig for dette. Hvis et romanforslag fra en underordnet ikke vekker noen oppmerksomhet fra organisasjonen, ville han ikke formidle det.


Typer kommunikasjonshindringer - Fysiske, personlige, statusforhold, perfunksjonell oppmerksomhet, semantisk, for tidlig evaluering og andre årsaker

Limitations or causes of breakdown of communication channels are called barriers to communication. Communication is not always as effective as it should be. Some people do not communicate because they do not attach any importance to communication. They are very secretive and do not believe in any type of exchange of information.

Barriers between people do not screen out all communication rather they operate like filter to permit some communications but hold back others, thereby, making communication inadequate and incomplete. Communication may be vague and badly expressed. They may suffer from lack of clarity or poor retention. Translation or Transmission of messages received may be wrong. Words may fail to communicate the intended meaning.

In oral communication about 30% of the message is lost with every successive communication. Non-listening of the communication is a chronic problem. Large number of communications does not receive the attention they deserve. Telling and listening to a selective group of people, ie, filtering is an important problem in communication. Sometimes messages are not communicated because it is felt that everybody knows about it.

Communication is impeded by various types of barriers such as:

1. Physical Barriers:

Physical Barriers are environmental factors that present or reduce the sending and receiving of communication. They include distance destructive noises and similar other interferences.

2. Personal Barriers:

They arise from judgment, emotions and social value of people causing psychological distance between people similar to physical distance. People sometimes are guided by their attitudes and prejudices while interpreting words. Psychological distance may entirely prevent the communication to filter out or simply cause interruption.

3. Status Relationships:

In the formal organisation structure, superior subordinate relationship may cause obstacle to clear understanding. A manager may not communicate to his subordinates his weaknesses or the subordinates may communicate to their superiors only those things which they expect would be appreciated by the latter.

4. Perfunctorily Attention:

Busy people sometimes fail to understand clearly some of the incoming information from the subordinates which they had never expected. They pay maximum attention to those communications only which they would have expected to listen or which does not come in clash with their personal goals. Sometimes communication breakdown is caused by the credibility gap, ie, the amount of difference between what one says and what one does.

5. Semantic Barriers:

Semantic barriers arise from the limitations of the symbolic system itself. The different words such as efficiency, productivity workers' participation, employees' welfare are differently understood by different people. Sometimes, a person distorts communication intentionally, but many a times, they understand it according to their own concepts, expectations and from of references.

Symbols usually have a variety of meanings and to choose one from them and to draw inferences is an essential part of communication. As inference can give wrong signals, awareness to them and their appraisal is necessary.

6. Premature Evaluation:

On several occasions, managers start evaluating the information before reaching proper understanding. Decision is taken before knowing the full facts. Such a premature evaluation tends to inhibit free flow of information and understanding and distorts communication.

7. Other Reasons:

Communication may also be distorted on account of a number of reasons. It may be unnecessarily delayed to miss a profitable business opportunity. Persons desiring to resist changes may causes distortion in those communications which seek to introduce new changes.

Lack of mutual trust and faith between two classes of people may lead to distorted understanding of the communication by the one at the cost of the other. Lack of time and pressure of work may also be barriers to free flow of information.


Types of Barriers to Communication – 8 Types of Barriers that Stand in the Way of Effective Communication

Communication barriers refer to the obstacles or problems that stand in the way of effective communication.

These communication barriers are generally of the following types:

Type # 1. Organisational Barrier:

If the organisational structure is complex, involving layers of supervision, long communication lines, the distance between the workers and the top management increases. Communication, therefore, often breaks down.

Type # 2. Status Barrier:

Status, which refers to the relative ranking of a person in an organisation, is a serious obstacle in organisational communication. Some individuals have higher status than others. Persons of higher status do not talk freely with those of lower status. Subordinates at lower levels do not feel free to talk to superiors. They pass on only what superiors would like to listen and hold back unpleasant facts. Selectivity thus becomes a rule in organisational communication giving rise to a strong communication barrier.

Type # 3. Semantic Barrier:

In the communication process, the receiver is expected to understand the message in the same way as the sender. Words and symbols used in communication process may mean differently to different persons. For example, profits may mean one thing to a manager and quite another to a worker. People understand the same message in different ways depending on their social and cultural backgrounds, education and experience.

Type # 4. Lack of Concentration:

When the receiver does not pay full attention to a message, because of being overburdened with other important issues, in such situations, the very purpose of the sender, in making a communication is defeated.

Type # 5. Perceptual Barrier:

Perception means the way one notices things. Many recipients have their own perceptions and interpret messages in their own ways of thinking and to their own advantages. Thus, perception leads to filtering of the message unconsciously.

Type # 6. Information Overload:

Managers are flooded with information's from different sources. They may not always be able to regulate the flow of information. Effectiveness of communication will be reduced if managers allow themselves to be inundated with information. They may ignore or misinterpret some of the important messages. Time factor may also create communication problems. In the process of expanding matter, some people may get incomplete information.

Type # 7. Premature Evaluation:

Communication is hampered when the receiver makes judgement about the worth of the message prior to receiving the entire communication. Such judgement may be based on the past experience of the receiver. A manager may pay little attention to a memorandum from the union leader because “he is always up against something.”

Type # 8. Mechanical Barriers:

The flow of communication is also affected by mechanical barriers, inadequate provisions made for transmitting messages, poor organisational layout, defective communication network and media etc. under the communication system.


Types of Barriers to Communication – 15 Barriers as given below

There may be filtering or distortion of information while it is being communicated. If such a thing happens, the object of communication will not be achieved.

The barriers to communication or problems of communication are given below:

1. Noise:

There is a possibility of noise interruption while communicating information. The noise may be produced by the conversation of somebody-else nearly or by the machine operation and the like. In such circumstances, the communicator takes an extra effort to overcome the noise. The communicator must also use right vocabulary which is easily understood by the receiver.

2. Missing Information:

The communicator may miss some of the information. It may be caused due to giving undue emphasis to a few pieces of information. Sometimes, the communicator may fail to supply the required information if he communicates the information in a hurried manner.

3. Alteration of Information:

The information is altered if the communicator sends the information through a third party. The third party may twist or alter the information according to his convenience. It may be done intentionally or unintentionally. Normally, this is possible in the case of upward communication. The reason is that the third party wants to earn a good name from his superiors.

4. Overloading:

This barrier arises due to an increase in the number of messages to be sent. There is a need for the introduction of communication channel to reduce workload. If it is not done, the messages do not reach the correct persons or places in time. So, the manager should make a special arrangement to send the urgent and important messages.

5. Lack of Facility:

Sometimes, meetings and conferences are necessary to impart the information to the employees or else the communication will not be an effective one. If the management does not have any facility to conduct meetings and conferences, there will be no possibility of conveying the information to employees correctly.

6. Inadequate Policies, Rules and Procedures:

The management should adopt the communication policy which is adequate to meet all the present and future requirements of the organisation. The communication policy should be a flexible one. This is necessary to meet any contingency. The rule of 'through proper channel' may be relaxed if important messages are to be passed during emergency periods. If it is not done so, the information cannot be passed in time. It means that there is a delay of communication.

7. Status Patterns:

Problems may arise due to the status prevailing between the superiors and subordinates. Superiors have executive chair and table, phone connection and a separate room to indicate then status. But the subordinates have only chairs and tables. This differential treatment widens the communication gap between the superior and subordinates. The trend has however, changed, following the emergence of a strategic global communication network.

8. Lack of Attention:

The receiver does not pay any attention in grasping the information. This attitude of the receiver may be caused by the receiver's immersion in his own thoughts, his difficulty in understanding the idioms and phrases or his having no belief in the information. Sometimes, the receiver may think that the information is not worth paying attention to.

9. Quick Conclusion:

The receiver comes to a conclusion without giving due weightage to the information. Besides, he has his own opinion and belief. So, the quick conclusion may not be a correct one.

10. Lack of Confidence over the Communicator:

The receiver may feel that the communicator is not able to effectively extend the information. Then, the receiver does not believe the information which he gets. This may defeat the very purpose of the communication ultimately.

11. Improper State of Mind:

At times, the receiver may not be in a sound state of mind to receive the information accurately. If he is mentally upset, it will definitely affect the free flow of information.

12. Lack of Time:

The opportunity to communicate is limited because of the lack of time the communicator, has at his disposal.

13. Badly Expressed Messages:

If there is no coherence of information and no clarity of information, then the receiver will not be in a position to understand the information correctly.

14. Technical Language:

There are large number of special languages as computer, system analysis, operation research and the like. Different types of vocabulary are used to communicate the message. A single word may have different meanings.

15. Poor Retention:

Generally, the employees retain only 50% of the information which they receive, so poor retention is also one of the barriers of communication.


Types of Barriers to Communication – That may Hinder Communication

Communication is said to be successful only when the message is received by the receiver in time and the latter understands the sense of the message in the way it is intended by the sender. But there are several hindrances or barriers that may hinder communication.

1. Mechanical Barriers :

Where the very mechanism through which communication passes fails, the message may not teach the intended person in the intended form and volume. Possible mechanical failures include poor sound quality, faulty telephone lines, system breakdown, poor printing quality, signal problems in radio or television in adverse weather conditions.

2. Physical Barriers :

Time, place, space, climate and noise may hinder the flow of communication.

Jeg. Tid:

Message not delivered in time becomes useless like rotten, fruits and vegetables. An organization that wants quick results may not give timely instructions to employees concerned to get the task done in time to achieve the given objectives. Time difference among the countries delays the timely communication.

ii. Space:

It represents the distance between the sender and the receiver. It may be one of the barriers to communication. It can act as a barrier in a cross culture or transnational oral communication situation. Overcrowding in elevators, jostling in office corridors, elbowing others in public transport system, etc., are all external factors affecting communication.

iii. Place:

The place where the sender or the speaker and the listener or the receiver exist, influences communication. The audience attention cannot be sustained in a hall which is poorly lit, ill ventilated and packed beyond its capacity. An uncomfortable chair, poor acoustics, poor lighting etc., are some of the irritants distracting the attention of the audience. Places near the vehicular traffic are prone to noise pollution. It also may distract the attention of the audience.

iv. Klima:

Talks, conversation, speech, interview etc., held in an uncongenial ambience may lead to misperception or wrong decisions.

v. Noise:

Noise distorts the message and acts as a barrier.

3. Psychological Barriers :

Individual or psycho-sociological barriers are the major bottlenecks in interpersonal communication. The meaning assigned to the message depends upon the emotional and psychological status of both the sender and the receiver in the process of communication.

Jeg. Style – It means the manner in which a person communicates. There are a few barriers connected therewith-

en. Accent variation.

b. Avoiding idiomatic expressions.

c. Over dosage of humour.

d. Too much of brevity.

ii. Selective Perception – Some people who live in their self-created world take in only information they feel relevant. This attitude ends up in their getting incomplete and inappropriate information.

iii. Poor literacy – Poor literacy mars one's understanding of certain messages.

iv. Roving mind – A wandering or roving mind cannot fully gather the inputs given to it. This results inattention or limited attention span. Sometimes visual or audio distractions too inhibit flow of attention of the listeners.

v. Frame of mind – Emotional state of a person can act as a barrier. When one is in the grip of emotion like anger, shock, fear, depression or cheerlessness, etc., one may not listen to reason.

vi. Brand loyalty – Where one is loyal to a particular brand, he may not be receptive to a rivals' product. One may not even relish the praises or compliments heaped on the rival product.

vii. Prejudice – Racial, communal and religious prejudices blind a person from reasoning out the fact.

viii. Limited intellectual capacity – Limited intellectual backgrounds, limited reading and parochial interest cause one to be narrow-minded. People with closed minds do not appreciate suggestions for betterment.

ix. Status and power – There may be status and power relationship which may hinder the communication process and affect the communication effectiveness. For example, seniors listening to smart juniors.

x. Halo effect – Good impressions formed on earlier occasions ie, halo effect, causes one to turn a blind to the negative information about the other person.

4. Semantic and Language Barriers :

This occurs when the speaker/writer means one thing and the listener/ reader takes it in a different meaning. For example, one person gives an advertisement for selling a bad dog which actually refers to attacking power of a dog to guard the house. But the reader may misunderstand it otherwise.

Jeg. The meaning of words differs context-wise.

ii. Idiomatic words should not be taken in a literal sense.

iii. Opinions may be given as facts.

iv. Using abstract words send a wrong message.

v. Lack of proper language skills leads to wrong choice of words or words with associative values.

vi. Homonyms distort the meaning. For example, there and their, once and ones.

vii. Difference in accent mars delivery and understanding.

viii. Inadequate vocabulary is a handicap in communication.

ix. Symbols cause communication problem.

x. Poor composition of speech, harsh voice, lengthy paragraph, verbosity, etc., spoil communication effectiveness.

xi. Use of technical jargons creates confusion between the sender and the receiver.

xii. Sender sending unclarified messages leads the receiver to have his own assumptions.

xiii. Lack of clarity, precision, coherence and awkward sentences lead to creation of bad message.

5. Interpersonal Barriers :

Communication effectiveness depends on relationship between two people ie, 'sender' and 'receiver'. There are superior-subordinate barriers that affect the free flow of communication between the two.

Jeg. Barriers Originating from Superior:

Superior not sharing enough time with subordinates for discussion and clarification.

en. Suppression of information.

b. Reluctance of superior to listen to subordinates.

c. Inadequate information.

d. Deliberate Misguidance.

ii. Barrier from Subordinate Angle :

en. Fear psychosis – Subordinates not seeking adequate clarification wherever necessary from superiors out of fear.

b. Filtered information – Subordinates sending filtered information to the higher ups for fear of being penalized.

c. Over/under reporting – Subordinates over/under reporting their performance.

d. In expression of difficulty – Subordinates not disclosing their practical difficulties for fear of being mistaken.

e. Withholding suggestions – Subordinates not making workable suggestions due to lack of incentives for such exercise.

f. Personal inadequacies of subordinates – Poor educational, background, communication skill, inferiority complex and lack of confidence of subordinates debilitate the communication process.

6. Cross-Cultural Barriers :

Culture is a shared set of values and attributes of a group. It is the sum total of ways of living built by a group which are transmitted from generation to generation. Culture differs in terms of language, values, norms of behaviour, concept of time and space, perception, basic personality, national character, etc. Words, colours and symbols cannot have different meanings to different cultures.

Eksempler :

Jeg. Wearing white colour dress is inauspicious in some countries, while it is a wedding dress in some other countries.

ii. If a Japanese says 'yes' he means he is listening, while 'yes' in America means 'I agree'.

iii. Punctuality is the norm in some countries, while it is a matter of convenience for some other nations.

Thus, communication can acquire different connotations and opposite meaning thanks to cross cultural barriers.

7. Organizational Barriers :

The climate and culture of an organization influences freedom, thrust and interaction pattern among its people. It may take time for employees in every organization to get used to climate variables. In this context, communication bottlenecks are inevitable.

Jeg. Rules rigidity.

ii. Poor communication infrastructure.

iii. Organizational structure.

iv. Poor working relationship.


Types of Barriers to Communication – Semantic, Psychological, Organisational and Personal Barriers

Communication plays a key role to achieve organisational objectives thus it must be effective. Managers must ensure the systematic and efficient flow of communication in all directions. However, the breakdowns or barriers may filter part of information or carry incorrect meaning leading to misunderstandings. Therefore, a manager must identify the barriers and take measures to overcome them.

Communication Barriers can be categorized as follows:

1. Semantic Barriers:

Semantic barriers are concerned with problems and obstructions in the process of encoding and decoding of message into words or impressions. The same words of sentences may be understood or interpreted differently by different individuals causing confusions and misunderstanding. The main cause of semantic barriers may be lack of good communication skills.

The various reasons for different interpretations or meanings resulting in semantic barriers may be discussed as follows:

Jeg. Badly Expressed Message:

Use of inadequate vocabulary, incorrect words, omission of important words etc. may distort the message. The badly expressed message fails to convey the intended meaning of the message.

ii. Words/Symbols with Different Meaning:

Some words may have multiple meanings. While communicating a message sender may use a word with specific meaning but if there are alternative meanings then the receiver may perceive the meaning in accordance to his/her understanding and ability. Different perceptions lead to ineffective communication.

iii. Faulty Translations:

The communication may be ineffective if the translation of the original message is done by a translator who may not be proficient with both the languages. The use of wrong words or incorrect understanding of the content may result in different meaning of the translated message.

For example – The owner's message in English needs to be translated in Hindi so that workers can understand the message. Use of incorrect words by a translator will change the entire meaning of the message. The wrong use of words may translate a positive message into negative.

iv. Unclarified Assumptions:

Some communications are backed by assumptions, which may be interpreted differently by different individuals.

For example – The manager says, “take care of stock”. He may mean that storekeeper must maintain the stock levels but the storekeeper may understand that he is responsible for the goods in the store. As a result, he may not place order or inform manager when stock of goods finish.

v. Technical Jargon:

If people with specific expertise use technical words or jargons while explaining to unskilled workers or people from different field, the communication may transfer in parts due to lack of clarity in information. The receivers may not have sufficient knowledge to understand the meaning of technical words used.

For example – During an address to workers the production manager said, “Our department will follow Unity of Command and you all must believe in the concept of Espirit De Corps.” Of course this was a motivational statement but workers would understand the message only if they know the meaning of Unity of Command' and 'Espirit De Corps'.

vi. Body Language and Gesture Decoding:

If the body language or gestures of a manager do not match with the words used to communicate his/her instructions then the receiver may get confused and perceive the information wrongly.

For example – A manager using words of praise for his sales team with anger on his face will confuse the entire team.

2. Psykologiske barrierer:

The state of mind of information sender and receiver influences the intention of information. The emotional and psychological factors may act as barriers to effective communication. For example, an angry manager cannot listen to his/her subordinates problems or give rational opinion.

Some of the psychological barriers are:

Jeg. For tidlig evaluering:

Some people have the tendency to judge or evaluate the meaning of the message even before sender completes his/her message. The premature evaluations are mainly because of individuals being judgmental or are prejudiced against communication.

For example – Mr. Rohit has a pre-notion that his boss always finds faults with his presentation. During one of the presentations, his boss wanted to appreciate his hard work but before he could complete Rohit closed his presentation and left the room.

ii. Lack of Attention:

If receiver or sender is pre-occupied with thoughts or some work she/he may not concentrate or pay attention to the message being transferred. Lack of attention is one of the main reasons of misunderstandings among superiors and subordinates.

For example – Mr. Sahil, the finance manager was busy preparing his presentation for a meeting when his secretary Reena came and asked him to sanction salary advance as her child was very ill. Due to pre-occupation Sahil did not listen to her problem and rejected her request. This disappointed Reena and she decided to resign.

iii. Loss of Transmission and Poor Retention:

If communication passes through various levels or channels it may result in complete loss of transmission or transmission of inaccurate information. Transmission of inaccurate information in case of oral communication may be due to lack of attention or retention amongst people.

For example – Mohan told his secretary to inform all department heads about the meeting at 9.30 am in the morning. She informed three department heads at the scheduled time for meeting. On her way she met her friend and started talking to her and forgot to inform other department heads about the meeting.

iv. Distrust:

Distrust between the sender and receiver may act as a barrier in effective communication. If two people do not trust each other, they may either try to hide or withhold information or do not try to understand the message in original sense. In fact, they may be suspicious towards each other and try to find hidden meanings in the message.

3. Organisational Barriers:

The factors related to organisation structure, authority relationships, rules and regulations sometimes, act as barriers to effective communication.

Some of these barriers are:

Jeg. Organisational Policy:

If the organisational policy does not support free flow of communication, it may hamper effectiveness of communications.

For example – Centralized organisations do not allow lower level management to participate in decision-making. This may restrict workforce to communicate freely.

ii. Rules and Regulations:

Rigid rules and regulations may act as a hurdle to communication. Communications through prescribed channels may result in delays in transmission of information and action.

iii. Status:

Status conscious managers may consider themselves as superior and maintain distance with their subordinates. Superiors may not be open to suggestions or ideas from their subordinates. This may affect relationships between superior and subordinate and restricts free flow of information.

iv. Complexity in Organization:

If the organisational structure of an organisation consists, number of managerial levels and large number of employees it may result in delays, distortions or filtering in transmission of information.

v. Organisational Facilities:

For effective and free flow of communication it is a must that, an organisation must have scheduled meetings to discuss organisational issues, suggestion box to invite suggestions from employees, social and cultural gatherings, transparent policies etc. Lack of well-established process of communication and facilities for free flow of information may create communication problems.

4. Personlige barrierer:

The personal factors of both sender and receiver may influence effective communication.

Some of the personal barriers may be as follows:

Jeg. Fear of challenge to authority – If a superior has a fear, that sharing of specific information with his/her subordinates may affect his/her authority adversely then he/she may withhold or suppress such information.

ii. Lack of confidence of superior on his subordinates – If superiors do not have confidence on the competence of their subordinates then they may not share important information or seek their suggestions.

iii. Unwillingness to communicate – Some subordinates may not be confident or willing to communicate with their superiors with a fear that they may be misunderstood and it may adversely affect their interest in the organisation.

iv. Lack of proper incentives – Subordinates may not give proper feedback, share market information or suggestions to their superiors if there is no financial or non-financial incentive for initiating positive communication.

For example – Rajvir, the head of sales team, takes suggestions from team members and use them to prepare his presentation. In his presentation, he does not recognize or appreciate his team members. This disappoints all the team members and they decide not to give any suggestions in future.


 

Legg Igjen Din Kommentar